Contabilidad colaborativa: Claves y beneficios para empresas y asesorías
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Descubre cómo la contabilidad colaborativa impulsa la transformación digital de la contabilidad empresarial y está cambiando el día a día de los negocios. Además, conoce el impacto de las reformas en la facturación y por qué es clave para pymes y asesorías.
- La contabilidad colaborativa es una de las grandes bazas para extraer la máxima utilidad de los datos empresariales.
- Con la nueva factura, debes efectuar cambios en tus procesos contables y de facturación.
La contabilidad colaborativa es un cambio rápido y de gran profundidad para los pequeños negocios. Los trámites y la gestión de la información para la toma de decisiones han sido, hasta ahora, un obstáculo para sus oportunidades. Los procesos tradicionales eran costosos, complejos y, en algunas ocasiones, arriesgados.
Lo que pretende la contabilidad colaborativa es dar la vuelta a esta concepción. Además, busca empoderarte como emprendedor cubriendo los trámites de una forma más inteligente y precisa y dando a los datos la utilidad que merecen.
COMPARTE ¿Conoces las tecnologías colaborativas? Así están transformando nuestra forma de entender la contabilidad.
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¿Qué es la contabilidad colaborativa?
La contabilidad colaborativa es un enfoque que permite compartir datos contables en tiempo real entre empleados, asesores y software especializado, facilitando la toma de decisiones, el cumplimiento normativo y la eficiencia organizativa.
Se apoya en tecnologías colaborativas como la nube, que permiten:
- Acceso remoto a los datos contables.
- Flujo inmediato de información entre departamentos y profesionales.
- Integración de profesionales externos sin pérdida de control sobre la información.
- Colaboración con clientes empresariales gracias a la trazabilidad de los datos
La importancia de las tecnologías colaborativas
Las tecnologías colaborativas son uno de los pilares de la transformación digital de la contabilidad empresarial, facilitando la colaboración, el acceso remoto y la compartición inteligente de datos. Entre otros aspectos, facilitan la colaboración de profesionales, la ubicuidad de los recursos, la compartición de datos o la búsqueda de buenos emparejamientos para construir relaciones.
Ese concepto es trasladable a la contabilidad:
- La contabilización en la nube permite disfrutar de servidores y soluciones potentes para tratar los datos de forma inteligente. Al mismo tiempo, los profesionales que trabajan con ellos pueden estar en cualquier lugar.
- El flujo de datos contables externos se hace inmediato o disminuye mucho las esperas. Prueba de ello son los servicios de asistencia de la Agencia Tributaria o el flujo de datos bancarios en un contexto de banca abierta.
- Gozas de más opciones para poner los datos internos al servicio de la toma de decisiones. Los diferentes departamentos aportan visiones distintas del origen y aplicación de los datos contables. La colaboración ayuda a integrarlas de forma coherente y práctica.
- Se generan nuevas formas de integrar profesionales externos. Se desdibujan las fronteras entre las fases de los procesos de datos en las que interviene cada parte. Pueden colaborar con los empleados de la empresa sin que estos tengan que renunciar a trabajar sobre los datos contables en un soporte actualizado.
- El cliente se sitúa en posición prioritaria. La integración de los datos contables con procesos de planificación, producción, comercialización, control, etcétera redefine su experiencia. La colaboración con clientes empresariales se hace más sencilla gracias a la trazabilidad de los datos contables.
Cómo impacta la nueva factura en la contabilidad colaborativa
Con la nueva factura (producto de las reformas propiciadas por las leyes antifraude de 2021 y crea y crece) la colaboración en procesos contables vivirá algunos cambios:
- La relación con asesores debe basarse en la planificación previa y en el consejo sobre cómo transformar los procesos. Las facturas no se podrán cambiar.
- Los empleados que emiten facturas deben estar formados en los nuevos requisitos normativos y contar con canales de soporte.
- Aparecen nuevos intervinientes como plataformas de facturación electrónica B2B y servicios de tratamiento de datos.
- Se introduce el sistema Verifactu de remisión automática de registros de facturación a la AEAT.
- Hacienda ofrecerá servicios como una solución pública de facturación electrónica y mejorará herramientas como Pre303, Sociedades WEB o Renta WEB.
La nueva factura afectará a los flujos de colaboración entre empleados de las empresas, con los asesores y proveedores de servicios externos y con la Administración Pública.
Las ventajas de la contabilidad colaborativa
Los procesos contables colaborativos aportan ventajas en diversos ámbitos.
Trabajadores multitarea
La colaboración en procesos contables empodera a los trabajadores, que pueden apoyarse en aplicaciones y profesionales externos. Asumen tareas más complejas y simultáneas.
Cumplimiento normativo reforzado
Refuerza el conocimiento de las obligaciones contables y fiscales. Al haber más partes integradas, se reducen los errores por omisión.
Datos contables más útiles
Los mismos datos pueden ser utilizados por diferentes departamentos. Su tratamiento mejora la calidad de las decisiones empresariales.
Inteligencia
La colaboración debe basarse en sistemas flexibles capaces de adaptarse a los cambios del entorno. Los procesos contables quedan abiertos al aprendizaje y a que cada interviniente aporte el nuevo conocimiento que va adquiriendo. Además, esa inteligencia se ve redoblada con un nuevo colaborador: la inteligencia artificial que incorporan herramientas como Sage Active.
Los cambios promovidos por la contabilidad colaborativa están aportando ventajas a consumidores, empresas y profesionales.
Actualización
La nube, que facilita la colaboración, también simplifica la actualización tecnológica. Los servidores, las aplicaciones, las bases de datos, etcétera. se renuevan de una forma progresiva, sin necesidad de esperar una fecha de revisión.
Cambio cultural
La colaboración renueva y enriquece la forma de entender las empresas. Cuando se manifiesta en datos contables pone en común uno de los principales sistemas de información de la empresa. Con ello, además, se pueden integrar ideas para mejorar el modo de proceder en los negocios.
Ahorro de tiempo
Reduce esperas, desplazamientos y tareas duplicadas. La colaboración permite una distribución más eficiente del tiempo.
Favorecimiento de la incorporación de tecnología
La contabilidad colaborativa provee los datos necesarios para apoyar las decisiones de inversión tecnológica. Traduce los beneficios de las nuevas herramientas no solo a cifras de las cuentas anuales, sino a informes que ‘hablan’ el lenguaje de cada departamento. Eso facilita la aceptación de proyectos y la implicación de las partes con ventajas más patentes para todos.
La contabilidad colaborativa ha llegado para materializar el potencial transformador de los datos contables.
Transiciones más fluidas
Los procesos contables más ambiciosos reclaman cambios en el proceder de cada departamento. El enfoque colaborativo permite avanzar viendo las dificultades y oportunidades de mejora de cada uno.
Simplificación de lo complejo
Las herramientas colaborativas depuran los procesos contables y mejoran la forma en la que se integra en ellos cada interviniente. Llegan a soluciones prácticas que hacen más sencillas las labores más propensas a dudas y errores.
Automatización de tareas repetitivas
La colaboración no solo es con personas. Hoy es posible automatizar buena parte de los procesos contables gracias a las herramientas informáticas. Gracias a la tecnología, se automatizan procesos, lo que constituye un paso esencial en la transformación digital de la contabilidad empresarial y permite a los profesionales enfocarse en tareas de mayor valor.
La contabilidad colaborativa es un paso útil en el camino hacia la omnicanalidad que demandan los consumidores.
Eficiencia
La colaboración permite organizar mejor los recursos y alcanzar servicios contables de mayor valor para los negocios. Además, con unos datos contables mejorados, lograrás descubrir el mejor uso para los recursos ociosos.
Conectividad
Los formatos de la contabilidad colaborativa deben permitir la conectividad. Así varios profesionales pueden trabajar con los mismos datos. Eso da la opción de utilizar los datos contables en la automatización de todo tipo de procesos.
Se pueden lanzar órdenes automáticas que ayuden a regular la tesorería, los inventarios, las acciones comerciales, la producción, etcétera.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿La contabilidad colaborativa requiere software especializado? Sí, se basa en plataformas en la nube y herramientas con funciones colaborativas e inteligencia artificial.
¿Es obligatoria la contabilidad colaborativa con la nueva ley de factura electrónica? No es obligatoria, pero se vuelve casi imprescindible para adaptarse eficientemente a los nuevos requisitos normativos.
¿Puedo implementarla en una pequeña empresa? Sí. De hecho, las pymes son de las principales beneficiarias por el ahorro de tiempo y mejora en la toma de decisiones.
Conclusión
La contabilidad colaborativa representa un paso decisivo en la transformación digital de la contabilidad empresarial y del conjunto de las organizaciones. Integra tecnología, personas y procesos en un mismo ecosistema inteligente, permitiendo no solo cumplir con las nuevas normativas, sino también ganar en agilidad, control y competitividad. En un entorno empresarial cada vez más conectado, adoptar este modelo no es solo una opción estratégica, sino una necesidad para crecer de forma sostenible y eficaz.
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