Documenti da conservare almeno per 10 anni, quali sono e perché tenerli

Immaginate di aver cestinato una ricevuta o un contratto pensando che fosse inutile conservarli. Dopo qualche anno supponete che arrivi una richiesta di pagamento o un controllo fiscale per cui la prima domanda che vi farete è “dove ho messo quel documento?”. La seconda, invece, sarà quasi sempre “perché nessuno mi ha detto che dovevo conservarlo?”.

Ed è proprio in tali momenti che si scopre quanto sia importante sapere quali sono i documenti da conservare e per quanto tempo. Ecco quelli da custodire gelosamente per 10 anni.

L’elenco dei documenti da conservare per 10 anni

Se tra i documenti da conservare per almeno 5 anni ci sono la dichiarazione dei redditi, le bollette e le buste paga, quali sono invece quelli che andrebbero custoditi gelosamente per almeno 10 anni? Eccoli:

• mutui e finanziamenti;
• rogiti, documenti di proprietà;
• referti medici;
• bollette della luce contenenti il canone Rai
• fatture e pagamenti;
• sentenze;
• Imu, Tasi e Tari;
• polizze e documenti assicurativi da 1 a 10 anni;
• estratti di conto corrente e carta di credito.

Conservare i vecchi documenti non significa vivere nel passato ma essere pronti al futuro. Avere sotto mano i documenti giusto, infatti, aiuta a tutelarsi.

Mutui e prestiti

Chi ha fatto richiesta di mutuo o di finanziamento dovrà conservare i documenti per almeno dieci anni dopo che il contratto è terminato ovvero a seguito del pagamento dell’ultima rata. Ciò vale per:

• il contratto di mutuo o prestito;
• le ricevute dei pagamenti;
• i documenti firmati.

Nel caso in cui la richiesta di finanziamento non fosse stata accettata o semplicemente vi sia stata rinuncia, allora i documenti si dovranno conservare per meno tempo. Esattamente per almeno 3 mesi se la domanda è stata rifiutata o annullata.

Rogiti e documenti di proprietà

L’atto di proprietà della casa, il rogito notarile, la dichiarazione di successione e quella di accettazione dell’eredità andrebbero conservati per sempre.

Le dichiarazioni di conformità degli impianti e quelli relativi alle sanatorie edilizie, invece, anche dopo la vendita, si dovrebbero conservare per almeno 10 anni. Potrebbero infatti servire a dimostrare che si sono ad esempio eseguiti dei lavori a norma o che c’è stata la sistemazione di abusi.

Referti medici

Anche i referti medici andrebbero conservati per dieci anni. Nel caso in cui si subisca un errore medico, si potrebbe voler chiedere un risarcimento o fare causa e in questi casi i referti e i documenti medici si potranno utilizzare come prova di ciò che è accaduto.

Un altro motivo per il quale i referti medici si dovrebbero conservare per tutto questo tempo è perché grazie a essi si può ricostruire la propria storia medica, soprattutto se si hanno delle malattie croniche o se si vuole chiedere un secondo parere.

Canone Rai

L’obbligo di conservare il canone Rai è di 10 anni perché lo se lo Stato ritiene che il contribuente non abbia pagato, avrà dieci anni di tempo per chiedere quel denaro. Dopo tale arco temporale, il debito andrà in prescrizione e non sarà più valido come ha chiarito anche la Corte di Cassazione. Significa che passato quel periodo, qualora non sia arrivata nessuna notifica di pagamento, il debito non sarà più valido e non si dovrà pagare.

Le bollette della luce che includono l’addebito del canone Rai, quindi, si dovranno conservare per 10 anni in quanto saranno la prova del pagamento di un’imposta. Nel caso, infatti, dovessero esserci controlli o richieste future da parte dell’Agenzia delle Entrate, solo mostrando tali bollette, si potrà dimostrare di essere in regola ed evitare di dover pagare due volte. Proprio per questo sarebbe utili archiviare le bollette in modo ordinato anche in formato digitale.

Fatture e pagamenti

Se si effettua un pagamento relativo a un contratto che riguarda una sola prestazione, ad esempio per un servizio una tantum, bisogna conservare quel documento per 10 anni.

Ecco un esempio:

supponiamo di aver acquistato una cucina. Se tale pagamento non è stato registrato in modo corretto o se c’è qualche dubbio, il negozio potrebbe chiedere il pagamento fino a 10 anni. La fattura di quietanza ovvero il documento che attesta il pagamento o qualsiasi altra prova di aver effettuato tale operazione, quindi, si dovrà conservare per almeno 10 anni.

Nel caso il pagamento sia stato fatto con strumenti tracciabili come la carta di credito, il bonifico o il bancomat, solo per citarne alcuni, non è necessario conservare la ricevuta fisica del pagamento perché tali metodi lasciano traccia nei conti bancari. Conservare la ricevuta elettronica o la conferma del bonifico, però, può eliminare ogni dubbio, soprattutto se si hanno rapporti con lo stesso fornitore.

Sentenze

Se si riceve una sentenza da un giudice ovvero una decisione su una causa o un problema legale, sarebbe opportuno conservare il documento per almeno 10 anni. Dopo tale periodo si perde il diritto di far valere quello che c’è scritto nella sentenza a meno che nel frattempo non sia stato fatto qualcosa per tenerla attiva. Alcune sentenze come:

• la separazione o il divorzio;
• l’affidamento dei figli;
• il cambio di cognome;

andrebbero invece conservate per sempre. Nonostante alcune informazioni finiscano nei registri del comune, non vengono riportati i dettagli importanti come ad esempio quanto un genitore dovrà pagare per il mantenimento dei figli oppure come è stato deciso l’affidamento. Proprio per questo il suggerimento è di tenerli custodite anche più di 10 anni.

Imu, Tasi e Tari

Le tasse comunali come l’Imu, Tasi e Tari che si pagano annualmente si dovrebbero conservare per almeno 10 anni. Se il comune dovesse infatti sostenere che il contribuente non ha pagato entro tale periodo, questi potrà dimostrare il contrario mostrando la ricevuta. La legge prevede che le tasse comunali sono esigibili fino a 10 anni. Trascorso tale periodo vanno in prescrizione per cui il Comune perde il diritto a richiederle. Proprio per questo è prudente conservare le ricevute per tutto questo tempo.

Polizze e documenti assicurativi

Chi ha una polizza vita dovrà conservare la documentazione relativa alla copia della polizza, ai referti medici e alle comunicazioni ricevute per 10 anni dalla chiusura del contratto. Il motivo è che entro tale periodo potrebbero essere fatte ancora richieste relative a quella polizza, come ad esempio un rimborso. Nel caso in cui quest’ultima sia stata inserita per avere uno sconto sulle tasse ovvero il pagamento sia stato inserito nella dichiarazione dei redditi, la ricevuta di pagamento si dovrà invece conservare almeno per 5 anni.

Anche le compagnie assicurative devono conservare tutti i documenti per 10 anni secondo le regole Isvap e Ivass che sono gli enti che controllano le assicurazioni. Tali compagnie, quindi, dovranno tenere tutto archiviato anche in formato digitale e pronto per eventuali controlli.

Estratti di conto corrente e carta di credito

Gli estratti di conto corrente e carta di credito, come si evince anche dall’articolo 119 del Testo Unico Bancario, devono essere fruibili per dieci anni. Anche il Collegio di Coordinamento Abf ha confermato ciò. Significa che se si è fatto un bonifico o un pagamento con il proprio conto bancario, l’istituto di credito deve tenerne traccia. Inoltre dovrà conservare anche gli estratti conto che mostrano tali operazioni. Questi ultimi, infatti, sono una specie di riassunto delle operazioni effettuate ovvero una sintesi di tutte quelle fatte durante un certo periodo.

Anche i cittadini dovrebbero conservare gli estratti conto non solo per dimostrare di aver effettuato i pagamenti ma perché potrebbero sorgere problemi con il proprio conto come frodi o pagamenti non autorizzati e avere tale copia darà la possibilità di risalire con facilità alle transazioni non autorizzate e richiedere un rimborso o una correzione.