Riconciliazione bancaria: perché è importante e come automatizzarla con un software
Eseguire la riconciliazione bancaria in modo regolare e ordinato permette di monitorare i conti aziendali con efficacia: un software come Fatture in Cloud può automatizzare e semplificare la procedura, generando notevoli vantaggi.
La riconciliazione bancaria svolge un ruolo cruciale tra le attività di controllo che le Partite IVA e le imprese sono chiamate a eseguire periodicamente, rivelandosi un processo fondamentale per garantire una gestione aziendale realmente efficace.
Strumento di controllo utile per confrontare rapidamente le registrazione di fatture e altri documenti emessi e incassati con gli incassi e i pagamenti effettivamente presenti nel conto corrente bancario, la riconciliazione consente di monitorare le entrate e le uscite e, più in generale, di tracciare i flussi finanziari in modo puntuale.
Per ciascuna impresa, a prescindere dalle dimensioni e dal settore di attività, la riconciliazione rappresenta un’operazione fondamentale che, se eseguita manualmente e senza la dovuta precisione, può far scaturire errori e condurre a una errata interpretazione dei dati.
Affidarsi a un software che offre la riconciliazione bancaria automatica, come Fatture in Cloud, quindi, può fare la differenza generando notevoli vantaggi per la crescita del business.
Perché è importante la riconciliazione bancaria
Come anticipato sopra, la riconciliazione bancaria è una potente risorsa per attuare un efficiente riscontro delle finanze anche nelle piccole imprese, che hanno l’opportunità di mantenere i conti in ordine e avere un quadro sempre aggiornato e attendibile dell’andamento degli affari.
Tenere traccia di ogni incasso e pagamento comparando l’estratto conto aziendale e la prima nota con le informazioni relative alle spese sostenute e alle fatture incassate, infatti, semplifica notevolmente la gestione dell’impresa.
Affinché la riconciliazione bancaria sia realmente efficace per ottenere un maggiore controllo sulle risorse economiche, tuttavia, è importante eseguirla con regolarità facendo riferimento alle tempistiche proprie delle scritture contabili (quindi mensili, trimestrali o semestrali): le operazioni, infatti, vengono annotate con tempi differenti rispetto alle registrazioni bancarie e questa disparità richiede una specifica azione di verifica periodica. Grazie alla riconciliazione è possibile far emergere eventuali discrepanze, facendo in modo che vengano corrette tempestivamente.
Come si esegue la riconciliazione bancaria
La riconciliazione bancaria aiuta a ottenere un quadro completo della situazione economica e finanziaria dell’impresa, presupposto fondamentale di ogni processo decisionale efficace.
Dal punto di vista pratico, la riconciliazione può essere effettuata manualmente mettendo a confronto l’estratto conto dell’impresa e la prima nota, verificando i movimenti corrispondenti.
Una metodologia ancora molto diffusa, ma non priva di rischi, si basa sull’uso di un file Excel per inserire i dati dell’estratto conto e le registrazioni contabili, attivando un confronto. Entrambe le modalità, tuttavia, richiedono un notevole dispendio di tempo e risorse.
Una strategia senza dubbio vantaggiosa, invece, è data dall’utilizzo di un software di fatturazione che consente la riconciliazione bancaria automatica.
Le criticità della riconciliazione manuale
Il confronto manuale tra i movimenti presenti nell’estratto conto e quelli registrati in contabilità cela non poche insidie, legate soprattutto alla quantità di tempo necessaria e al rischio di compiere numerosi errori, specialmente nell’ambito delle transazioni più complesse.
Molte imprese, inoltre, possiedono diversi conti bancari e questo può complicare l’intero processo. Uno dei passaggi più lenti e scomodi, inoltre, è dato dalla necessità di scaricare dall’Internet Banking i file in Excel per poi ricaricarli all’interno del software di fatturazione.
Ad aggiungere complessità, infine, è il diverso modo di segnalare accrediti e addebiti sull’estratto conto bancario e nella contabilità.
Vantaggi della riconciliazione bancaria automatizzata
La riconciliazione bancaria automatica prevede l’utilizzo un software per eseguire il controllo in maniera rapida e precisa, semplicemente inserendo i file dei movimenti bancari, confrontandoli con quelli della contabilità e osservando i disallineamenti che vengono segnalati.
Gli estratti conto vengono importati in automatico nel software, che attiva una verifica con le fatture e gli altri documenti emessi e ricevuti, accelerando e semplificando il processo di allineamento tra banca e contabilità.
I vantaggi che derivano dalla riconciliazione automatica sono molteplici:
- risparmio di tempo e risorse, evitando le operazioni manuali ripetitive;
- controlli più affidabili, che individuano le corrispondenze tra documenti e movimenti bancari in modo automatico;
- riduzione dell’errore umano;
- gestione di un numero elevato di voci relative a movimenti e operazioni;
- maggiore controllo del flusso di cassa, monitorando la situazione in tempo reale.
Riconciliazione bancaria automatica con Fatture in Cloud
Un software di fatturazione può rivelarsi un prezioso alleato per semplificare e ottimizzare la riconciliazione bancaria, allineando le fatture ai movimenti bancari in pochi istanti e contando sulla massima efficacia.
Fatture in Cloud, nello specifico, prevede una funzione per automatizzare la riconciliazione bancaria:
- si procede collegando uno o più conti correnti a Fatture in Cloud;
- i movimenti bancari vengono importati e aggiornati in automatico all’interno del software di fatturazione, senza dover caricare manualmente gli estratti conto;
- basta poi abbinare le transizioni alle fatture o alle spese, completando la riconciliazione in pochi clic;
- i documenti verranno considerati saldati e la prima nota aggiornata.
Fatture in Cloud, quindi, permette di generare una riconciliazione sicura e immediata, consentendo anche un attento monitoraggio degli incassi e dei pagamenti direttamente dal software, senza dover necessariamente accedere all’Home Banking.
