Referti medici e cartelle cliniche, per quanto vanno conservati?

Conservare i referti medici è importante per tutelare la propria salute ma anche per avere un accesso più rapido alle informazioni cliniche. Averli sempre a disposizione permette poi ai medici di avere un quadro completo del paziente. Custodire tale documentazione e creare un archivio personale, dà la possibilità di ricostruire la propria storia sanitaria.

Questi sono solo alcuni dei motivi per i quali bisognerebbe conservare i referti medici ma ce ne sono altri, ecco quali e per quanto tempo tali documenti si dovrebbero conservare. E soprattutto quanto tempo questi referti sono conservati dalle strutture sanitarie.

Per quanto tempo si conservano i referti

Sarà capitato a tutti di fare degli esami di laboratorio, delle radiografie o delle visite mediche e chiedersi per quanto tempo sarà conservata la documentazione.

Alcune normative di riferimento hanno fornito delle dritte come:

• la circolare del Ministero della Sanità del 19 dicembre 1986 numero 900;
• l’articolo 5 del Decreto Ministeriale del 18 febbraio 1982;
• l’articolo 4 del Decreto Ministeriale del 14 febbraio 1997.

La circolare del Ministero della Sanità del 1986 comunica che le cartelle cliniche e i referti devono essere conservati per sempre in quanto sono dei documenti importanti sia per motivi legali che per eventuali ricerche storiche sulla salute.

Secondo il decreto del Ministero della Sanità del 18 febbraio 1982, la documentazione sanitaria obbligatoria relativa agli accertamenti per l’idoneità all’attività sportiva agonistica deve essere conservata per 5 anni.

Infine, l’articolo 4 del Decreto Ministeriale del 14 febbraio 1997 comunica che le immagini mediche come le radiografie o le ecografie che non vengono fornite al paziente, è necessario che vengano conservate in modo adeguato:

• su piccole radiografiche o in formato digitale;
• su qualsiasi metodo utile purché si possano trovare facilmente se servono per motivi medici.

Le immagini che servono per controlli e diagnosi normali devono essere conservate invece per almeno 10 anni mentre quelle che fanno parte della documentazione ufficiale, come le cartelle cliniche, si devono conservare per sempre a meno che il Ministero della Salute non stabilisca delle tempistiche diverse.

La copia della cartella clinica

Tutti i pazienti hanno diritto a una copia della propria cartella clinica e la richiesta può essere fatta solitamente (dipende dalla struttura):

• di persona presso l’ospedale o la clinica;
• per posta, fax oppure online allegando la copia del proprio documento di identità.

L’ospedale dovrà fornirla poi entro un tempo stabilito che solitamente non supera i 30 giorni. La copia di solito è soggetta a una marca da bollo per cui è possibile che vi sia un costo da sostenere.

In ogni caso, anche la circolare numero 900 del Ministero della Sanità comunica che le cartelle cliniche e i relativi referti si devono conservare illimitatamente. Si tratta infatti, come detto, di documenti ufficiali che hanno valore legale proprio come un contratto o un atto. Se c’è bisogno di dimostrare qualcosa, essi servono come prova.

Gli obblighi per gli ospedali e le cliniche

Conservare la documentazione medica significa tenerla archiviata e disponibile nel tempo anche in formato digitale affinché possa essere consultata anche dopo del tempo. Ciò è importante per tutelare la salute della persona e per fare, come detto, dei confronti medici nel tempo.

Proprio per questo il Ministero della Salute e la Direzione generale per gli archivi hanno creato una guida denominata “prontuario” in cui è spiegato quanto tempo devono essere tenuti i diversi referti sanitari e come devono essere conservati nelle strutture sanitarie e private.

Come riporta l’Associazione Nazionale dei Medici delle Direzioni Ospedaliere:

• per le cartelle cliniche sia degli ospedali che dei privati il tempo di conservazione è illimitato;
• per i referti medici collegati il tempo è illimitato;
• per i documenti radiologici (lastre radiografiche) e referti il tempo di conservazione è illimitato mentre per la documentazione iconografica è di 10 anni;
• per i campioni conservati in laboratorio il tempo di conservazione è illimitato;
• per i documenti che riguardano i dipendenti assenti per colpa di terzi, come ad esempio dopo un incidente stradale o infortunio causato da altri e che servono per recuperare lo stipendio non ricevuto, il tempo di conservazione è di 40 anni;
• per gli accertamenti della commissione Medica Locale in materia di Patenti Speciali e pratiche, il tempo di conservazione è di 20 anni;
• per gli accertamenti sanitari per visite fiscali, il tempo è illimitato.

Tenere i referti e le cartelle in casa

Le ragioni principali per le quali i cittadini italiani dovrebbero conservare i referti medici sono:

• legali;
• fiscali;
• di continuità assistenziale.

Ai fini fiscali, i referti come gli esami diagnostici o le prescrizioni, potrebbero essere necessari per le detrazioni Irpef per cui si dovrebbero conservare per almeno 5 anni.

Nel caso di eventuali contenziosi legali come la malasanità o per le richieste di rimborso, sarebbe utile invece che si conservassero almeno per 10 anni. Inoltre, per  quest’ultimo arco temporale, sarebbe consigliabile conservare i referti anche per ricevere secondi pareri o perché si hanno delle malattie croniche.

Sarebbe opportuno per i cittadini che hanno delle patologie conservare i referti medici più importanti in forma cartacea o digitale e in inglese (qualora fosse possibile) perché potrebbero servire in viaggio in caso di un eventuale ricovero. I medici, infatti, potrebbero aver bisogno di informazioni su eventuali allergie, terapie in corso o condizioni croniche del paziente come diabete o cardiopatie. Senza documentazione, si potrebbero subire dei ritardi nelle cure.

Inoltre si dovrebbero conservare i referti anche perché diverse compagnie assicurative richiedono dei referti medici per attivare alcune coperture o per gestire dei sinistri.

Conservare i certificati per l’invalidità

Chi inizia la procedura di riconoscimento o aggravamento dell’invalidità deve rivolgersi a un medico certificatore ovvero uno che sia abilitato a inviare e compilare online il certificato medico introduttivo. Quest’ultimo è rilasciato anche dai medici degli ospedali convenzionati con l’Inps.

A chi si chiede per quanto tempo va conservato, la risposta è che è valido per 90 giorni entro i quali è necessario presentare la domanda per il riconoscimento dell’invalidità. Dopo tale arco temporale, bisogna infatti presentare un nuovo certificato.