Registro salarial obligatorio: Todo lo que tu negocio debe saber para cumplir con la normativa
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El registro salarial obligatorio es la mejor herramienta para garantizar la igualdad de sueldos. Te contamos qué implica y cómo aplicarlo en tu empresa.
- El registro salarial es obligatorio desde el año 2021 para todas las empresas de España y, según el Tribunal Supremo, su cumplimiento es indispensable.
- Te explicamos todo sobre el registro retributivo obligatorio y cómo cumplir con la normativa.
¿Realmente cobramos lo mismo hombres y mujeres? ¿Hay alguna forma de averiguarlo? ¿Y de controlarlo? Estas tres preguntas típicas aparecen siempre que se habla de sueldos y de cómo calcular el salario de los empleados.
Según los datos más recientes: la brecha salarial de género en España es del 8,7 %. Aunque mejora las cifras de años anteriores, todavía la distancia es muy notable. Más aún en ciertos sectores, categorías y profesiones muy concretas donde el porcentaje es todavía mayor.
Precisamente, el registro salarial obligatorio, o registro retributivo, es el instrumento que persigue esa igualdad de sueldos entre hombres y mujeres. Un documento que recoge los salarios medios de toda la plantilla y los desglosa por género, categorías y conceptos retributivos.
El caso es que desde 2021, todo negocio en nuestro país tiene la obligación del registro salarial, independientemente de su tamaño. Es decir, que cada año debe actualizarlo con los datos de retribuciones, incluyendo salario base, complementos y cualquier extra.
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¿Por qué el registro salarial es obligatorio?
La normativa que lo regula es el Real Decreto 902/2020, el cual regula todo sobre la igualdad retributiva en el tejido empresarial. Su objetivo es asegurar transparencia y equidad en las remuneraciones.
Ventajas de contar con un registro retributivo:
Por su función, el registro salarial detecta desigualdades salariales injustificadas. Asimismo, ofrece ventajas nada desdeñables, tanto desde el punto de vista jurídico como desde lo empresarial:
- Promueve la igualdad y la equidad. Al identificar brechas salariales, permite actuar para corregir esas diferencias y eliminar discriminaciones.
- Cumplimiento normativo y prevención de sanciones. El incumplimiento puede acarrear multas de hasta 187.515 €, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Así que ceñirse a él evita multas.
- Mejora el clima laboral. Una retribución justa refuerza la confianza y la motivación de los empleados.
- Reputación corporativa. Las empresas comprometidas con la igualdad salarial proyectan una imagen más positiva de cara a clientes e inversores.
¿Cómo se elabora el registro salarial obligatorio?
A su vez, en el Real Decreto no solo se recoge el qué, sino también el cómo. Es decir, que la normativa establece unas pautas claras a seguir para elaborarlo. Estas cuatro claves conforman la columna vertebral de un registro salarial eficaz.
1. Datos que debe incluir
Lo primero es saber qué información es imprescindible en el registro:
- Desglose salarial: salario base, complementos y percepciones extrasalariales.
- Categorías profesionales: el detalle de cada puesto según nivel y función.
- Media y mediana (no cada sueldo): los valores calculados para reflejar transparencia.
Además, recientemente, el Tribunal Supremo ha establecido que el sexo es otro concepto a especificar. De lo contrario, la multa puede ser de hasta 7.500 euros.
2. Herramienta registro retributivo
El Ministerio de Trabajo pone a disposición de las empresas un modelo de registro retributivo gratuito. Sin embargo, cada vez más negocios se apoyan en un software especializado como Sage HR. Con él automatizan el proceso y gestionan mejor todos esos datos salariales.
3. Frecuencia de actualización
Por otro lado, muchos aún se plantean dos cuestiones: desde cuándo es obligatorio el registro salarial y cuándo hay que hacer el registro retributivo. Como respuesta, lo es desde abril de 2021 y debe actualizarse anualmente o cada vez que cambien las condiciones salariales.
4. Dónde se presenta el registro retributivo
Un cuarto aspecto a matizar es si hay que entregarlo a algún organismo o no. Pues bien, no es necesario presentar, pero debe estar disponible para posibles inspecciones laborales o si lo solicitan los representantes de los trabajadores.
El Real Decreto del registro salarial obligatorio entró en vigor en abril de 2021 y aplica a cualquier empresa y negocio español.
¿Qué empresas están obligadas a tener un registro salarial?
También es común la duda sobre qué empresas deben tener un registro retributivo. La respuesta es simple y directa: todas. Autónomos, pymes, grandes organizaciones…
La ley no discrimina por número de empleados. Eso sí, en negocios de más de 50 trabajadores se requieren auditorías salariales adicionales si existen planes de igualdad.
Registro salarial obligatorio: modelo y ejemplo
En cuanto a su formato, debe contener tablas claras con los datos desglosados. Para reflejarlo más claramente, aquí mostramos un modelo de registro salarial obligatorio:
Este es un registro retributivo de ejemplo y simplificado. La tabla se amoldará a la estructura y necesidades de cada empresa. Por ejemplo, puedes incluir otras columnas como «Antigüedad» o «Percepciones extrasalariales».
Para eso, te recomendamos este paso a paso:
- Recopila datos actualizados. Extrae información de las nóminas de todos los empleados, detallando cada concepto.
- Organiza por categorías. Clasifica a los trabajadores por puesto, nivel y responsabilidad.
- Calcula medias y medianas. Asegúrate de incluir ambas para cumplir con la normativa.
- Utiliza una herramienta especializada. Así, automatizas el proceso y minimizas errores.
En definitiva, un registro retributivo debe ser claro, transparente y fácil de interpretar, tanto para la plantilla como para las autoridades.
Cuatro claves para implementar correctamente el registro
Además de ese paso a paso, te damos las claves para implementar correctamente el registro salarial.
- Forma equipos multidisciplinares. Las áreas de RR.HH., Finanzas y Legal deben colaborar entre sí para que se cumplan todos los aspectos.
- Capacita a tu equipo. Asegúrate de que los responsables del proceso entiendan los requisitos legales y técnicos.
- Consulta con expertos externos. Un asesor te ayuda a evitar errores comunes que puedan ocasionar sanciones.
- Revisión y comunicación interna. Comparte los resultados con los representantes de los trabajadores y fija un plan de acción si encuentras desigualdades.
En resumen, el registro salarial obligatorio es más que una ley; es una oportunidad para fomentar la transparencia y la igualdad en las empresas. Es hora de cambiar, actuar y proteger tu negocio.
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