Los robots reducen en más de la mitad el tiempo de trámites en Madrid

Disminuir el tiempo de los procedimientos administrativos y ahorrar días de espera a los ciudadanos. La utilización de robots asistentes en la Comunidad de Madrid permite resolver antes las solicitudes sobre las pensiones no contributivas, las concesiones de ayudas al empleo o agilizar los pasos para obtener una prótesis. Implementar esta tecnología ha permitido automatizar 200 funciones que se realizaban de manera manual, además de evitar errores de forma. Con todo ello se posibilita que las prestaciones lleguen antes a sus destinatarios. Esta automatización se irá extendiendo a más trámites como la solicitud de becas educativas.

Entre enero y febrero de este año, por ejemplo, el proceso de robotización ha permitido automatizar 26.000 operaciones y acciones que se realizaban en cada documento a mano por los funcionarios para comprobar los datos aportados: con ello se han agilizado 1.400 expedientes sobre solicitudes de pensiones no contributivas. Esto ha permitido reducir el tiempo de tramitación en un 58,7%, según ha compartido la Consejería de Digitalización. Este proceso de automatización también ha permitido agilizar otros procesos como las solicitudes de los pacientes para recibir una prótesis, disminuyendo en un 67% el tiempo de obtención.

Por otro lado, se ha ahorrado de media un 70% de trabajo en los trámites para las ayudas e incentivos para el empleo y las subvenciones para fomentar la contratación. En otro ámbito, la administración de justicia también ha introducido los robots asistentes para la tasación de las costas de los juicios, la cantidad de dinero que debe abonar una de las partes del proceso judicial por los gastos del propio juicio, los honorarios de abogados, procuradores, peritos judiciales y demás acciones que han supuesto un gasto. Esta automatización ha acelerado en un 43% la cuantificación de estos costes. Junto a estos, la Consejería espera extender esta mejora en la eficiencia en otros ámbitos como las becas educativas.

La implementación del sistema, que se puso en marcha hace un año, permite comprobar si la documentación presentada en un trámite es correcta, si se cumplen con los requisitos, así como liberar al ciudadano de presentar documentación que ya tiene la administración, gracias a que se encarga de consultar y cruzar la información. Esta herramienta permite hacer un reconocimiento óptimo de caracteres, de manera que cuando se envía un documento, esta introduce directamente la información requerida en el sistema. Así, se evitan errores de forma que retrasan el trámite al tener que rectificar la documentación el interesado.

Este proceso de digitalización y automatización ha permitido, por ejemplo, mejorar la solicitud de las pensiones no contributivas, tanto por jubilación como por incapacidad. El procedimiento ahora se puede realizar de manera telemática por internet, con un sistema que evita que los datos ingresados en el formulario tengan errores, como que la persona que solicita la prestación por invalidez no sea mayor de 65 años, uno de los requisitos para acceder. "En este caso la aplicación dará error y el interesado tendrá que solicitar la pensión mediante el modelo de pensión no contributiva por jubilación. Este tipo de errores en la cumplimentación de las solicitudes daban lugar a denegaciones", han explicado desde el Gobierno regional.

Tras la recepción del formulario se genera un expediente electrónico con un número de identificación único, donde se irá almacenando toda la información relacionada con la solicitud: comprobación de identidad, de plazos, de empadronamiento, de convivientes, de grado de discapacidad... Ante de implementar la automatización, el funcionario tenía que revisar cada uno de los documentos para comprobar que se adaptaran a los requisitos establecidos. "Ahora el robot es capaz de hacerlo de forma automática para que el funcionario solo tenga que atender las incidencias, casos especiales y tomar decisiones en función de los datos objetivos", han explicado desde la Consejería de Digitalización.

El objetivo a largo plazo es extender la robotización de los procedimientos hasta incluir 1.700 trámites. De forma paralela, se irán incluyendo más funciones en la Cuenta Digital para simplificar los pasos a la hora de hacer operaciones como solicitar cita para hacerse pareja de hecho. La aplicación permite reducir el número de documentos requeridos. Así, se permite realizar trámites en un solo clic, como la solicitud del Carné Joven, el Bono Alquiler Joven, las ayudas económicas a la natalidad o la renovación de la demanda de empleo.