Cómo implementar un proceso de contratación eficaz en 15 pasos

El proceso de contratación no solo consiste en cubrir vacantes; es una oportunidad clave para atraer, evaluar y retener al mejor talento. Una estrategia mal definida puede perjudicar seriamente la reputación de tu marca empleadora y hacer que los mejores candidatos miren hacia otro lado.

• Optimiza cada fase del reclutamiento, desde la detección de necesidades hasta la incorporación.
• Reduce tiempos y errores aplicando tecnología, análisis y buenas prácticas centradas en el candidato.

El proceso de contratación suele ser el primer punto de contacto entre un candidato y tu empresa. ¿Estás causando la impresión adecuada?

Lamentablemente, las estadísticas actuales indican lo contrario. Según un estudio reciente de SHL, empresa especializada en análisis del talento, las experiencias negativas de los candidatos se han duplicado en plataformas como LinkedIn y Glassdoor desde 2020, y un 42 % de ellos ha rechazado ofertas de trabajo debido a una mala experiencia durante el proceso.

La buena noticia es que aún puedes diferenciarte. Una estrategia de contratación sólida y bien estructurada no solo mejora la percepción de tu marca empleadora, sino que también te posiciona para atraer y retener al mejor talento.

En este artículo te presentamos los 15 pasos esenciales para construir un proceso de contratación eficaz, adaptado a las exigencias del mercado actual.

CONTENIDO DEL POST

¿Qué implica el proceso de contratación?

La contratación es un proceso estratégico que implica identificar, atraer, evaluar y seleccionar a candidatos cualificados para cubrir las necesidades de talento de una organización.

Para que sea verdaderamente eficaz, requiere la colaboración entre múltiples áreas: responsables de contratación, equipos de Recursos Humanos, líderes financieros y la alta dirección deben alinear esfuerzos con los objetivos globales de la empresa.

Además, una marca empleadora sólida es clave para captar perfiles valiosos que impulsen la innovación, el crecimiento y la sostenibilidad del negocio.

15 pasos para un proceso de contratación eficaz

1. Optimiza tu proceso con software de contratación inteligente

El software de RR. HH. puede agilizar significativamente el proceso mediante herramientas de inteligencia artificial que automatizan tareas administrativas como el seguimiento de candidatos, la programación de entrevistas o la gestión de comunicaciones.
Reducir la carga manual permite dedicar más tiempo a lo que realmente importa: evaluar y conectar con los candidatos adecuados.

2. Detecta las verdaderas necesidades de personal de tu empresa

Cuando reemplazas a un empleado, definir el perfil es más fácil. Pero al crear un nuevo puesto, debes analizar a fondo las necesidades actuales y futuras de tu organización.

Algunas claves para detectar esas necesidades:

• Considera cambios organizativos futuros, como reestructuraciones o nuevas líneas de negocio.
• Evalúa la carga de trabajo actual y detecta signos de sobrecarga o ineficiencia.
• Consulta con responsables de equipo sobre sus desafíos de personal.
• Analiza la rotación y las causas de salida: una alta rotación puede requerir ajustes en funciones o estrategias de retención.

3. Redacta descripciones de puesto atractivas y precisas

Una buena descripción del puesto es esencial para contratar a la persona adecuada para el puesto.

Por tanto, es fundamental que el equipo de RR. HH. colabore con el director de la nueva persona contratada para garantizar que la descripción refleja con exactitud la función.

Una descripción del puesto bien elaborada debe incluir:

• Título del puesto
• Una breve descripción de la empresa, que incluya su misión, valores y cultura para que los candidatos comprendan mejor la empresa
• La finalidad y los objetivos del puesto
• Una lista clara y concisa de las responsabilidades del puesto
• La ubicación física del puesto, si es en una oficina concreta, a distancia o un papel híbrido.
• Las cualificaciones, aptitudes, experiencia y formación necesarias para desempeñar el trabajo con eficacia, como certificaciones, títulos o experiencia laboral relevante.
• Cualificaciones opcionales que serían beneficiosas pero no necesariamente necesarias para el puesto
• Una declaración que afirme el compromiso de la organización con la igualdad de oportunidades de empleo y la diversidad
• Información sobre la escala salarial, el paquete de prestaciones y cualquier incentivo adicional que ofrezca la organización.

4. Determina la estrategia de contratación

Antes de emprender la búsqueda, es importante establecer tu estrategia.

Puedes disfrutar de un proceso más eficaz cuando los miembros del equipo están en la misma página y comprenden sus funciones.

Durante la fase de planificación, puedes

• Elaborar estrategias sobre las mejores plataformas para darlo a conocer
• Especificar los plazos previstos
• Decidir quién es responsable de cada paso, incluida la divulgación de información, la revisión de curriculum vitae y la realización de cribas telefónicas.

5. Anuncia el puesto de trabajo

Publica la vacante en portales como LinkedIn o Indeed, y considera webs especializadas por sector.
No olvides:

• Usar redes sociales corporativas (LinkedIn, Facebook, X, Instagram).
• Promover un programa de referidos con incentivos.
• Incluir las ofertas en la sección de empleo de tu web.
  Las recomendaciones de empleados tienen el mayor índice de conversión (alrededor del 40 % según Gitnux 2024).

6. Haz una criba de las candidaturas

Revisar las candidaturas leer los curriculum vitae puede ser la parte de la contratación que más tiempo lleva.

Como hemos mencionado antes, el software de RR. HH. tiene muchas herramientas útiles que pueden ahorrarte tiempo en este aspecto, encargándose de tareas como:

• Escanear currículos y cartas de presentación en busca de palabras clave o frases específicas relacionadas con los requisitos del puesto. Esto ayuda a identificar rápidamente a los candidatos cuyas cualificaciones y experiencia coinciden con los criterios del puesto. También pueden filtrar automáticamente a los candidatos no cualificados en función de criterios predefinidos como la ubicación, las expectativas salariales o la disponibilidad.
• Extraer automáticamente información relevante de los currículos, como formación, experiencia laboral y datos de contacto, para rellenar perfiles o bases de datos de candidatos.
• Asignar puntuaciones o calificaciones a los candidatos en función de su adecuación a los requisitos del puesto, los resultados de la evaluación u otros criterios, para ayudar a evaluar objetivamente a los candidatos.

7. Evalúa rápido con entrevistas telefónicas efectivas

Es probable que los mejores candidatos sean contactados por varias empresas y corran el riesgo de pasar a otras oportunidades.

Así que, cuando se trata de hacer un seguimiento de los candidatos, la rapidez cuenta.

Las entrevistas telefónicas son una forma estupenda de entrevistar a un gran número de candidatos en poco tiempo.

Requieren mucho menos tiempo que las entrevistas en persona, pero permiten evaluar las habilidades comunicativas de los candidatos.

Una entrevista telefónica también da la oportunidad de hacer algunas preguntas más específicas para comprender la idoneidad de los candidatos antes de hacer una preselección.

8. Organiza entrevistas sin fricciones ni demoras

Ahora que has reducido la lista de candidatos mediante la selección telefónica inicial, es el momento de concertar entrevistas en profundidad con los líderes empresariales.

Puedes organizar las entrevistas como videollamadas o reuniones en persona, pero en cualquier caso, lo ideal es actuar con rapidez y concertar la entrevista en el plazo de una semana desde la selección telefónica.

Esto requerirá cierta planificación previa con los miembros del equipo que realicen las entrevistas, para que puedan hacer hueco en sus agendas.

9. Realiza las entrevistas

Asegúrate de que todas las personas implicadas aportan sus opiniones y comentarios por escrito, incluyendo las observaciones y cualquier duda que hayan surgido durante la entrevista (esto es especialmente útil si vas a comparar varias rondas de entrevistas).

Disponer de una mezcla de técnicas de entrevista, como entrevistas conductuales y entrevistas situacionales, ayudará a obtener una imagen completa para tomar una decisión con fundamento.

Después de una entrevista, mantén a los candidatos al corriente y plenamente informados sobre el número de rondas de entrevistas y el plazo para tomar una decisión.

Es una buena práctica hacer un seguimiento de cada candidato una vez que se ha tomado la decisión, incluso si no son los adecuados.

10. Haz una selección final

Ha llegado el momento de hacer la selección final.

Elegir al candidato adecuado implica evaluar varios criterios, como su adecuación a la cultura organizativa y la dinámica del equipo, comparar las cualificaciones, la experiencia y las aptitudes de los candidatos, y su potencial de crecimiento y desarrollo.

Es útil asignar pesos a los distintos criterios de selección en función de su importancia para el puesto.

Esto ayuda a garantizar que la decisión de selección se basa en los criterios más relevantes.

Por ejemplo, al contratar para un puesto de nivel inicial, la experiencia laboral de los candidatos debería tener menos peso que factores como el ajuste cultural y el potencial de desarrollo.

11. Amplía la oferta de trabajo

Así que has llegado a un acuerdo y estás listo para hacer una oferta.

Tendrás que presentar tu oferta por escrito, facilitando la información necesaria sobre el puesto, incluido el cargo, el salario y el horario de trabajo.

El candidato puede estar sopesando varias ofertas, así que considera la posibilidad de destacar también en tu oferta las ventajas del puesto, por ejemplo programas de formación, prestaciones de salud y bienestar, y modalidades de trabajo flexibles.

También tendrás que estar preparado para negociar las condiciones, como el salario, con el candidato.

12. Verifica la experiencia pasada

Enhorabuena, la oferta ha sido aceptada. Pero el trabajo no acaba aquí.

El siguiente paso es realizar las comprobaciones de referencias y experiencia pertinentes lo antes posible.

No olvides tener en cuenta estas comprobaciones en la fecha de inicio de la nueva contratación, ya que puede llevar al menos una semana ponerse en contacto con las referencias, recibir los resultados de los antecedentes penales y verificar las titulaciones de estudios.

13. Gestiona el papeleo sin abrumar al nuevo talento

En esta fase, hay mucha información que recopilar del nuevo empleado para procesarla y archivarla, como por ejemplo:

• Certificado de baja del empleador anterior o, en caso de no que no se tenga, otro documento
• Prueba del derecho a trabajar, como pasaporte, permiso de residencia biométrico o visado
• Contrato de trabajo firmado
• Número de la Seguridad Social
• Datos de la cuenta bancaria.

No quieres abrumarle con documentos, pero proporcionar al nuevo empleado las políticas de empleo de la empresa y los documentos pertinentes sobre seguridad y salud con antelación le permite revisarlos antes de su fecha de inicio.

14. Haz una incorporación que inspire desde el primer día

Ha llegado la fecha de incorporación del nuevo empleado.

El primer día suele empezar con una bienvenida, la presentación y orientación del equipo, la configuración del espacio de trabajo y un repaso de las políticas y procedimientos.

La incorporación de empleados remotos requerirá pasos diferentes a los de los que trabajan in situ, por lo que establecer un programa de incorporación personalizado ayudará a estos empleados a sacar el máximo partido.

Asignar al nuevo empleado una persona específica que pueda actuar como mentor o compañero puede ayudarle a sentirse más cómodo haciendo preguntas mientras aprende el oficio.

15. Evalúa el proceso y mejora continuamente tu estrategia

Dedicar tiempo a revisar tus datos te dará una valiosa perspectiva de tu rendimiento.

Utiliza análisis de personal para reflexionar sobre el proceso y ver dónde puedes mejorar y perfeccionar tus futuras contrataciones.

Un sistema de análisis de datos puede ayudarte a comprender la calidad de los candidatos que recibes y de dónde han salido los mejores.

¿Qué es la contratación de ciclo de vida completo?

La contratación de ciclo de vida completo, también conocida como contratación de extremo a extremo, se refiere a todo el proceso de contratación de candidatos, de principio a fin.

Abarca todos los pasos anteriores, desde la identificación de las necesidades de contratación hasta la toma de una decisión final de contratación y la incorporación del candidato seleccionado.

El ciclo de vida de la contratación suele dividirse en seis etapas:

1. Preparación: Esta etapa implica la planificación de la organización, la promoción de tu marca, el análisis de los requisitos de los puestos y la consulta con los responsables de contratación para redactar las descripciones de los puestos.
2. Contratación: Ahora el equipo busca activamente candidatos mediante una combinación de anuncios de empleo, redes sociales, contactos, recomendaciones de empleados y agencias de contratación. El objetivo es atraer a un grupo diverso de candidatos cualificados que cumplan los requisitos del puesto.
3. Selección: Durante esta fase, el equipo de RR. HH. revisa las candidaturas y realiza cribas telefónicas. También pueden realizar evaluaciones de aptitudes u otras evaluaciones para comprobar la idoneidad de los candidatos.
4. Selección: Una vez preseleccionados los candidatos, varios dirigentes de la organización realizan entrevistas en profundidad para evaluar sus competencias, motivaciones y encaje cultural.
5. Contratación: Una vez elegido un candidato adecuado, la empresa le hace una oferta de trabajo y puede haber negociaciones sobre las condiciones del contrato.
6. Incorporación: La última fase del ciclo consiste en dar la bienvenida a la organización al nuevo empleado y proporcionarle la orientación, la formación y el apoyo necesarios para que tenga éxito en su nuevo puesto.

Reflexiones finales sobre el proceso de contratación

Contar con un proceso de contratación eficaz es clave para atraer talento de calidad y construir equipos sólidos a largo plazo. Al aplicar estos 15 pasos —basados en una estrategia integral y orientada a la experiencia del candidato— estarás un paso más cerca de crear un sistema de selección coherente, eficiente y alineado con los objetivos de tu empresa.

Ya sea que estés comenzando o afinando tu estrategia actual, recuerda que cada mejora impacta directamente en la percepción de tu marca y en la capacidad para crecer con el mejor talento disponible.

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