PEC per gli amministratori: cosa cambia dal 2025

Il processo di digitalizzazione delle imprese in Italia ha fatto un nuovo passo avanti. Dopo aver coinvolto aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni, ora tocca anche a chi ricopre ruoli di responsabilità all’interno delle società. Dal 2025, infatti, ogni amministratore deve avere una propria PEC personale e comunicarla tempestivamente al Registro delle Imprese.
Un cambiamento che, se non correttamente gestito, può generare blocchi operativi, rifiuti di pratiche e anche sanzioni. Ma non si tratta solo di un obbligo: la PEC per gli amministratori è anche uno strumento utile, rapido e sicuro per gestire comunicazioni importanti. Ecco cosa sapere.

La PEC non è più solo per l’azienda

Finora molte società si erano dotate di una PEC “aziendale”, usata per ricevere avvisi e comunicazioni ufficiali. Con l’evoluzione delle regole, non basta più. Anche le persone fisiche che ricoprono cariche in società – come amministratori, soci amministratori o liquidatori – devono avere una PEC personale, distinta da quella dell’azienda.

L’indirizzo deve essere attivo, funzionante e legato alla persona fisica, non al ruolo. Questo perché le comunicazioni da parte di enti pubblici, come ad esempio le Camere di Commercio, ora possono essere indirizzate direttamente all’amministratore.

Chi è obbligato ad avere la PEC per gli amministratori

L’obbligo riguarda tutti coloro che detengono una carica in una società iscritta al Registro delle Imprese. Rientrano in questa categoria non solo gli amministratori di SRL o SPA, ma anche i soci amministratori di SNC e SAS, i presidenti del consiglio di amministrazione, i liquidatori e tutti coloro che, formalmente, sono responsabili della società.

In pratica, se il tuo nome è riportato in visura come soggetto con cariche attive, devi avere una PEC personale e comunicarla. Non serve che tu sia il legale rappresentante: basta avere un ruolo operativo o amministrativo.

Perché è richiesta una PEC per gli amministratori personale

Il motivo è semplice: semplificare e velocizzare la comunicazione tra enti pubblici e soggetti con responsabilità operative nelle aziende. Oggi la gestione di molti adempimenti passa da notifiche elettroniche e la PEC è considerata il canale più sicuro per queste comunicazioni.

Una casella associata all’azienda non è più sufficiente, perché può non garantire che la comunicazione raggiunga davvero il destinatario corretto. La PEC personale invece, garantisce tracciabilità, responsabilità diretta e archiviazione digitale dei messaggi.

Come attivare e comunicare la PEC per gli amministratori

Per attivare una PEC personale bastano pochi passaggi. Occorre scegliere un gestore tra quelli accreditati, inserire i propri dati e allegare un documento di identità. Una volta completata la procedura, la casella sarà attiva nel giro di qualche ora. Il costo annuale è contenuto: in media tra i 5 e i 12 euro.

Dopo l’attivazione, la PEC va comunicata alla Camera di Commercio competente tramite una pratica online. Di solito ci si affida al proprio commercialista o a un intermediario abilitato, perché è necessario disporre di firma digitale per inviare la comunicazione.

Cosa succede se non si comunica la PEC

Dal 1° luglio 2025, la mancata comunicazione della PEC personale può bloccare ogni altra pratica legata alla società. Ad esempio, il deposito del bilancio, l’accettazione di una nuova carica o la modifica di uno statuto potrebbero essere rifiutati.

Inoltre, sono previste sanzioni amministrative. La comunicazione è obbligatoria per tutti i soggetti con cariche attive, indipendentemente dal fatto che l’azienda abbia o meno una PEC già attiva.

Anche se la Camera di Commercio dovesse assegnare un domicilio digitale d’ufficio, resta comunque responsabilità del soggetto aggiornare il dato, tenerlo attivo e monitorare i messaggi in arrivo.

Le scadenze da rispettare

Il termine per comunicare la PEC per gli amministratori personale al Registro delle Imprese è il 30 giugno 2025 per tutti coloro che risultano in carica alla data del 1° gennaio 2025.

Chi viene nominato dopo quella data, dovrà invece comunicare la PEC entro 30 giorni dalla nomina. In molti casi è possibile includere la comunicazione della PEC all’interno della stessa pratica che informa della nuova carica.

Attenzione: non tutte le PEC sono valide

Un errore comune è usare la PEC aziendale per comunicare il proprio recapito personale. Ma questo non è sufficiente: le Camere di Commercio richiedono che la PEC sia riferita al soggetto fisico e non sia già utilizzata da altri.

È importante che l’indirizzo sia univoco, accessibile solo al titolare e controllato regolarmente. Se la casella è piena, scaduta o inattiva, le comunicazioni non vengono consegnate e si rischia di perdere informazioni rilevanti, come notifiche di scadenze o irregolarità.

Cosa fare in caso di cambio PEC per gli amministratori

Se in futuro cambi la tua casella PEC, ricordati che sei tenuto ad aggiornare il dato anche al Registro delle Imprese. Questo aggiornamento va fatto entro 30 giorni dal cambio e richiede una nuova pratica online, esattamente come per la prima comunicazione.

Se non aggiorni il dato, il rischio è che gli enti pubblici continuino a inviare messaggi a una PEC non più valida, con le conseguenze che ne derivano in termini di sanzioni o responsabilità per omissioni.

Vantaggi della PEC anche oltre l’obbligo

Anche se oggi parliamo di un obbligo normativo, è importante sottolineare che la PEC può essere un valido alleato anche nella gestione quotidiana di una società. Grazie alla tracciabilità e al valore legale delle comunicazioni, consente di ricevere e archiviare documenti ufficiali, dialogare con fornitori e clienti, firmare contratti digitali, e gestire corrispondenza importante con maggiore sicurezza.

La PEC personale può essere utile anche in ambito privato: ad esempio per ricevere notifiche da enti pubblici, trasmettere dichiarazioni fiscali o accedere a servizi della Pubblica Amministrazione.

Checklist per mettersi in regola

Se ricopri una carica all’interno di una società, ecco cosa devi fare entro il 30 giugno 2025:

• verifica se hai già una PEC personale attiva e accessibile
• in caso contrario, attivane una il prima possibile
• controlla che la PEC non sia la stessa della società o di altri amministratori
• invia la comunicazione al Registro delle Imprese tramite un intermediario abilitato
• tieni sotto controllo la casella PEC: rinnova l’abbonamento e libera spazio se necessario
• in caso di cambio indirizzo, aggiorna il dato in visura entro 30 giorni

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