Arbeitsmittelpauschale: Das können Sie von der Steuer absetzen

Wie hoch ist die Arbeitsmittelpauschale? (Bild: cottonbro studio, Pexels)

Wenn Sie beruflich ein paar Dinge kaufen müssen, dann wissen Sie vielleicht, dass Sie solche Ausgaben steuerlich absetzen können.

Aber was genau gilt als Arbeitsmittel? Und wie funktioniert das mit der Arbeitsmittelpauschale? Kurz gesagt: Es geht darum, bestimmte Kosten ohne großartige Belege geltend zu machen und dabei bares Geld zu sparen. Gerade, wenn Sie regelmäßig beruflich bedingte Anschaffungen tätigen – vom Laptop über Fachliteratur bis hin zum Büromaterial – lohnt es sich, das Thema Arbeitsmittelpauschale mal genauer anzuschauen.

Wir zeigen Ihnen hier, was Sie absetzen können, wie hoch die Pauschale ist und worauf Sie bei Ihrer Steuererklärung unbedingt achten sollten.

Was ist die Arbeitsmittelpauschale?

Die Arbeitsmittelpauschale ist eine Art Steuergeschenk für alle, die beruflich Dinge anschaffen müssen.

Das heißt, wenn Sie sich beruflich ein bisschen was zulegen – sei es ein Laptop, Fachbücher oder einfach nur Schreibmaterial – dann können Sie pauschal 110 Euro bei Ihrer Steuererklärung absetzen, ohne dass Sie dafür irgendwelche Belege einreichen müssen. Klingt praktisch? Ist es auch.

Aber Achtung: Die Arbeitsmittelpauschale ist nicht zu verwechseln mit der allgemeinen Werbungskostenpauschale, die aktuell bei 1.230 Euro liegt. Während die Werbungskostenpauschale automatisch von Ihrem steuerpflichtigen Einkommen abgezogen wird, müssen Sie die Arbeitsmittelpauschale aktiv in Ihrer Steuererklärung angeben, wenn Sie davon profitieren wollen.

Warum das Ganze? Die 110 Euro gelten als sogenannte Nichtbeanstandungsgrenze.

Heißt: Das Finanzamt akzeptiert diese Pauschale, auch wenn sie offiziell gar nicht mehr im Steuerrecht verankert ist. Die Regelung existiert sozusagen als geduldete Ausnahme seit 1998 und wird vor allem dann spannend, wenn Ihre Ausgaben fürs Homeoffice oder berufliche Anschaffungen eben um die 110 Euro herum liegen oder Sie keine Belege mehr parat haben.

Wie hoch ist die Arbeitsmittelpauschale?

Die Arbeitsmittelpauschale in Deutschland liegt schon seit Jahren unverändert bei 110 Euro pro Jahr. Und das Beste daran: Sie können diesen Betrag einfach so in Ihrer Steuererklärung angeben – ohne dass Sie irgendwelche Belege vorlegen müssen. Das gilt übrigens auch für die Steuerjahre 2024 und 2025.

Aber natürlich gilt auch hier: Wenn Sie tatsächlich mehr als 110 Euro im Jahr für Arbeitsmittel ausgegeben haben, lohnt es sich, diese Kosten einzeln anzugeben. Dann können Sie nämlich auch den höheren Betrag absetzen und mehr Geld vom Finanzamt zurückholen.

Was gilt als Arbeitsmittel?

Das Schöne an der Arbeitsmittelpauschale: Es spielt keine Rolle, was Sie genau gekauft haben, solange es für den Job notwendig ist. Der Begriff „Arbeitsmittel“ ist ziemlich breit gefasst.

Hier mal ein paar typische Beispiele für Arbeitsmittel, die Sie absetzen können:

• Büromaterial und Schreibwaren: Von Druckerpapier über Stifte bis hin zum Ordner – alles, was Sie für Ihre Arbeit brauchen.

• Werkzeuge und Arbeitsgeräte: Das kann der Werkzeugkoffer für Handwerker genauso sein wie spezielle Software für IT-Profis.

• Typische Berufskleidung: Schutzkleidung, Arztkittel oder Uniformen, die beruflich vorgeschrieben sind.

• Fachliteratur und Fachzeitschriften: Alles, was Sie beruflich auf dem neuesten Stand hält.

• Computer, Laptops und Notebooks: Wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden, können Sie diese Kosten angeben.

• Smartphones und Tablets: Gleiches Spiel wie bei Computern – berufliche Nutzung vorausgesetzt.

• Büromöbel und Einrichtungsgegenstände: Auch Ihr Bürostuhl oder der neue Schreibtisch kann als Arbeitsmittel gelten, wenn Sie ihn beruflich brauchen.

Der Trick bei der Sache: Sie können alle diese Ausgaben gesammelt eintragen und mit der Pauschale absetzen, wenn Sie sich in diesem Bereich bewegen. Liegen Ihre Ausgaben darüber, ist es natürlich schlauer, die echten Kosten mit Belegen anzugeben.

Sollten Sie mehr als 110 Euro ausgegeben haben und die Belege noch parat haben, können Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen. Die Pauschale ist sozusagen der Rettungsanker, wenn es mit den Belegen mal nicht geklappt hat.

Wollen Sie wissen, wie Sie das alles genau in Ihrer Steuererklärung angeben müssen und was sich am besten kombinieren lässt? Dann lesen Sie weiter, denn es gibt einiges zu beachten, um das Maximum rauszuholen.

Arbeitsmittel richtig von der Steuer absetzen: So funktioniert’s

Wenn Sie Arbeitsmittel für Ihren Job kaufen, können Sie diese in der Steuererklärung angeben und sich so ein bisschen Geld zurückholen.

Doch wie viel Sie absetzen können, hängt davon ab, wie sehr Sie die Sachen wirklich für den Job nutzen und wie teuer sie waren. Ich erkläre Ihnen hier alles ganz einfach – Schritt für Schritt.

Berufliche Nutzung oder doch privat? So wird unterschieden

Nicht alles, was Sie kaufen, lässt sich automatisch absetzen. Entscheidend ist, ob Sie das Arbeitsmittel wirklich hauptsächlich für den Job nutzen. Wenn Sie etwas zu mehr als 90 Prozent beruflich verwenden, dann können Sie die Kosten vollständig als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben.

Aber was, wenn Sie den Gegenstand sowohl beruflich als auch privat nutzen? Hier wird es ein wenig kniffliger: Dann können Sie nur den beruflichen Anteil angeben. Das heißt, Sie müssen schätzen, wie viel Prozent der Nutzung tatsächlich für den Job anfällt und diesen Anteil dann steuerlich geltend machen.

Beispiel:
Sie kaufen einen Drucker für 300 Euro und nutzen ihn zu 70 Prozent beruflich. Der Betrag, den Sie absetzen können, wird so berechnet:
300 Euro × 70 % = 210 Euro.

Wichtig ist, dass Sie bei gemischter Nutzung nachvollziehbar angeben können, wie Sie zu dieser Schätzung kommen. Zum Beispiel, wenn Sie den Drucker hauptsächlich für Arbeitsprojekte und nur ab und zu privat nutzen.

Wertgrenzen: Was dürfen Sie sofort absetzen und was nicht?

Bei der Steuererklärung sind nicht alle Arbeitsmittel gleich.

Es kommt darauf an, wie teuer sie waren. Die Regelung sieht so aus:

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Alle Anschaffungen, die ohne Mehrwertsteuer bis zu 800 Euro kosten, dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Das ist besonders praktisch bei kleineren Arbeitsmitteln wie einem Drucker oder einem Bürostuhl.

Teurere Anschaffungen: Wenn Sie zum Beispiel einen Laptop für 1.200 Euro kaufen, können Sie diesen nicht komplett auf einmal absetzen. Hier wird der Betrag auf mehrere Jahre verteilt. Bei Laptops gilt eine Abschreibungsdauer von drei Jahren. Also teilen Sie den Kaufpreis durch drei und setzen dann jedes Jahr ein Drittel ab.

Arbeitsmittelpauschale oder doch lieber jeden Euro angeben?

Jetzt kommt die entscheidende Frage: Wollen Sie die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro nutzen oder alles einzeln auflisten? Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile.

Die Pauschale: Einfach und unkompliziert

Die Arbeitsmittelpauschale ist perfekt, wenn Sie keine großen Ausgaben hatten oder die Belege nicht mehr vorhanden sind. Sie können einfach 110 Euro ohne Nachweise angeben. Wichtig ist nur, dass Sie kurz angeben, wofür das Geld verwendet wurde.

Zum Beispiel:

• Für Büromaterial

• Für Fachbücher oder Fortbildungsmaterialien

• Für Schutzausrüstung oder Berufskleidung

Aber Achtung: Diese Pauschale gilt nur, wenn Ihre tatsächlichen Kosten nicht höher sind als 110 Euro. Und sie wird auch nicht automatisch anerkannt. Sie müssen sie aktiv angeben.

Der Einzelnachweis: Lohnt sich das wirklich?

Wenn Sie tatsächlich mehr als 110 Euro für Arbeitsmittel ausgegeben haben, lohnt es sich, jeden Euro einzeln anzugeben. Dafür sollten Sie aber auch die Belege sammeln und aufbewahren.

Was Sie brauchen:

• Rechnungen

• Kaufbelege

• Kontoauszüge als Nachweis

Der Aufwand ist natürlich etwas größer, aber es lohnt sich, wenn Sie wirklich mehr ausgegeben haben. Denn: Nur so können Sie wirklich mehr Geld vom Finanzamt zurückbekommen.

Was hat die Werbungskostenpauschale mit der Arbeitsmittelpauschale zu tun?

Vielleicht haben Sie schon mal von der allgemeinen Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro pro Jahr gehört. Das ist der Betrag, den das Finanzamt automatisch von Ihrem Einkommen abzieht – und zwar ohne dass Sie etwas nachweisen müssen.

Die Arbeitsmittelpauschale ist nicht darin enthalten. Sie kommt zusätzlich dazu. Das heißt, wenn Sie mit Ihren gesamten Werbungskosten (inklusive Fahrtkosten, Fortbildungen, Arbeitsmitteln usw.) über diese 1.230 Euro kommen, lohnt sich ein genauer Blick.

Denn dann sollten Sie alle Kosten einzeln angeben, um mehr Steuern zurückzubekommen.

Fazit: So holen Sie sich Ihr Geld vom Finanzamt zurück

Die Arbeitsmittelpauschale von 110 Euro ist eine bequeme Möglichkeit, Arbeitsmittel ohne Belege abzusetzen. Sie macht aber nur dann Sinn, wenn Sie wirklich weniger als 110 Euro pro Jahr ausgeben oder keine Belege mehr haben.

Sind Ihre Ausgaben höher? Dann sollten Sie die Einzelnachweise sammeln und in der Steuererklärung angeben. So können Sie wirklich das Maximum herausholen.

Und falls Ihre gesamten Werbungskosten – also inklusive Fahrtkosten, Fortbildungen und Co. – über der Pauschale von 1.230 Euro liegen, dann lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Ausgaben sowieso.

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