Servizi alberghieri e di ristorazione tramite agenzia viaggi

Il settore alberghiero e della ristorazione presenta dinamiche complesse in materia di certificazione delle vendite, una complessità che aumenta significativamente quando le transazioni avvengono tramite agenzie di viaggio. Un particolare riferimento su questo tema è dato dalla risposta a interpello n 486 del 14 novembre 2019.

Sostanzialmente, nel caso di servizi resi da ristoranti ed alberghi possiamo avere due fattispecie: operazione effettuata ed acquistata direttamente dal cliente, per la quale si deve effettuare la certificazione dei corrispettivi; operazione effettuata per il tramite di agenzie di viaggio. In questo caso il corrispettivo incassato deve essere documentato con fattura elettronica.

I due principali modelli operativi con le agenzie di viaggio

È fondamentale distinguere le due modalità principali attraverso le quali le strutture ricettive e di ristorazione interagiscono con le agenzie di viaggio. Questa distinzione è cruciale in quanto determina le procedure di certificazione da adottare.  

Agenzia di viaggi come intermediario (prenotazione in nome e per conto del cliente):

In questo modello, l’agenzia di viaggi agisce come un mero tramite tra il cliente finale e la struttura alberghiera o di ristorazione. L’agenzia facilita la prenotazione del soggiorno o del servizio, ma il contratto di fornitura si instaura direttamente tra il cliente e la struttura. Di norma, il cliente effettua il pagamento direttamente alla struttura al termine del soggiorno o della fruizione del servizio. In questa configurazione, la relazione diretta per la fornitura del servizio e il relativo pagamento intercorre tra l’azienda del settore ospitalità e il consumatore finale, nonostante la prenotazione sia stata originata dall’agenzia. Questo implica che la documentazione principale di vendita deve essere indirizzata al cliente finale.  

Agenzia di viaggi come acquirente (acquisto della disponibilità di camere o servizi per la rivendita)

In questa seconda modalità operativa, l’agenzia di viaggi acquista direttamente dalla struttura alberghiera o di ristorazione la disponibilità di un certo numero di camere per un periodo definito o specifici servizi. L‘agenzia diventa quindi il diretto cliente della struttura, acquistando i servizi per poi rivenderli ai propri clienti, spesso nell’ambito di pacchetti turistici. In questo scenario, il pagamento delle prestazioni alberghiere e di ristorazione viene effettuato direttamente dall’agenzia di viaggi alla struttura, secondo i termini precedentemente concordati. Eventuali servizi extra acquistati dal cliente finale direttamente presso la struttura sono oggetto di una transazione separata. Questo modello sposta la relazione transazionale, rendendo l’agenzia di viaggi il cliente diretto della struttura ricettiva per i servizi acquistati. Di conseguenza, la certificazione delle vendite deve riflettere questa transazione diretta con l’agenzia.  

Procedure di certificazione: agenzia di viaggi come intermediario

Quando l’agenzia di viaggi prenota in nome e per conto del cliente, la procedura di certificazione per la struttura alberghiera o di ristorazione prevede specifici adempimenti. Al termine della prestazione, la struttura emette un documento commerciale al cliente finale. Questo documento ha sostituito lo scontrino fiscale e la ricevuta fiscale per la maggior parte delle transazioni con i consumatori finali a partire dal 1° gennaio 2021. Contestualmente all’emissione del documento commerciale, i dati relativi al corrispettivo devono essere trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate, in conformità con l’Articolo 2 del D.Lgs. n. 127/15.

Questo obbligo è entrato in vigore il 1° gennaio 2020, con un’anticipazione al 1° luglio 2019 per i soggetti con un volume d’affari superiore a 400.000 euro. Tuttavia, l’emissione della fattura elettronica non è obbligatoria a meno che non sia espressamente richiesta dal cliente. In tal caso, ai sensi dell’Articolo 22 del DPR n. 633/72, la struttura è tenuta ad emettere una fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e a consegnare al cliente una copia cartacea, salvo espressa rinuncia da parte di quest’ultimo. Anche se una prenotazione avviene tramite un’agenzia di viaggi, la modalità predefinita di certificazione per la struttura ricettiva nei confronti del cliente finale è la trasmissione telematica dei corrispettivi e l’emissione del documento commerciale. La fattura elettronica diventa obbligatoria solo su specifica richiesta del cliente. Per adempiere all’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi, le strutture alberghiere e di ristorazione devono dotarsi di Registratori Telematici (RT) o utilizzare la procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Questi strumenti sono necessari per registrare e inviare correttamente i dati delle vendite all’autorità fiscale.

Procedure di certificazione: agenzia di viaggi come acquirente

Nel caso in cui l’agenzia di viaggi acquisti direttamente la disponibilità di camere o servizi, la procedura di certificazione per la struttura alberghiera o di ristorazione è differente. In questa situazione, la struttura deve emettere una fattura direttamente all’agenzia di viaggi. Per le agenzie di viaggio, l’emissione deve avvenire tramite fattura elettronica veicolata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), come stabilito dall’Articolo 1, comma 3, del D.Lgs. n. 127/15.

Per quanto riguarda le agenzie di viaggio estere, la procedura varia a seconda che l’agenzia sia stabilita all’interno o all’esterno dell’Unione Europea. Per le agenzie stabilite all’interno dell’UE, è necessario emettere una fattura. Fino al 30 giugno 2022, le operazioni con soggetti esteri erano soggette all’obbligo di comunicazione tramite l’esterometro. A partire dal 1° luglio 2022, per le operazioni non rilevanti ai fini IVA in Italia di importo superiore a 5.000 euro, è subentrato l’obbligo di emissione di fattura elettronica tramite SdI, utilizzando specifici codici tipo documento (TD17) e codici natura (N2.1 o N2.2 per servizi non territorialmente rilevanti ai fini IVA).

Per le agenzie di viaggio stabilite al di fuori dell’UE, si applica una procedura analoga: emissione di fattura e, a partire dal 1° luglio 2022, obbligo di fatturazione elettronica tramite SdI per le operazioni che superano la soglia di 5.000 euro per i servizi non rilevanti ai fini IVA in Italia, sempre con l’utilizzo dei codici TD17 e N2.1 o N2.2.

È importante notare che i servizi extra acquistati direttamente dal cliente finale durante il soggiorno e non inclusi nell’acquisto dell’agenzia, devono essere certificati separatamente tramite l’emissione di corrispettivi telematici o, su richiesta del cliente, di una fattura. Quando si interagisce con agenzie di viaggio come acquirenti diretti, l’obbligo principale per la struttura ricettiva è l’emissione della fattura.

Rendicontazione tramite fattura pro-forma

Nella prassi può capitare che l’albergo intenda rendicontare i servizi già resi all’agenzia di viaggi, può emettere una fattura pro-forma. Documento non fiscale ma utile per il pagamento. In particolare, viene riconosciuto che la stessa funzione possa essere assolta mediante il rilascio di un documento commerciale, con la dicitura “documento non riscosso“.

Questa procedura presenta un aspetto da considerare con attenzione. L’emissione di un documento commerciale “non riscosso” comporta comunque il fatto che lo stesso confluisce nell’ammontare giornaliero dei corrispettivi oggetto di trasmissione.

Sostanzialmente si crea una differenza tra importo dei corrispettivi trasmessi (totale tra corrispettivi riscossi e non riscossi) ed imposta liquidata (relativa ai soli corrispettivi riscossi). Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate farà riferimento al momento dell’incasso del corrispettivo per determinare il momento di esigibilità dell’imposta.

Documentazione dei servizi resi a clienti abituali con pagamenti differiti

La procedura per la documentazione dei servizi resi a clienti abituali che effettuano pagamenti differiti segue principi simili a quelli applicati alle agenzie di viaggio che pagano in un momento successivo alla fruizione del servizio. Per ogni singolo servizio reso, è necessario emettere un documento commerciale con la dicitura “corrispettivo non riscosso“.

Questo permette di tracciare ogni singola prestazione. Al momento dell’effettivo pagamento, la struttura deve emettere un documento riepilogativo che comprenda l’ammontare totale dei servizi resi e pagati, oppure, se richiesto dal cliente, una fattura riepilogativa. L’utilizzo della dicitura “corrispettivo non riscosso” garantisce che la trasmissione telematica dei corrispettivi avvenga solo al momento dell’incasso, in conformità con il principio di esigibilità dell’IVA. Questo meccanismo è utile anche per la gestione amministrativa, in quanto consente di tenere traccia delle prestazioni erogate e dei relativi pagamenti in sospeso.

Consulenza fiscale online

Per chi offre servizi alberghieri e di ristorazione è importante monitorare la parte dei ricavi che derivano da operazioni effettuate con agenzie di viaggi. Come detto, quanto queste prenotano a nome proprio, la modalità di documentazione del corrispettivo si modifica.

Su questo aspetto di particolare interesse è la modalità di fatturazione. In questi casi, siamo di fronte ad operazioni B2B, quindi, con obbligo di certificazione mediante fattura. In tutti gli altri casi, ovvero, qualora l’agenzia di viaggi acquisti per conto del cliente, è sufficiente l’emissione del documento commerciale e la registrazione telematica del corrispettivo.

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Riferimenti normativi

Di seguito si elencano i principali riferimenti normativi e di prassi citati nel testo:

1. Articolo 2 del D.Lgs. n. 127/15 (corrispettivi telematici);  
2. Articolo 22 del DPR n. 633/72 (Esonero emissione fattura);  
3. Risposta a interpello n. 486 del 14 novembre 2019 dell’Agenzia delle Entrate;
4. Articolo 1, comma 3, del D.Lgs. n. 127/15 (Fattura elettronica B2B);  
5. Articolo 7-quater del DPR n. 633/72 (Territorialità IVA servizi alberghieri);  
6. Documento commerciale (sostituisce scontrino e ricevuta fiscale);  
7. Esterometro (comunicazione operazioni transfrontaliere).

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