Documenti da conservare almeno 5 anni, l’elenco da conoscere

Sapere quali documenti conservare per un determinato arco temporale è importante. Alcuni atti, infatti, sono una vera e propria “garanzia” contro le contestazioni fiscali, le dispute legali o le perdite finanziarie.

La legge prevede poi che alcuni documenti debbano essere conservati per un numero preciso di anni e chi ignora questa regola rischia di pagare multe salate. L’Agenzia delle Entrate, ad esempio, fissa un termine preciso per conservare determinati atti che è legato al periodo in cui è possibile verificare la correttezza fiscale del contribuente. Ecco dunque cosa conservare per almeno 5 anni.

L’importanza di conservare ricevute e documenti

Conservare ricevute, bollette e altri documenti può sembrare una perdita di tempo ma non lo è. Si tratta infatti di un’operazione importante da fare in caso di controlli o contestazioni come ad esempio per tasse non pagate o multe, solo per citarne alcune. Ovviamente per non riempire la casa di carte inutili, è utile sapere per quanto tempo andranno conservate. Per almeno 5 anni si dovranno tenere custoditi:

• la dichiarazione dei redditi;
• le bollette;
• le multe;
• le buste paga;
• l’assicurazione auto;
• le spese condominiali;
• ricevute di affitto.

Perché conservare la dichiarazione dei redditi

La dichiarazione dei redditi che si presenterà quest’anno con tutta la documentazione allegata come le fatture e le ricevute si dovrà conservare per almeno 5 anni. Nel caso si presenti nel 2025 per i redditi del 2024, si dovrà custodire la documentazione fino al 31 dicembre 2030. Il motivo è che il Fisco fino a quell’ultimo giorno potrà effettuare eventuali controlli o accertamenti.

Qualora invece il cittadino non abbia presentato la dichiarazione nonostante fosse tenuto a farlo, l’Agenzia delle Entrate potrà intervenire fino a 7 anni. Proprio per questo è di fondamentale importanza conservare tutto ciò che ha permesso di ottenere degli sconti sulle tasse e le certificazioni che giustificano il reddito dichiarato.

Anche nel caso di presentazione del 730 precompilato, nonostante molte spese risultino già inserite, si dovranno conservare i documenti in caso di verifica.

Se il contribuente presenta infine la dichiarazione tramite un Caf, dovrà comunque conservare la documentazione in caso di eventuali controlli.

Perché è importante conservare le bollette

Non si dovrebbero mai cestinare le bollette pagate ma conservarle perché potrebbero servire nel futuro. Nel caso arrivasse una richiesta di pagamento di una fattura già pagata, infatti, si potrà dimostrare di aver già saldato il debito mostrando la ricevuta. Senza quest’ultima il pericolo è quello di dover pagare due volte per lo stesso servizio.

Le bollette più comuni ovvero quelle della luce, del gas e dell’acqua devono essere conservate per 5 anni a partire dalla scadenza del pagamento secondo la legge. Al termine di tale arco temporale, infatti, il fornitore non potrà più chiedere di pagare una bolletta arretrata.

Vi sono però delle eccezioni che riguardano le bollette della luce, dell’acqua e del gas in quanto se vi sono ritardi significativi nella fatturazione o conguagli dovuti alla mancanza di dati effettivi per lungo tempo, il cliente può chiedere la prescrizione breve che è ridotta da 5 a 2 anni. La legge di bilancio 2020 ha ridotto inoltre i termini di prescrizione delle bollette telefoniche, internet e pay tv da 5 a 2 anni.

Vanno conservate per 5 anni anche le buste paga, perché?

Anche le buste paga dovrebbero essere conservate per almeno 5 anni. In tale arco temporale, infatti, si possono far valere i propri diritti:

• se il datore di lavoro deve ancora del denaro;
• per una causa legale o per chiedere un rimborso;
• se ci sono errori nei contributi versati dall’Inps.

Per fare un reclamo o chiedere quello che spetta si dovrà fare richiesta entro cinque anni in quanto trascorso tale periodo si potrebbe perdere il diritto di farlo. In ogni caso per sicurezza sarebbe meglio conservare le buste paga per 10 anni.

Le multe

Chi ha preso una multa per violazioni del Codice della Strada è importante che conservi la documentazione per tutelarsi in caso di contestazioni o errori nella notifica.

In caso di violazioni accertate dalla polizia della strada o dai carabinieri per eccesso di velocità in autostrada la prescrizione è uguale a 5 anni. Significa che se entro cinque anni dalla data dell’infrazione non verrà notificato alcun atto interruttivo della prescrizione, il debito verrà considerato estinto e quindi la multa non sarà più esigibile.

Assicurazione auto

Dal 2014 non si può più portare in deduzione nella dichiarazione dei redditi, la quota del premio assicurativo Rc auto destinata al contributo per il Ssn. Significa che per la polizza obbligatoria di responsabilità civile non si può più contare su nessuna agevolazione fiscale.

C’è però un’eccezione per chi ha sottoscritto una garanzia accessoria sugli infortuni del conducente. Costui/ei può infatti beneficiare di una detrazione del 19% sull’importo pagato che bisogna indicare nel modello 730 o in quello dei Redditi. In questi casi, la normativa fiscale prevede che i documenti che attestano la spesa sostenuta si conservino, come detto, per almeno 5 anni a partire dal termine dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione dei redditi.

Ecco un esempio pratico:

se nel 2023 si è pagata una polizza che includeva una garanzia contro gli infortuni del conducente e il totale della spesa è stato inserito nella dichiarazione dei redditi 2024, si dovrà conservare la relativa documentazione entro il 31 dicembre 2029 per essere in regola con l’Agenzia delle Entrate.

Spese condominiali

Le spese condominiali ordinarie sono i costi che ogni condomino deve sostenere regolarmente per i servizi dell’edificio come la pulizia delle scale o il compenso dell’amministratore.

Tali spese vengono approvate e ripartite tra i proprietari mediante il rendiconto condominiale annuale deliberato in assemblea e si prescrivono in 5 anni a partire dalla data della delibera.

Per questo, le ricevute di pagamento devono essere conservate per almeno 5 anni per tutelarsi in caso di contestazioni, richieste di pagamento già effettuato o controlli.

Ricevute affitto

Nonostante non vi sia un obbligo, è consigliabile conservare le ricevute dell’affitto per 5 anni. La normativa prevede infatti che il locatore ha 5 anni di tempo per chiedere eventuali somme non versate dall’inquilino. Dopo tale termine, il diritto del proprietario si prescrive per cui non è più possibile agire legalmente per ottenere quanto dovuto. Per questo si dovrebbero conservare tutte le ricevute di pagamento per almeno 5 anni dalla data di versamento. In caso di richieste di arretrati, di contestazioni o controversie, infatti, tali documenti rappresentano una prova concreta che il canone è stato pagato.

Ecco un esempio:

se un inquilino ha pagato il canone a febbraio 2021 dovrebbe conservare le ricevute fino a febbraio 2026 in modo tale da tutelarsi contro eventuali richieste indebite.