eFactura Fórum III: resumen del evento de facturación líder en España

Tras la celebración de la III edición del eFactura Fórum, el miércoles en Madrid, podemos afirmar que se trata del mayor evento sobre facturación electrónica que se realiza, en estos momentos, en España. Con la publicación de las fechas oficiales de aplicación de la ley Antifraude, muchas empresas, autónomos y asesorías quisieron acercarse a The Cube para conocer los detalles de esta normativa de la mano de expertos, así como saber en qué punto se encuentra la ley Crea y Crece.

En esta ocasión contamos con el apoyo de Fiskaly, ZeroComa, Sage, DocuWare, TeamSystem, Wolters Kluwer y Cegid, así como con la colaboración de AECEM y el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa. En esta jornada, líderes del sector tecnológico y expertos en fiscalidad abordaron el presente y el futuro de la facturación electrónica en nuestro país.

Datos clave y ventajas de las nuevas normativas

La presidenta de la Asociación Española de Consultores de Empresas (AECEM), Ana Mato, fue la encargada de dar el discurso inaugural del evento. En sus palabras de bienvenida, la directiva enumeró 12 ventajas que trae consigo la facturación electrónica y recomendó a las pymes y autónomos a implantar este sistema de facturación cuanto antes para estar preparados. “La facturación electrónica es una herramienta imprescindible para toda empresa, ya sea para cumplir con la ley, para agilizar procesos, para competir en el mercado o por cualquier motivo empresarial”. Estas ventajas serían:

1. Ahorro de costes operativos.
2. Mayor eficiencia y rapidez en los procesos.
3. Cumplimiento normativo asegurado.
4. Reducción del impacto medioambiental.
5. Mayor seguridad en la gestión documental.
6. Facilita la automatización de procesos.
7. Mejora la relación con clientes y proveedores.
8. Acceso global y almacenamiento en la nube.
9. Mejora de la productividad del equipo financiero.
10. Mayor transparencia y trazabilidad.
11. Reducción de errores humanos.
12. Incremento de la competitividad empresarial.

Por su parte, Manuel David Delacampagne, Subdirector General de Análisis Sectorial Dirección General de Política Económica del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa– Ministerio de Economía, nos anunció interesantes detalles de la ley Crea y Crece (que compete a su Ministerio) con la ponencia: “Factura electrónica B2B en España: menos morosidad, más productividad”.

Además de recordarnos los beneficios de este sistema, Delacampagne ofreció varios datos que hizo murmurar a la audiencia. Por una parte, y aunque no tenemos aún orden ministerial, se baraja que la factura electrónica será obligatoria en España a principios de 2027. Recordemos que esta ley es diferente a la de Verifactu, cuyas fechas ya se han anunciado.

El representante ministerial apuntó a la obligatoriedad de estos sistemas como parte del despliegue de políticas públicas más amplias. “La digitalización del proceso de facturación impacta directamente en la productividad del país. Es un eje estratégico dentro de la política económica nacional.” Las cifras que barajan en la administración son:

• En 2023 se emitieron 460 millones de facturas electrónicas B2B en España.
• Ahorros estimados: más de 3.500 millones de euros entre emisión y recepción.
• La interconexión entre plataformas privadas sigue siendo baja, lo que plantea retos para la interoperabilidad.

Por otro lado, Delacampagne nos dio detalles sobre la denominada Solución Pública de Facturación Electrónica, una plataforma desarrollada por la Administración para generar, enviar y recibir facturas en formato digital con plena validez legal.

Transformación digital y ejemplos de factura electrónica

Èlia Urgell, gerente de Producto de Impuestos y Facturación en Wolters Kluwer Tax & Accounting España, nos presentó la ponencia, “La facturación como palanca para la transformación digital”. La directiva planteó su presentación desde una perspectiva empresarial y estratégica. Subrayó que la facturación electrónica permite más que cumplir la ley: transforma el modelo de negocio.

“La clave del éxito es la anticipación. La digitalización no espera a nadie”, indicó Urgell tras mostrarnos varios vídeos con clientes de otros países donde la facturación electrónica es ya una realidad, como Italia o Portugal. Esta presentación nos recordó que la digitalización de los procesos de facturación va a reportar beneficios en la productividad interna y una reducción de los costes operativos, por lo que deberíamos ponernos ya con su implantación para hacerlo paso a paso y evitar el posible colapso que se prevé a finales de año.

Por otro lado y aunque, como hemos dicho antes, la factura electrónica (entre empresas) no sabemos aún cuándo será obligatoria, desde Cegid, Álvaro García nos adelantó cómo van a ser nuestras facturas con la nueva normativa, con excelentes ejemplos prácticos con cambios y los elementos más importantes que tendremos en cuenta.

Con un enfoque muy didáctico, García explicó la evolución desde la factura en papel hasta la inteligencia artificial aplicada a procesos contables. Además, detalló los requisitos técnicos del nuevo entorno normativo:

• Código QR obligatorio.
• Identificador del sistema informático.
• Hash o huella digital en cada factura.

“Cada factura electrónica será como un contrato notarial digital: trazable, seguro e inalterable», indicó García, quien también advirtió que que el uso de plantillas como Excel o Word sin software certificado dejará de ser válido legalmente.

Durante la segunda parte de la jornada, Francisco Javier Marchán, responsable de marketing de productos de Sage Iberia , presentó un interesante estudio realizado por su compañía a más de 9.700 empresas en Europa, donde se hacía una radiografía de la realidad de las pymes con los siguientes resultados:

• 75% experimenta retrasos en pagos por fallos de información.
• 26% ha recibido facturas fraudulentas.
• 57% sufre dificultades de tesorería.
• 28% ve limitada su capacidad de inversión.

Ante esta situación, Marchán indicó: “La nueva factura no es un cambio cosmético. Es una respuesta a problemas estructurales que venían afectando a nuestras empresas desde hace años». Asimismo, el directivo se atrevió a cuantificar el el impacto en la productividad que supondrán los cambios en la facturación: 13.500€ anuales que se ahorrarán las microempresas.

El último speaker de la mañana fue Roberto Soto, jefe de Producto en TeamSystem España, con su ponencia: “Claves para una adaptación sin errores”. En una intervención muy práctica, Soto ofreció una lista de verificación para empresas. Uno de los principales mensajes fue señalar que no todos los softwares son válidos, ni están homologados para las normativas. “Evita software no verificable. Si usas Excel, ya estás fuera de la ley”, advirtió a los presentes.

Soto también nos recordó que el despliegue de la facturación electrónica, según la ley Antifraude, será progresivo. Las empresas que presenten impuestos de sociedades estarán obligadas desde enero de 2026, mientras que para los autónomos se retrasa a julio de ese año. Por otro lado, el periodo de adaptación comenzará en el mes de julio de 2025, es decir, en unos meses, ya que será cuando los desarrolladores de software tengan la herramientas completamente lista, según lo impuesto en la ley.

Mesa redonda sobre Verifactu: «Vamos tarde ya»

Uno de los principales problemas que detectamos los organizadores de MuyPymes y MuyCanal es que los profesionales estaban confundiendo la factura electrónica con Verifactu, cuando son normativas diferentes, con fechas distintas y también diferentes obligaciones.

Por ello, quisimos dedicar una mesa redonda a cada una. La primera sobre Verifactu (ley Antifraude) estuvo compuesta por Carlos Prallong, responsable de Desarrollo de Negocio en España de fiskaly; Roberto Soto, Responsable de Producto en TeamSystem España; Ronald Lozano, Gerente del Equipo Legal de Ingeniería de Sage y Francesc Núñez, ERP Product Manager en Wolters Kluwer Tax & Accounting España.

En esta mesa, se debatió sobre la implementación del sistema VeriFactu, una de las piezas centrales del nuevo ecosistema normativo. Las intervenciones se centraron en los retos de implantación, la necesidad de software homologado y la resistencia cultural al cambio.

Carlos Prallong nos recordó las fechas oficiales de obligatoriedad de la ley y recalcó por qué no debemos esperar al último mes para adaptarnos. El responsable de fiskaly advirtió que las empresas que tengan que facturar con sistemas electrónicos el 1 de enero no deberían esperar a diciembre para empezar a utilizarlos. Se trata de uno de los principales mensajes del evento y que llevamos repitiendo en todas las ediciones de eFactura Fórum.

Por su parte, Roberto Soto explicó el papel que están jugando los desarrolladores de software en el proceso de certificación y adaptación a Verifactu. Estas empresas tienen, por primera vez, una responsabilidad legal, en tanto en cuanto sus herramientas deben estar adaptadas en julio de este año.

Y hablando de responsabilidades, Francesc Núñez también recordó el papel de las asesorías para acompañar a sus clientes en este nuevo escenario y cómo afectará el nuevo sistema en las inspecciones fiscales. El directivo de Wolters Kluwer indicó que estos negocios actúan de «puente» entre los desarrolladores y los clientes finales y su principal misión es apoyar a la pyme y al autónomo para una buena y correcta adaptación de sus sistemas a Verifactu. Núñez recalcó que «ya se nos está haciendo tarde«, porque el tiempo pasa y lleva algo de tiempo a los asesores explicar a todos sus clientes cómo facturar conforme a la ley, a partir del año que viene.

Por último, Ronald Lozano hizo un divertido «juego» a los asistentes a través de preguntas y respuestas para que ellos mismos se dieran cuenta de cuál era su nivel de digitalización en la facturación. Con esto, el directivo de Sage quería demostrar hasta qué punto iba a cambiar la forma de trabajar de las empresas y autónomos con la aplicación del nuevo sistema, especialmente en lo que respecta al control y seguimiento de la facturación.

Mesa redonda sobre la ley Crea y Crece: una oportunidad para digitalizarse

La ley Crea y Crece, o la que afecta a la factura electrónica, aún no cuenta con fecha oficial de obligatoriedad. Aunque durante este evento se indicó que es bastante probable que sea en enero de 2027, lo cierto es que será después de Verifactu. En cualquier caso, en esta mesa quisimos ahondar en la factura electrónica, que es el concepto que más está calando entre pymes y autónomos españoles.

En ella participaron:

• Juan García Sánchez, Director Regional de Ventas – Zona Sur y Levante, DocuWare
• Álvaro Allende, Director Comercial de ZeroComa
• Álvaro García, Marketing de Producto de Cegid

Centrada en el impacto normativo de la Ley Crea y Crece, la mesa remarcó cómo esta ley obliga a emitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, es decir, en las relaciones B2B.

Álvaro Allende nos puso en contexto sobre esta ley, recordándonos los aspectos más importantes y, sobre todo, las principales diferencias con Verifactu. El directivo de ZeroComa también nos aclaró que un software homologado para la ley Antifraude no tiene por qué estarlo para la factura electrónica, por lo que el cliente debe estar seguro y preocuparse de qué está utilizando.

Gracias a Juan García, nos enteramos de las estrategias que podrían utilizar las microempresas que no tengan digitalización previa y que puedan cumplir la ley de forma sencilla. El representante de DocuWare también nos explicó qué ocurrirá con los albaranes y cómo va a mejorar el control del cumplimiento de pagos y reducir la morosidad entre las empresas.

Por último, Álvaro García nos contó en qué punto se encontraban las asesorías españolas para liderar este nuevo ecosistema legal-digital, y cómo abordar esa transformación profunda que necesitarán muchas en su modelo de negocio y relación con el cliente. Desde Cegid ahondaron en las implicaciones prácticas para aquellas que aún gestionan lafacturación de forma manual, y revelaron qué estrategias de adaptación pueden recomendar las asesorías a este tipo de clientes.

Conclusiones

eFactura Fórum III dejó claro que España ha entrado en una nueva fase regulatoria: la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas con más de 8 millones de euros de facturación a partir de enero de 2026, y para autónomos desde julio del mismo año. Esta obligación, sin embargo, no debe percibirse solo como una carga legal. Tal y como se remarcó en múltiples ponencias, su implementación representa una oportunidad transformadora para reducir costes, mejorar la eficiencia operativa y profesionalizar la gestión empresarial.

Una de las ideas centrales del evento fue que el sistema VeriFactu, promovido por la Agencia Tributaria, no es solo un software, sino un nuevo paradigma normativo y tecnológico. Las empresas deberán contar con un Sistema Informático de Facturación (SIF) certificado, capaz de generar facturas con integridad, trazabilidad y seguridad, incluyendo campos como hash criptográfico, códigos identificadores y código QR.

Los ponentes advirtieron que seguir utilizando métodos tradicionales como Excel o Word quedará fuera de normativa, lo cual representa un riesgo legal y fiscal considerable. Por ello, los desarrolladores y proveedores de software deben garantizar que sus soluciones estén actualizadas y que sus clientes entiendan las implicaciones de los nuevos requisitos.

Otra conclusión relevante es que la digitalización del proceso de facturación va mucho más allá del cumplimiento normativo, una visión respaldada por los datos del estudio de Sage, que revelan que una pyme puede ahorrar entre 13.000€ y 49.000€ anuales, dependiendo de su tamaño, simplemente mediante la automatización del proceso de facturación. Además, la facturación electrónica libera tiempo y reduce la carga administrativa, dos activos vitales para la innovación.

Los países que han implementado sistemas similares han observado una reducción de la morosidad, mejoras en la recaudación fiscal y un mayor control sobre las operaciones empresariales, como lo reflejan los estudios europeos mencionados en el foro.

Por último, recalcar que es vital que las empresas no esperen al último momento para adaptarse. Los expertos coincidieron en que el periodo transitorio que comienza en julio de 2025 debe ser utilizado para formar a los equipos, revisar procesos y establecer relaciones con proveedores tecnológicos fiables.

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