Cómo calcular las retenciones a los trabajadores en 2025

En este post con contenido actualizado explicamos el procedimiento de cálculo de las retenciones de los trabajadores a partir de las tablas de 2025. 

• Saber cómo calcular retenciones correctamente es esencial, ya que este cálculo debe ajustarse a las circunstancias del trabajador.
• Hay diversos casos especiales en los que se aplica un tipo fijo de retención.  

Para la correcta elaboración de las nóminas es necesario realizar correctamente el cálculo de las retenciones del IRPF a los trabajadores.

El cálculo de las retenciones de los trabajadores está relacionado con varios trámites importantes. Estos trámites serían los siguientes: 

• Cumplimentación por el trabajador del modelo 145: con la firma del contrato el trabajador debe cumplimentar este modelo donde informa de sus circunstancias personales. 
• Elaboración de las nóminas: en ellas se aplican las retenciones efectuadas a los trabajadores. 
• Presentación del modelo 111: la empresa ingresa en Hacienda las retenciones practicadas a los trabajadores. 
• Presentación del modelo 190: la empresa presenta una declaración informativa con las retenciones practicadas en el año. 
• Presentación del IRPF: el trabajador presenta su declaración descontándose las cantidades que le han sido retenidas.

COMPARTE ¿Sabes calcular las retenciones de los trabajadores? Te damos las claves para que lo hagas a la perfección.

CONTENIDO DEL POST

Ingresos mínimos para practicar retenciones: La problemática de la tributación en el IRPF con el incremento del salario mínimo 

En el Real Decreto 142/2024, de 6 de febrero, por el que se modificó el Reglamento del IRPF, se elevó la cuantía mínima para practicar retenciones en el IRPF. 

Las cuantías mínimas para practicar retenciones quedaron de la siguiente manera:

La problemática actual es que, al incrementarse el salario mínimo, si no se modifica el límite exento del IRPF, algunos beneficiarios del incremento del IRPF tendrán que tributar.

El límite exento de tributar actual es de 15.876 que coincide con la cantidad mínima para practicar retención a un trabajador. Esta cantidad, fue incrementada para que coincidiera con el SMI a cobrar en 2024. 

La subida del salario mínimo (SMI) en 2025, que pasará a ser de 1.184 € brutos al mes en 14 pagas, implica que si no se modifica esta tabla tribute en el IRPF. Es decir, al cobrarse 16.576 €, se exceden los mínimos del tercer apartado. 

Cómo calcular la retención del IRPF: Tablas de 2024 

Como en otros años, la Agencia Tributaria ha puesto a disposición del público un cuadro resumen con las tablas de retención en 2025. 

El cuadro refleja la normativa vigente y se refiere no solamente a los rendimientos del trabajo, sino a todas clases de renta sometidas a retención. La tabla resume, principalmente, lo indicado en el artículo 101 de la Ley del IRPF y, en su desarrollo, por el Reglamento del IRPF. 

Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores 

Si te preguntas cómo calcular retenciones correctamente, debes conocer tres elementos clave:

• El importe percibido por el trabajador y el concepto de la retribución. 
• El tipo de retención. 
• Las circunstancias personales del trabajador declaradas en el modelo 145.

Cómo se calculan las retenciones a los trabajadores en el caso general

El cálculo de retenciones del IRPF en el caso general, salvo situaciones especiales, se basa en lo indicado en los artículos 80 y siguientes del Reglamento del IRPF.

1. Conocimiento de los datos necesarios para calcular las retenciones a los trabajadores 

Además del importe íntegro de la retribución, debes conocer las circunstancias personales del trabajador. Para ello, se ha ideado el modelo 145. 

Una parte de las rentas del contribuyente (variable en función de sus circunstancias) está excluida de la obligación de retener. 

Así podrás tener en cuenta ciertos importes que están excluidos de la obligación de retener y que vienen marcados por artículo 81.1 del reglamento. Varían en función de circunstancias del trabajador como: 

• Su situación familiar (casado, soltero, viudo, divorciado, separado). 
• Las rentas del cónyuge. 
• El número de hijos. 
• El tipo de renta que se satisface. Podemos consultar los límites en el artículo 81.2 del reglamento. 

2. Cálculo de la base de la retención 

Una vez conocidos los datos, te interesa saber la base de la retención. En general, el punto de partida será la suma de las retribuciones fijas y variables que se prevé pagar a lo largo del año natural. Sin embargo, no se incluirán: 

• Contribuciones de la empresa a planes de pensiones. 
• Las realizadas a planes de previsión social empresarial. 
• Las efectuadas a mutualidades de previsión social. 
• Los atrasos de ejercicios anteriores. 

Por otro lado, las retribuciones en especie se incorporan por su valor, sin incluir el importe del ingreso a cuenta. 

Para saber cuánto debes retener a tus trabajadores, has de saber cuál es su base de retención. Te enseñamos cómo calcularla. 

Un supuesto especial es el de los trabajadores peones o jornaleros que cobran por días. En ese caso, el importe se calcula multiplicando por 100 el de la peonada o jornal diario. 

A esa cifra, se le restarán determinadas cantidades como determinadas reducciones, cotizaciones sociales, mutualidades generales obligatorias de funcionarios, pensiones compensatorias de cónyuges, etc. 

3. Mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención 

A continuación, hay que hacer un cálculo del mínimo personal y familiar. Se realiza de forma muy semejante a cuando se presenta la declaración de la renta. 

En este punto es importante tener en cuenta que los descendientes se computan por mitad, salvo que al trabajador le corresponda desgravar en su totalidad por ese familiar. 

4. Se aplica la escala 

Conocida la base de la retención, se le aplica la siguiente escala recogida en el artículo 85.1.1º del Reglamento del IRPF. 

También se aplica esa misma escala al mínimo personal y familiar calculado en el paso anterior incrementado en 1.980 €. A continuación, se efectúa la resta, sin que pueda resultar negativa.

5. Tipo de retención 

El cálculo de retenciones del IRPF determina el tipo de retención, que resulta de dividir la cuota entre la base de retención y multiplicar el resultado por 100. Se expresa con dos decimales. En determinados casos de trabajadores con derecho a deducir por inversión en vivienda habitual, se reduce en dos enteros. 

El tipo de retención está sujeto a las siguientes limitaciones: 

• No puede ser negativo. 
• No puede ser inferior al 2 % en caso de contratos de menos de un año de duración (0,8 % para trabajos realizados en Ceuta o Melilla). Desde 2023, también ha de ser superior al 2 % en relaciones laborales especiales de artistas que desarrollan su actividad en las artes escénicas, audiovisuales y musicales y los casos de quienes realizan actividades técnicas o auxiliares de dicha actividad. 
• No puede ser inferior al 15 % en relaciones laborales especiales de carácter dependiente (6 % para trabajos realizados en Ceuta o Melilla). 

Los límites aplicables a los rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente no son aplicables si los trabajadores son penados o discapacitados. 

6. Regularización del tipo de retención 

Procede regularizar el tipo de retenciones de los trabajadores ante situaciones tales como: 

• Continuación de la relación laboral más allá de lo previsto. 
• Variaciones durante el año de las retribuciones o de los gastos deducibles de los rendimientos del trabajo. 
• Supuestos de movilidad geográfica. 
• Nacimiento o adopción de un hijo o incremento de otro tipo de descendientes. 
• Cambio en las circunstancias de los descendientes. 
• Aparición de una discapacidad o incremento de su grado en el trabajador o en sus descendientes. 
• Una resolución judicial que obligue al trabajador a satisfacer una pensión compensatoria a su cónyuge. También se regulariza en caso de anualidades por alimentos en favor de los hijos. 
• Si el cónyuge obtiene rentas, excluidas las exentas, superiores a 1.500 €. 
• Cambio de residencia a los territorios forales (Navarra. Vizcaya, Guipúzcoa y Álava), Ceuta o Melilla desde el resto del territorio español o desde el resto del territorio a los territorios forales, Ceuta o Melilla. 
• Un cambio de residencia que haga que el trabajador pase a ser contribuyente por el IRPF. 
• Cambio en las circunstancias de los ascendientes. 
• Variaciones originadas por posibles derechos del trabajador a desgravar por vivienda habitual. 

7. Nuevo cálculo de retenciones a los trabajadores en caso de regularización 

En estos casos, conforme a las nuevas circunstancias, se recalcula la cuota. A continuación, se le restan las retenciones que ya se hayan practicado durante el año. El resultado es lo que correspondería retener en lo que reste de ejercicio. 

Ante determinadas circunstancias, procede hacer una regularización de retenciones, lo que requiere calcular cuánto correspondería retener en lo que quede de año. 

El tipo de retención que se aplicaría en lo sucesivo sería el cociente entre esa diferencia y el importe total de las retribuciones que se prevea pagar al trabajador en lo que reste de año. Después lo multiplicas por cien para expresarlo en porcentaje. 

Por otro lado, tras una regularización, el nuevo tipo de retención no superará el 47 %. Y, si la totalidad de los rendimientos se hubiesen obtenido en Ceuta o Melilla y gozasen de la correspondiente deducción, el tipo máximo tras la regularización sería del 19 %. 

8. Solicitud por el trabajador de un tipo de retención más elevado 

El tipo que se calcula conforme al algoritmo descrito actúa como un tipo mínimo. De ahí en adelante, el trabajador puede solicitar uno más elevado, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF. Deberá pedirlo por escrito el trabajador y se aplicará, al menos, hasta final de año. No obstante, el trabajador puede renunciar por escrito al nuevo tipo o solicitar de nuevo otro más elevado. Además, por supuesto, si hay circunstancias que determinen uno más alto, deberá subirse. 

¿Existe alguna forma de calcular las retenciones a los trabajadores informáticamente? 

Sí, por supuesto. Podemos emplear soluciones de gestión laboral y Recursos Humanos, como SSage HR. Con ellas, calcularemos tanto las retenciones de los trabajadores como, en su caso, las regularizaciones pertinentes. Además, la AEAT también nos ofrece un servicio de cálculo de retenciones. 

Una buena solución de gestión es nuestro mejor aliado en el cálculo de las retenciones de los trabajadores. 

Con estas soluciones, consigues:

• Mejoras importantes en la planificación, gestión y control de tu negocio:  
• Tener la información contable, fiscal y de nóminas al día.  
• Realizar automáticamente la aplicación del algoritmo de cálculo de las retenciones.  
• Cumplimentar automáticamente tus modelos tributarios. 

Tipos de retenciones a los trabajadores en casos especiales

Consejeros y administradores 

A los consejeros y administradores, se les aplica: 

• Un 35 % de retención si la empresa ha tenido una cifra de negocios superior a 100.000 € en el ejercicio anterior. 
• Si la cifra de negocios es menor de 100.000 €, se aplica un 19 %. 

Determinadas colaboraciones con la empresa 

Existen determinados supuestos de colaboración con la empresa sin un contrato de trabajo que tributan como rendimientos del trabajo. Entre ellos encontramos: 

• La impartición de cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares. 
• La elaboración de obras literarias, artísticas o científicas, siempre que se ceda el derecho a su explotación. 

En estos casos, aunque no sean trabajadores de la empresa en sentido estricto, hay que efectuar una retención. El porcentaje suele ser de un 15 % del importe satisfecho. No obstante, recuerda que desde 2023 hay dos novedades importantes: 

• Algunos rendimientos derivados de la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas están sujetos al 7 % en los términos del segundo párrafo del artículo 103.3 de la ley del IRPF. 
• Los anticipos sobre derechos de autor que se vayan a devengar durante varios años también se retienen al 7 %. 

Atrasos de ejercicios anteriores 

Cuando se satisface un atraso que es de un ejercicio anterior, no se aplica el procedimiento habitual para calcular las retenciones. Se practica una retención del 15 %. 

No obstante, los atrasos se retienen al tipo que correspondería a este tipo de no haberse pagado con retraso: 

• En el caso de que se trate de retenciones sobre las remuneraciones de consejeros y administradores. 
• Cuando sean la contraprestación de las colaboraciones a las que nos referimos anteriormente. 

Cálculo de las retenciones a los trabajadores del régimen especial de trabajadores desplazados a territorio español 

Bajo determinadas condiciones, estos trabajadores pueden optar por tributar conforme a las normas del impuesto sobre la renta de los no residentes. Pagarían: 

• Un 24 % por sus primeros 600.000 € de renta.  
•  Un 47 % desde 600.001. 

El Modelo 145: Cómo comunicar los datos al pagador 

El modelo 145 tiene un papel relevante en el cálculo de las retenciones. A través de ese modelo, los trabajadores han de comunicar a la empresa sus datos. De esta forma, podremos emplearlos en el procedimiento de cálculo de las retenciones. Tiene que haber dos copias: una para el trabajador y otra para la empresa. 

Aunque no se presenta ante la AEAT, es un modelo trascendente en las relaciones con Hacienda. 

Además, existe la obligación de conservar la copia de la empresa para que esté a disposición de la Administración tributaria. Es la manera de que, si tienes alguna inspección, puedas acreditar que has efectuado las retenciones conforme a los datos facilitados. Asimismo, esos datos deben reflejarse según lo dictado en el modelo. 

Como regla, el modelo 145 se presenta anualmente. No obstante, si no ha habido modificaciones en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente. También será necesario tanto al comenzar la relación laboral, como en alteraciones posteriores de los datos. 

El cálculo de las retenciones es un procedimiento cotidiano. Hoy existen medios informáticos que facilitan mucho la labor. No obstante, es conveniente tener una idea de cómo se efectúa. 

¿Cómo evitar sobresaltos en las retenciones del IRPF en el mes de diciembre?

Si la empresa no ha retenido al trabajador la debida cantidad, deberá realizar un ajuste en la nómina de diciembre incrementando la retención. Para evitar o minimizar estos ajustes puedes seguir los siguientes consejos:

• Analiza los cambios que publique la Agencia Tributaria en cuanto a los porcentajes de IRPF a aplicar.
• Solicita a tus empleados que rellenen de nuevo el modelo 145 a principio de año para conocer si ha habido cambios que afecten al IRPF.
• Registra las modificaciones que haya habido en tu software de gestión de nóminas para automatizar tareas y aplícalas en las siguientes nóminas.
• Ten prevista las próximas regularizaciones, cuándo y cómo las vas a realizar.

Sage HR te ayuda con tus nóminas aportándote confianza, seguridad y precisión. Gracias a Sage HR podrás gestionar tus nóminas de manera precisa para evitar ajustes bruscos en el neto a cobrar de tus empleados a final del ejercicio. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.

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