Wielkie zmiany w Polsce. Chodzi o pracę i kolejki w urzędach

W Polsce szykuje się prawdziwa rewolucja administracyjna, która odciśnie piętno na codziennym życiu milionów obywateli. Rząd ogłosił wprowadzenie kompleksowej reformy funkcjonowania urzędów państwowych, której centralnym elementem jest wydłużenie godzin pracy placówek administracji publicznej nawet do godziny 18:00.

Fot. Warszawa w Pigułce

Ta fundamentalna zmiana ma szansę raz na zawsze rozwiązać problem, z którym od lat borykają się pracujący Polacy – konieczność brania urlopu lub zwalniania się z pracy, by załatwić najprostsze sprawy urzędowe. Nowe przepisy mają wejść w życie jeszcze w tym roku, co oznacza, że wkrótce wiele urzędowych spraw będzie można załatwić po standardowych godzinach pracy.

Dotychczas większość instytucji państwowych funkcjonowała w sztywnych ramach czasowych, zwykle od 8:00 do 16:00, co pokrywało się z typowymi godzinami pracy w większości firm i przedsiębiorstw. Ta zbieżność czasowa stawiała pracujących Polaków przed trudnym wyborem – albo wziąć dzień urlopu, albo prosić przełożonego o wcześniejsze wyjście, by zdążyć do urzędu przed jego zamknięciem. Sytuacja ta generowała frustrację obywateli i była przedmiotem licznych skarg kierowanych zarówno do samorządów, jak i władz centralnych.

Zgodnie z założeniami reformy, urzędy będą mogły rozpoczynać pracę w elastycznym przedziale od godziny 7:00 do 10:00, przy zachowaniu ośmiogodzinnego dnia pracy. To rozwiązanie ma nie tylko lepiej dostosować funkcjonowanie instytucji do potrzeb obywateli, ale również umożliwić samym urzędnikom lepsze zarządzanie swoim czasem pracy. Dodatkowo, wszystkie objęte reformą placówki będą zobowiązane przynajmniej raz w tygodniu do wydłużenia czasu obsługi interesantów do godziny 18:00, co da pracującym Polakom realną szansę na załatwienie spraw urzędowych po zakończeniu własnego dnia pracy.

Zakres planowanych zmian jest imponujący. Reforma obejmie szereg kluczowych instytucji państwowych, w tym urzędy administracji rządowej, placówki korpusu służby cywilnej, Prokuratorię Generalną RP, regionalne izby obrachunkowe oraz Instytut Pamięci Narodowej. W praktyce oznacza to, że obywatele zyskają możliwość późniejszego załatwiania spraw w urzędach skarbowych, oddziałach ZUS, urzędach wojewódzkich i wielu innych instytucjach publicznych, które dotychczas były praktycznie niedostępne dla osób pracujących w standardowych godzinach.

Minister odpowiedzialny za reformę administracji publicznej podkreśla, że zmiany są odpowiedzią na ewolucję stylu życia i pracy Polaków. „Żyjemy w czasach, gdy tradycyjne, sztywne ramy czasowe przestają odpowiadać rzeczywistym potrzebom społeczeństwa. Współcześni Polacy pracują w różnych godzinach, często zdalnie lub w systemie hybrydowym. Administracja publiczna musi nadążać za tymi zmianami i dostosowywać się do potrzeb obywateli, a nie odwrotnie” – czytamy w oficjalnym komunikacie resortu.

Eksperci z zakresu administracji publicznej zwracają uwagę, że wprowadzenie elastycznych godzin pracy może przynieść szereg korzyści zarówno dla obywateli, jak i dla samych urzędów. Przede wszystkim, rozłożenie obsługi interesantów na dłuższy czas pracy powinno znacząco zmniejszyć problem kolejek, które są nieodłącznym elementem krajobrazu wielu polskich urzędów. Mniejsza liczba jednoczesnych petentów to nie tylko większy komfort dla obywateli, ale również mniejszy stres dla pracowników administracji, którzy będą mogli poświęcić więcej czasu i uwagi poszczególnym sprawom.

Według analiz przeprowadzonych przez Ministerstwo Cyfryzacji, około 65% spraw urzędowych załatwianych jest obecnie w godzinach 10:00-14:00, co prowadzi do nieproporcjonalnego obciążenia systemu w środku dnia. Rozciągnięcie czasu pracy na późniejsze godziny powinno skutkować bardziej równomiernym rozłożeniem obciążenia, co przełoży się na szybszą i sprawniejszą obsługę.

Warto zauważyć, że podobne rozwiązania funkcjonują już z powodzeniem w wielu krajach europejskich. W Szwecji niektóre urzędy pracują nawet do godziny 19:00, a w Holandii interesanci mogą umówić się na wizytę w urzędzie w godzinach wieczornych. W Niemczech z kolei popularny jest model, w którym urzędy są otwarte do późnych godzin popołudniowych jeden lub dwa dni w tygodniu, a w pozostałe dni funkcjonują w standardowych godzinach. Doświadczenia tych krajów pokazują, że elastyczne godziny pracy administracji publicznej znacząco poprawiają satysfakcję obywateli z usług świadczonych przez państwo.

Polska reforma czerpie z tych doświadczeń, dostosowując je do lokalnych warunków i potrzeb. Ministerstwo przeprowadziło szerokie konsultacje zarówno z przedstawicielami pracowników administracji, jak i z organizacjami reprezentującymi interesy obywateli. Wyniki tych konsultacji posłużyły do opracowania modelu, który ma szansę sprawdzić się w polskich realiach.

Wprowadzane zmiany są częścią szerszej strategii modernizacji polskiej administracji publicznej. Równolegle do reformy godzin pracy, rząd intensywnie rozwija usługi cyfrowe, dzięki którym coraz więcej spraw można załatwić online, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Elastyczne godziny pracy placówek mają stanowić element uzupełniający w drodze do pełnej cyfryzacji administracji, oferując alternatywne rozwiązanie dla osób, które z różnych względów preferują tradycyjny kontakt z urzędem lub załatwiają sprawy wymagające osobistego stawiennictwa.

„Naszym celem jest stworzenie administracji publicznej, która jest dostępna dla obywatela na różne sposoby i w różnym czasie. Chcemy, aby Polacy mieli realny wybór – mogą załatwić sprawę online o dowolnej porze dnia i nocy, lub osobiście w urzędzie w dogodnych dla siebie godzinach” – podkreśla wiceminister odpowiedzialny za cyfryzację.

Reforma niesie ze sobą również istotne korzyści dla polskiej gospodarki. Możliwość załatwiania spraw urzędowych po standardowych godzinach pracy oznacza, że pracownicy nie będą musieli brać urlopów na wizytę w urzędzie, co powinno przełożyć się na większą efektywność w firmach i lepsze wykorzystanie czasu pracy. Ekonomiści szacują, że skala tego zjawiska jest znacząca – każdego roku Polacy wykorzystują miliony godzin urlopowych właśnie na załatwianie spraw urzędowych w godzinach, gdy instytucje te są otwarte.

Według wstępnych analiz przeprowadzonych przez jeden z think-tanków ekonomicznych, elastyczne godziny pracy urzędów mogą przynieść gospodarce oszczędności rzędu 500 milionów złotych rocznie, wynikające z lepszego wykorzystania czasu pracy i zmniejszenia absencji pracowników. To znacząca kwota, która pokazuje, że reforma ma nie tylko wymiar społeczny, ale również ekonomiczny.

Zmiany w godzinach pracy urzędów mogą też pozytywnie wpłynąć na rynek pracy w sektorze publicznym. Elastyczny czas pracy może przyciągnąć do administracji publicznej nowych pracowników, szczególnie młodych ludzi, którzy dotychczas nie brali pod uwagę takiej ścieżki kariery ze względu na sztywne godziny pracy. Dla wielu osób możliwość rozpoczynania pracy o różnych porach dnia może stanowić istotny argument przy wyborze pracodawcy.

Jak pokazują badania przeprowadzone wśród pracowników administracji publicznej, około 40% urzędników chętnie skorzystałoby z możliwości pracy w bardziej elastycznych godzinach. Szczególnie dotyczy to młodych rodziców, którzy dzięki temu mogliby lepiej godzić obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi, a także osób studiujących zaocznie, dla których elastyczny grafik pracy stanowiłby znaczące ułatwienie.

Choć ogólny kierunek zmian spotyka się z pozytywnym przyjęciem, eksperci zwracają uwagę na wyzwania związane z wdrożeniem reformy. Skuteczne wprowadzenie elastycznych godzin pracy będzie wymagało przemyślanego rozplanowania zmian pracowników, tak aby zapewnić efektywną obsługę przez cały wydłużony dzień pracy. Konieczne będzie również dostosowanie systemów informatycznych, zabezpieczeń i logistyki budynków do dłuższego czasu funkcjonowania.

Istotnym wyzwaniem będzie także zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji między pracownikami poszczególnych zmian, tak aby sprawy rozpoczęte przez jednego urzędnika mogły być kontynuowane przez innego, bez konieczności ponownego gromadzenia danych czy dokumentów. Wymaga to nie tylko sprawnych systemów informatycznych, ale również wypracowania nowych procedur i kultury organizacyjnej.

Nie bez znaczenia są również kwestie związane z kosztami reformy. Wydłużenie godzin pracy urzędów wiąże się z dodatkowymi wydatkami na energię elektryczną, ogrzewanie, a w niektórych przypadkach również na ochronę budynków. Ministerstwo zapewnia jednak, że przeprowadzone analizy wskazują na to, iż korzyści ekonomiczne wynikające z reformy znacząco przewyższą poniesione koszty.

Związki zawodowe reprezentujące pracowników administracji publicznej generalnie popierają kierunek zmian, podkreślając jednak, że kluczowe będzie odpowiednie zabezpieczenie praw pracowniczych. Szczególny nacisk kładą na kwestie związane z dodatkami za pracę w niestandardowych godzinach oraz na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom, którzy będą kończyć pracę w późniejszych godzinach wieczornych, zwłaszcza w miesiącach zimowych.

„Popieramy ideę większej dostępności urzędów dla obywateli, ale nie może się to odbywać kosztem pracowników. Konieczne jest wypracowanie rozwiązań, które będą korzystne dla wszystkich stron” – podkreśla przewodniczący jednego z związków zawodowych działających w sektorze publicznym.

W odpowiedzi na te obawy, Ministerstwo zapowiada szereg działań wspierających pracowników. Planowane są dodatkowe szkolenia, system dodatków finansowych za pracę w godzinach popołudniowych, a także rozwiązania ułatwiające dojazd do domu po zakończonej pracy, takie jak vouchery na taksówki dla osób kończących pracę po godzinie 17:00 w okresie zimowym.

Istotnym elementem reformy będzie również kampania informacyjna skierowana do obywateli. Ministerstwo planuje szeroko zakrojoną akcję, której celem będzie poinformowanie Polaków o nowych możliwościach załatwiania spraw urzędowych. Kampania będzie obejmować zarówno tradycyjne media, jak i platformy social media, a także bezpośrednie informacje w samych urzędach.

Warto zauważyć, że reforma spotyka się z szerokim poparciem społecznym. Według badań opinii publicznej przeprowadzonych na zlecenie Ministerstwa, aż 78% Polaków popiera pomysł wydłużenia godzin pracy urzędów. Szczególnie entuzjastycznie do zmian podchodzą osoby w wieku 25-45 lat, które najczęściej muszą godzić pracę zawodową z załatwianiem spraw urzędowych.

Samorządy lokalne, które już wcześniej eksperymentowały z wydłużonymi godzinami pracy niektórych wydziałów, również podzielają się pozytywnymi doświadczeniami. W Gdańsku, gdzie urząd miasta jeden dzień w tygodniu pracuje do godziny 18:00, zaobserwowano znaczący wzrost satysfakcji mieszkańców oraz zmniejszenie liczby skarg na dostępność usług administracyjnych.

Podobne pozytywne doświadczenia zgłaszają inne miasta, które wprowadziły pilotażowe programy wydłużonych godzin pracy wybranych wydziałów. Te lokalne inicjatywy stanowiły cenną inspirację dla reformy ogólnokrajowej i dostarczyły praktycznych wskazówek dotyczących jej implementacji.

Wprowadzenie elastycznych godzin pracy w urzędach to krok w kierunku budowania bardziej przyjaznej i dostępnej administracji publicznej. To również sygnał, że państwo dostrzega zmieniające się potrzeby obywateli i stara się na nie odpowiadać. Jeśli reforma zostanie właściwie przeprowadzona, może znacząco poprawić relacje między obywatelami a instytucjami państwowymi, które zbyt często postrzegane są jako niedostępne i oderwane od rzeczywistych problemów ludzi.

Sukces reformy będzie zależał nie tylko od samych zmian organizacyjnych, ale także od zmiany mentalności – zarówno po stronie pracowników administracji, jak i obywateli. Kluczowe będzie zbudowanie kultury organizacyjnej zorientowanej na potrzeby petenta, w której elastyczność i dostępność są traktowane jako fundamentalne wartości służby publicznej.

Równie istotne będzie monitorowanie efektów zmian i ewentualne korygowanie przyjętych rozwiązań w oparciu o rzeczywiste doświadczenia. Ministerstwo zapowiada regularne badania satysfakcji obywateli oraz pracowników administracji, których wyniki będą służyć do ciągłego doskonalenia systemu.

Reforma godzin pracy urzędów to nie tylko zmiana organizacyjna, ale również symboliczny krok w stronę nowoczesnego państwa, które dostosowuje się do potrzeb swoich obywateli, a nie wymaga od nich dostosowania się do przestarzałych struktur. To wizja administracji, która istnieje dla ludzi, a nie odwrotnie – i jako taka zasługuje na szerokie poparcie społeczne.

Artykuł Wielkie zmiany w Polsce. Chodzi o pracę i kolejki w urzędach pochodzi z serwisu Warszawa W Pigułce.