«El rol de las asesorías ante las nuevas normativas de facturación»: Conclusiones

Hace unos días, desde MuyPymes organizamos la mesa redonda “El rol de las asesorías ante las nuevas normativas de facturación”, concretamente ante las leyes Antifraude (conocida como Reglamento Verifactu) y Crea y Crece. El objetivo del encuentro, celebrado en Madrid, era conocer cuál es la responsabilidad y cómo están actuando las asesorías, un sector clave para que pymes y autónomos puedan adaptarse a las leyes de forma eficaz, evitando sanciones.

Para ello contamos con la presencia de varios profesionales del sector de las asesorías: Luis Martín, CEO de CE Consulting; Daniel Gil, Director del Área de Contax de Adlanter; Iván Asperilla, Director General de Legagestión y Diego Hipólito, Socio Director del Área Contable del Grupo Eru. También participaron Diana Freire, Invoicing Specialist, y Mayte López, Customer Success Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España, uno de los fabricantes de software de gestión que más está evangelizando sobre las nuevas normativas de facturación.

Alcance y contexto de las nuevas normativas

Wolters Kluwer lleva años intentando trasladar a pymes y autónomos el mensaje de que “hay que adaptarse cuanto antes” a estos cambios legales. En la edición de 2024 del Barómetro de la Asesoría, un informe que la multinacional elabora cada año, constataron que solo el 30% de las asesorías se consideraban “totalmente informadas” de estas normativas. 

Diana Freire puso encima de la mesa esta problemática, motivada por múltiples aspectos, entre los cuales cobra gran importancia la confusión que hay entre ambas leyes. “Las dos normativas afectarán a la facturación de pymes y autónomos, pero nacen de diferentes ministerios. Por un lado, la Ley Crea y Crece obligará a emitir facturas electrónicas pero aún no se ha aprobado el Reglamento que la desarrolla”. “Por otro lado, la ley Antifraude y el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación que deriva de esta ley obligarán a tener un registro digital por cada factura emitida, y este Reglamento sí está aprobado y entrará en vigor este mismo año”.

Haber anunciado ambas leyes casi a la vez ha provocado que pymes y autónomos confundan los conceptos y el alcance pero también ha generado un estrés importante en asesorías pequeñas que, por no tener el suficiente tiempo, siguen inmersas en un gran desconocimiento. Esto es un problema porque, aunque no es su responsabilidad aplicar las normativas, sí tienen un papel fundamental a la hora de explicar al cliente la importancia de estar adaptados a la legalidad y las consecuencias de incumplirlas. 

“En España hay más de 60.000 asesorías de tamaños dispares y muchas no tienen los recursos necesarios o la capacidad para estar al día”, comentó Daniel Gil, de Adlanter. En el caso de este despacho, al igual que el resto de los invitados a la mesa, sí que han hecho “los deberes” y ya han contactado con sus clientes para avisarles de la llegada inminente de las novedades en facturación. “Tenemos que hacerles ver que van a ganar mucho en seguridad jurídica, productividad interna y fiabilidad del negocio”, indicó Gil. Unas ventajas que también van a tener las propias asesorías, y por lo que deberían ponerse al día cuanto antes. “La facturación en Excel o PDF va a desaparecer”, concluyó.

Iván Asperilla, de Legagestión, apuntó que la edad de muchos asesores también es un hándicap a la hora de adoptar y transmitir los beneficios de las normativas de facturación. “El relevo generacional conllevará una apuesta más fuerte por la digitalización; de momento, el grueso de las asesorías y despachos cuentan con una media de edad bastante alta”.

Por su parte, Luis Martín, CEO de CE Consulting, tampoco se mostró extrañado por los resultados del Barómetro de la Asesoría. El directivo recordó que el asesor tiene que aplicar ya múltiples normativas que afectan a la facturación y que han de recordar a sus clientes. “La gran mayoría de estos negocios está formado por autónomos que se encuentran saturados de leyes y cambios constantes ante los cuales, muchas veces, no dan abasto”.

Primera parada: Verifactu

Con la orden ministerial ya publicada, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación, derivado de la Ley Antifraude, será la primera normativa en ser obligatoria para las empresas. Este reglamento no regula la facturación electrónica, sino que fija unos requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Básicamente, deberán generar unos registros digitales por cada factura emitida que las pymes y autónomos deberán guardar o bien, de forma voluntaria, enviar a la Agencia Tributaria a través de la modalidad Verifactu (este es el motivo por el cual se conoce como Reglamento Verifactu).

Los fabricantes de software tienen hasta el 29 de julio de este año para adaptar y dejar listas sus herramientas de facturación. De hecho, deben estar homologadas si quieren comercializarlas a partir de esa fecha. Además, están sirviendo como punta de lanza de las asesorías para que estas conozcan más en profundidad la ley y puedan recomendar sistemas informáticos adaptados a sus clientes. 

“Los proveedores de software tenemos que estar preparados el 29 de julio, a partir de esa fecha nuestros sistemas han de cumplir el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación”, indicaron desde Wolters Kluwer. “Este Reglamento viene a verificar que se está cumpliendo con la Ley General Tributaria y refuerza un cambio en la facturación que los clientes de las asesorías deberán acometer”, concluyeron.

El plazo de implantación de estos cambios para las empresas será el 1 de enero de 2026, en el caso de las pymes, y el 1 de julio de 2026, en el de los autónomos. Los asistentes a la mesa temen que pymes y autónomos dejen todo para última hora y se produzca un colapso en las asesorías. “Debemos hacerles entender que ellos tienen ciertas responsabilidades que no podemos asumir”, indicó Asperilla. El directivo también reconoció que sus clientes “se lo están tomando bien, aunque siempre se espera hasta el último momento porque no les gustan los cambios, pero no les queda otra. Nosotros les estamos ofreciendo soluciones”, reconoció.

Los asesores reunidos por MuyPymes llevan ya meses informando a sus clientes, de una u otra manera (mail, teléfono….) de la llegada del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Pero Martín recordó que la tarea del asesor no acaba ahí, sino que también es vital acompañarlos en esta travesía. “No puede ser que le mandemos información y después nos olvidemos. Hemos de realizar una labor proactiva para que el cliente lo entienda y sepa bien cuál es la responsabilidad de cada uno. No obstante, es la empresa la que asumirá la responsabilidad y las sanciones de la ley, por lo que tendrá que elegir un buen partner tecnológico, donde el asesor actuará de puente”, explicó el CEO de CE Consulting.

El hecho de “sentarse con el cliente” también es defendido desde Adlanter, donde Gil reconoce que cada uno tiene su casuística y particularidades que les harán necesitar más o menos soporte. “Lo importante es empezar cuanto antes porque el tejido empresarial es muy variopinto y la labor didáctica será grande, necesitamos decirles que la digitalización de la facturación será un beneficio a medio y largo plazo para ellos, ya que se liberarán de una gran carga administrativa. Por otro lado, a nosotros nos servirá para aligerar también nuestro día a día, es un win win, donde la asesoría será la primera beneficiaria”.

A esto, el director de Legagestión añadió que se producirá un estrechamiento en la relación con los clientes, siempre y cuando sean capaces de “generar un valor de servicio”.

“La factura electrónica no es algo nuevo”

La factura electrónica, obligatoria ya para algunos tipos de empresas, aumentará su alcance y obligatoriedad con la ley Crea y Crece. Diego Hipólito, Socio Director del Área Contable del Grupo Eru, recordó que esta modalidad de facturación “existe desde hace años”. Sin embargo, reconoció que no todo el mundo la conoce y que ellos llevan también mucho tiempo comunicando telefónicamente a sus clientes sobre las nuevas normativas. “Muchos nos están diciendo que ya hablaremos en enero”, un error que, como vemos, se repite bastante.

En el caso de Grupo Eru, su modus operandi consiste en proporcionar una demo del software de facturación a aquellos clientes que están dispuestos y ya concienciados, “también les damos cursos y les configuramos nosotros el programa, y en el 90% de los casos es un trabajo que no se cobra”. 

El directivo de esta asesoría también explicó que se están encontrando con negocios que usan aplicaciones verticales cuyos desarrollos no están homologados para la facturación del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación. Estos se resisten a cambiar de programa y se “creen que enviándonos un excel está todo resuelto”. “Si vienen en diciembre con las prisas no vamos a poder atenderles”, se lamentó Hipólito.

Por su parte, Mayte López, de Wolters Kluwer, recordó que las pymes y autónomos, que delegan este tipo de gestiones a su asesor para poder dedicarse a su trabajo del día a día, tienen en esta ocasión la responsabilidad de conocer estos cambios legales porque serán ellos quienes tendrán que cambiar la forma en que hasta ahora han emitido sus facturas.

 “Ahora, por primera vez, la obligación recae directamente sobre las pymes, que deben saber que su software debe cumplir con el reglamento y que les obliga a cambiar procesos, digitalizarse y hacerlo en unos tiempos determinados”. 

La responsabilidad de los asesores

“La Administración está delegando a los asesores la responsabilidad que no tenemos”, se lamentó Luis Martín. Y es que hay mucha confusión sobre quién debe asumir la responsabilidad ante estas novedades normativas. Mientras que los asesores se quejan de que la Administración no está informando lo suficiente sobre lo que van a suponer estas leyes, los clientes esperan que sea la asesoría la que se encargue de adaptar su facturación. Y realmente son las empresas finales quienes van a ser multadas en caso de no cumplir con la ley, por tanto, deberían ser las primeras interesadas en saber cómo hacerlo.

Desde Wolters Kluwer, Mayte López recordó que su compañía lleva desde 2022 divulgando información, en colaboración con la Agencia Tributaria, y destacó la importancia de ver estos cambios como una oportunidad de mejora: “Estas leyes impulsarán la digitalización, algo que todo asesor sueña: que los clientes estén digitalizados y puedan contar con entornos colaborativos. Como todos los procesos de cambio, hay cierta resistencia, y es cierto que el sector de la asesoría está muy colapsado porque hay muchos cambios legales y, además, las pequeñas empresas se apoyan para todo en su asesor porque veláis por su negocio, pero realmente cambiará en positivo la forma de trabajar del despacho profesional”. 

Tanto desde Legagestión como de Grupo Eru, coincidieron en que el cliente debe abandonar la idea de que su responsabilidad acaba contando al asesor el problema para que lo resuelva. 

“La Administración nos obliga a la digitalización y esto es una oportunidad”, sentenciaron desde CE Consulting. “En mi opinión, ha habido dos legislaciones claves y disruptivas: las notificaciones electrónicas, que nos hizo cambiar los procesos, y la facturación electrónica, que es una oportunidad para eficientar nuestros procesos”, indicó su CEO. 

El problema viene, nuevamente, del desconocimiento general de los sistemas de facturación. Hay empresas que tienen varios, la gran mayoría no sabe cuáles estarán homologdos para Verifactu y cuáles no. “Hay fabricantes que están desinformando con este tema”, continuó Hipólito, “la parte técnica es súper desconocida y va a caer como un plomo”.  “De aquí a unos años, los asesores que solo procesen facturas van a desaparecer completamente”, concluyó. 

Por otro lado, van a surgir nuevas oportunidades para el sector de la asesoría, como anticiparon desde Adlanter: “Todo esto nos va a permitir centrarnos en el asesoramiento y  ofrecer más valor añadido”. 

Diana Freire indicó que el asesor no solo ofrece una herramienta a sus clientes sino un servicio, que lleva implícito y se tiene que poner en valor. La elección de uno u otro software debería realizarse con cuidado, ya que es donde se va a depositar la confianza para unos procesos muy sensibles. “Lo que decida el cliente va a repercutir en su trabajo, han de pensar que los automatismos de ahora y del futuro van a evitar requerimientos a medio y corto plazo”. 

Para ello, las asesorías de la mesa redonda reconocieron que están haciendo una gran inversión, a muchos niveles, que esperan que “repercuta en un futuro”, como indicaron desde Adlanter, aunque reconocieron que es “un salto que no todo el mundo puede hacer”.

“Por parte de Wolters Kluwer contamos con herramientas que pueden ayudar y también ofrecemos formación a través de Wolters Kluwer Academy. Para nosotros, ayudar al asesor es una prioridad porque sabemos de la complejidad de vuestro día a día”, dijo Mayte López. 

“Nosotros estamos pensando en esta formación y adaptación, pero el 60% de nuestros clientes no está al día de esto. A lo que hay que añadir el calendario de obligaciones que tenemos en los despachos… Al final, nos quedamos con dos meses y medio antes de que sean obligatorias las normativas, por lo que ya llegan tarde”, dijo Gil. 

“Por primera vez nos enfrentamos a una transformación del modelo de negocio de nuestro sector y el software de gestión es una herramienta digital más. Lo tenemos que tomar en positivo y adaptarnos”, indicó Martín. “Es una oportunidad para atraer talento joven y digitalizado, donde el trabajo principal se desarrolle al lado del cliente y no delante de una pantalla haciendo tareas administrativas, como ahora”, concluyó.

La falta de talento, el cambio generacional y la sobrecarga de trabajo también se pusieron encima de la mesa durante el debate. “Cuand implantemos estas novedades en facturación, nos acostumbremos y tengamos todo incorporado, veremos los cambios. Pasarán dos o tres años antes de que veamos el impacto porque aún tenemos que resolver muchas cosas”, vaticinaron desde Adlanter.

Conclusiones

Entre las principales conclusiones del evento destacamos la idea general de que la asesoría juega un papel fundamental de apoyo y acompañamiento a las empresas para el cumplimiento normativo en general, y en la digitalización de la facturación en particular. Quedó claro que no es una obligación para ellos que sus clientes adopten este sistema, pero que pueden aprovechar esta situación para aportar un valor extra de asesoramiento.

Usar un buen software de facturación en la propia asesoría, como es el caso de a3factura de Wolters Kluwer, ayuda mucho a la hora de recomendar y explicar cómo funciona el proceso a las empresas más pequeñas. Un asesor puede acompañar en la formación y puesta en marcha de un programa de facturación, un servicio que en la mayoría de ocasiones se cobra de manera indirecta, es decir, aumentando la confianza y la fidelidad del cliente con su asesor.

Por otro lado, durante la jornada también se compartieron experiencias sobre cómo se estaban tomando las empresas más pequeñas la llegada de estos cambios. La gran mayoría se encuentra aún en un proceso de asimilación y recepción de información, pero todo apunta que pocos están haciendo caso a las recomendaciones de “empezar cuanto antes”. Apoyarse en el fabricante de software, como en este caso Wolters Kluwer, puede proporcionar herramientas muy útiles a los asesores para divulgar este conocimiento.

Del lado del asesor y tomando como referencia el Barómetro de la Asesoría 2024 de Wolters Kluwer, donde se indica que una cuarta parte de los asesores no están familiarizados con las novedades normativas, los asistentes a la mesa no se mostraron sorprendidos. Todos coincidieron que la carga de trabajo habitual de una asesoría pequeña puede dificultar ponerse al día con estas leyes, lo que refuerza la importancia de adaptarse lo antes posible.

Otra de las grandes conclusiones es el cambio y la oportunidad que se viene en el mundo de la asesoría, donde cada vez se van a digitalizar más los procesos para dar servicios de asesoramiento y acompañar al cliente de forma más directa y cercana. Se trata, según los participantes de la mesa, de un camino irremediable que tendrán que transitar si quieren sobrevivir, acompañados de la digitalización, el relevo generacional y el crecimiento de los servicios de consultoría al cliente.

La entrada «El rol de las asesorías ante las nuevas normativas de facturación»: Conclusiones es original de MuyPymes