Whitepaper Digital Asset Management: Definition, Vorteile, Auswahl-Kriterien und mehr

Bilder, Videos, Audio-Dateien, Text-Dokumente, 3D-Dateien. In Unternehmen kommen unzählige Dateien zusammen. Viele verfügen bereits über eine Vielzahl digitaler Assets. Das Problem: Oft lassen sich Dateien nur mit großer Mühe finden und auf unterschiedlichen Kanälen verbreiten. Digital Asset Management Systeme bieten Abhilfe. In diesem Beitrag erfährst Du, was ein DAM-System auszeichnet und wann eine DAM-Lösung für Unternehmen sinnvoll ist. Außerdem zeigen wir Dir, in welchen Unternehmensbereichen DAM-Systeme zum Einsatz kommen. Für alle, die mehr zum Thema DAM-System erfahren wollen, bieten wir unser kostenloses Whitepaper zum Download an.

Download Whitepaper „Digital Asset Management – Leitfaden DAM System“

In unserem Whitepaper:

• erhältst Du eine Definition zum DAM-System
• geben wir Dir einen Überblick aktueller Herausforderungen in der Datensuche
• grenzen wir DAM-Systeme zu CMS und klassischen Ordnerstrukturen ab
• erhältst Du eine Unterscheidung verschiedener DAM-Systeme
• stellen wir Dir die Funktionen von DAM-Systemen vor
• bieten wir Dir einen Überblick zu Einsatzbereichen
• klären wir die Frage, wann ein DAM-System für Dich sinnvoll ist
• zeigen wir Dir die wichtigsten Vorteile auf
• erhältst Du Auswahl-Kriterien für Deine passende DAM-Lösung

DAM-System Definition

In Unternehmen sind eine Reihe verschiedener Systeme für die Verwaltung von Daten und Medien im Einsatz. Zu bekannten Systemen gehören etwa Media Asset Management (MAM) Systeme, Product Information Management (PIM) Systeme oder auch das Content Management System (CMS). Wie also reiht sich ein DAM-System in diese Lösungen ein?

Digital Asset Management Systeme sind in erster Linie wie auch MAM und PIM Datenbanken. Allerdings übernehmen DAM-Systeme mehr, als nur Daten und Medien-Inhalte zu speichern. Sie zentralisieren, strukturieren und standardisieren digitale Assets. Außerdem ermöglichen sie es, digitale Inhalte kanalspezifisch zu exportieren.

Klingt ein wenig nach der Definition eines PIM bzw. MAM-Systems? Im Grunde genommen funktionieren alle drei Managment Systeme auch gleich. Aber: Sie fokussieren sich auf unterschiedliche Daten-Formate. Du möchtest mehr zu den Unterschieden erfahren? Unserem Beitrag zur PIM Definition klärt auf.

Digital Asset Management: Diese Aufgaben übernemen DAM-Systeme

DAM-Lösungen berücksichtigen eine Vielzahl Dateien und Inhalte, die im Marketing relevant sind. Statt sich nur auf Media-Dateien zu beschränken, übernehmen sie die Verwaltung von 3D-Inhalten, PDFs und andere Text-Dokumente und vielen mehr. Damit reichen DAM-Lösungen bei der Verwaltung von Dateien wesentlich weiter, als etwa ein CMS. Zudem übernimmt ein DAM-System mehrere Aufgabenbereiche. Es ist für die Erstellung digitaler Assets zuständig, das Management der digitalen Assets und die kanalspezifische Verteilung der digitalen Inhalte.

Ein DAM-System übernimmt dabei Funktionen wie:

• Import digitaler Assets
• Auslesen der Metadaten und Konvertierung von Dateien
• Anreicherung vorhandener Metadaten mit weiteren Informationen
• Strukturierung der digitalen Assets
• Tagging der digitalen Assets
• Rechte- und Lizenzverwaltung
• Such- und Vorschau-Funktionen
• Erstellung von Asset-Kollektionen
• Anbindung an andere Systeme für den Daten-Export
• Download-Bereitstellung von digitalen Assets

Wie ein DAM-System aufgebaut ist, unterscheidet sich dabei je nach Anforderung des Unternehmens. Grob unterschieden werden horizontale und vertikale DAM-Systeme, die jeweils einen anderen Schwerpunkt aufweisen. Vor allem horizontale DAM-Systeme sind für das Marketing eine wichtige Unterstützung. Denn sie ermöglichen vor allem die Verteilung digitaler Inhalte in der Breite. Unternehmen, die ihre Kund:innen auf einer Vielzahl von Kanälen erreichen wollen, sollten daher beispielsweise auf ein horizontales DAM-System setzen.

Doch ab wann ist eine DAM-Lösung überhaupt sinnvoll? Lohnt sich DAM-Software bereits für kleine Unternehmen? Oder erst für Großunternehmen?

Wann lohnt sich DAM-Software?

Eine pauschale Aussage zum sinnvollen Einsatz von DAM-Software ist, wie üblich, nicht möglich. Allerdings zeigt sich allgemein, dass der Bedarf an DAM-Lösungen wächst. Denn die Suche und Veröffentlichung von digitalen Assets hemmt die Produktivität der Mitarbeiter:innen. Der Grund: Es fehlt eine Single Source of Truth, die digitale Assets smart verwalten kann. Die Frage, wann sich DAM-Software für Dein Unternehmen lohnt, solltest Du individuell evaluieren. Einige Aspekte sprechen aber für den Einsatz einer Digital Asset Management Lösung:

1. Das Datenaufkommen und das Volumen digitaler Assets nimmt deutlich zu oder ist bereits sehr umfangreich.
2. Du arbeitest mit vielen verschiedenen Dienstleistern zusammen, die auf digitale Inhalte zugreifen müssen.
3. Die Suche nach digitalen Inhalten ist ressourcenintensiv.
4. Du arbeitest global, an verschiedenen Standorten. Mitarbeitende brauchen standortübergreifenden Zugriff auf digitale Assets.
5. Du willst die Aktualität und Qualität Deiner digitalen Assets erhöhen.
6. Du willst die Datensicherheit weiter ausbauen.

Vor allem wenn mehrere Faktoren in Deinem Unternehmen zusammentreffen, ist die Implementierung einer DAM-Software sinnvoll. Tendenziell sind es natürlich größere Unternehmen, auf die das zutrifft. Aber: Auch ein schnell wachsendes Unternehmen sollte nach Möglichkeit von Anfang an über ein DAM-System nachdenken. Wenn Du Deine Assets bereits zu Beginn des Wachstums intelligent speicherst, schaffst Du Möglichkeiten, schneller auf sich ausweitende Kunden-Touchpoints zu reagieren. Und Du arbeitest breites effizient, wo Wettbewerber:innen mitunter noch ihre Assets aufwändig suchen.

DAM-Software im Unternehmenseinsatz

Wofür eignen sich Digital Asset Management Tools? Wer eine Software in die Systemlandschaft seines Unternehmens integriert, möchte selbstverständlich wissen, in welchen Bereichen die Software effektiv zum Einsatz kommt. DAM-Systeme sind mit ihren umfangreichen Funktionen hier sehr vielseitig. Die Haupteinsatzbereiche finden sich aber grundsätzlich im Marketing und – durch die Datenzentralisierung – in der IT. Im Marketing hilft ein Digital Asset Management System sowohl beim Brandmanagement, als auch in der Produktkommunikation und Medienproduktion. Genauso vereinfacht es Abstimmungsprozesse und Medien-Bereitstellung im Marketing und der Kommunikation. Nicht zuletzt kannst Du durch DAM-Software die Nutzungsrechte für Bilder, Videos und andere Digital-Medien zentral steuern. Damit minimierst Du das Risiko veralteter oder falscher Lizenzen.

Implementierung bedarf Change Management

Egal, ob Du dich für eine On-Premise- oder Cloud-DAM-Lösung entscheidest: Damit DAM in Deinem Unternehmen effizient genutzt wird, solltest Du die Implementierung auf jeden Fall begleiten. Ziel ist es, durch ein aktives Change Management alle Mitarbeiter:innen im Unternehmen abzuholen. Letztlich müssen diese nicht nur die Veränderung akzeptieren, sondern Prozesse adaptieren und langfristig aufrecht erhalten. Verliere dich daher nicht nur in Anforderungskataloge und Kostenvergleiche. Beziehe Deine Mitarbeiter aktiv in die Implementierung ein.

Übrigens: Damit diese Kommunikation gut funktioniert, kann es sich lohnen externe Hilfe zu Rate zu ziehen. Manche PR-Agenturen begleiten auch die interne Kommunikation eines Change Prozesses. So vergisst Du keinen wichtigen Schritt.

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