Como organizar o dia em blocos de tempo

Entre e-mails, prazos, papéis espalhados e compromissos de última hora, a sensação de estar sempre correndo atrás do tempo pode ser bem cansativa. Mas existe um jeito mais simples de organizar tudo isso.

Blocos de tempo são períodos específicos do dia que você separa para focar em um tipo de tarefa. Em vez de tentar fazer tudo ao mesmo tempo e se distrair com interrupções, você organiza seu dia em partes e define o que será feito em cada uma delas.

Como funciona na prática?

Imagine que seu dia de trabalho ou estudos está sempre cheio e bagunçado. Em vez de resolver tudo de forma aleatória, você pode dividir seu tempo assim:

• Manhã (8h-12h) ? Responder e-mails, revisar compromissos e organizar as tarefas do dia.
• Tarde (14h-17h) ? Trabalhar em projetos maiores, estudar ou fazer reuniões.
• Final do dia (17h30-18h) ? Revisar o que foi feito, planejar o próximo dia e encerrar as atividades.

Cada bloco de tempo tem um propósito específico. Isso evita aquela sensação de estar sempre correndo atrás das tarefas sem um plano claro.

Usar um calendário digital também pode facilitar muito. Ao invés de tentar lembrar de tudo de cabeça, anote os compromissos e defina lembretes para coisas importantes. Se um pagamento precisa ser feito todo dia 20, por exemplo, programe uma notificação para lembrar. Dessa forma, você libera espaço na mente e evita esquecimentos.

Os e-mails podem ser organizados de um jeito simples. Se a sua caixa de entrada sempre fica cheia, experimente arquivar os que já foram resolvidos e marcar os que precisam de resposta. Dá para transformar um e-mail em evento no calendário, se for algo relacionado a um dia ou horário específico.

Se você ainda lida com papéis e documentos físicos, um sistema de organização pode facilitar bastante. Ter três bandejas pode ser uma boa ideia: uma para os papéis que acabaram de chegar, outra para os que precisam de alguma ação e uma terceira para o que já pode ser arquivado. Assim, você sabe exatamente onde procurar quando precisar de algo.

No fim do dia, tirar alguns minutos para revisar o que foi feito e planejar o dia seguinte faz uma grande diferença. Pequenos hábitos diários são mais fáceis de manter do que tentar organizar tudo de uma vez quando já está cheio de pendências.

Por que usar blocos de tempo?

? Ajuda a manter o foco – Você sabe exatamente no que precisa trabalhar naquele momento.
? Reduz a sensação de sobrecarga – Em vez de tentar fazer tudo ao mesmo tempo, você lida com uma coisa de cada vez.
? Facilita a organização do dia – Saber o que fazer em cada parte do dia evita procrastinação e desperdício de tempo.

Você pode adaptar os blocos de tempo conforme sua rotina. Pode ser por horários fixos ou por grupos de tarefas. O mais importante é encontrar um jeito que funcione para você e torne sua rotina mais tranquila e produtiva.

Quer ajuda para criar seus próprios blocos de tempo? Deixe um comentário!