Carte aziendali: soluzione smart per adeguarsi alle regole sulla tracciabilità delle spese business

Per le imprese attive in Italia il 2025 è iniziato all’insegna di alcune importanti novità fiscali introdotte con la Legge di Bilancio, che richiede la tracciabilità dei pagamenti per accedere alla deducibilità delle spese aziendali.

Tutto il comparto finanziario è chiamato ad assicurare la conformità alle nuove regole, che possono trasformarsi in un’opportunità per migliorare l’efficienza dei processi aziendali proprio grazie all’utilizzo di strumenti digitali.

Le soluzioni di pagamento elettroniche, infatti, diventano essenziali per adeguarsi alle disposizioni sulla tracciabilità: le carte aziendali Wallester Business, in particolare, rappresentano la soluzione più semplice per affrontare questo cambiamento normativo in sicurezza, facendo in modo che tutte le spese aziendali siano conformi alle nuove direttive ottimizzando l’intero processo di gestione. È possibile creare un conto aziendale gratuito in modo facile e rapido, attivandolo in meno di 24 ore.

Tracciabilità spese aziendali: tutte le nuove regole

Come anticipato sopra, stando a quanto messo nero su bianco dalla Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) a partire dal 1° gennaio 2025 le spese aziendali sono deducibili solo se effettuate attraverso strumenti di pagamento tracciabili, come carte di debito, di credito o prepagate, oppure assegni bancari e circolari.

L’obiettivo del Governo è quello di combattere l’evasione fiscale, incentivando la digitalizzazione delle imprese italiane e favorendo maggiore controllo, in linea con quanto previsto dalla direttiva DAC7 della UE che impone nuove norme in materia di trasparenza fiscale applicate a tutti gli operatori di piattaforme digitali. Tra le spese che richiedono pagamenti tracciabili per essere deducibili ai fini IRES/IRPEF e IRAP, evitando l’imponibilità ai fini dei redditi di lavoro, sono comprese:

• spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute o rimborsate ai dipendenti;
• spese per trasferte tramite taxi e noleggio con conducente;
• spese di rappresentanza, indipendentemente dai limiti di deduzione esistenti;
• spese per acquisto di carburante necessario per il rifornimento dei veicoli aziendali;

Sono escluse dall’obbligo di tracciabilità, invece, le spese relative ai servizi di trasporto pubblico (autobus, treni, metropolitana).

Vantaggi e funzionalità delle carte aziendali

Wallester Business offre alle imprese una soluzione digitale efficace e innovativa per sostituire i pagamenti in contanti e le ricevute cartacee con le smart card aziendali, facili da attivare e caratterizzate da impostazioni flessibili.

Accettate in tutti i paesi che utilizzano il sistema di pagamento VISA, le carte di pagamento Wallester Business consentono di acquisire ricevute digitali attraverso la App Wallester, creando record digitali immediati tramite OCR intelligente che soddisfano i requisiti di tracciabilità.

Tutte le spese vengono visualizzate immediatamente sulla dashboard di amministrazione dell’account, pronte per la contabilità e per la rendicontazione delle spese in tempo reale. La riconciliazione è automatizzata, grazie al sistema di base che abbina automaticamente i dati delle transazioni alle ricevute digitali.

Ogni acquisto effettuato con una carta aziendale Wallester, dalle cene con i clienti al semplice caffè, è completamente deducibile e conforme alla nuova normativa. I vantaggi non mancano anche per i dipendenti, che possono utilizzare direttamente i fondi aziendali senza anticipi di cassa personali. Dal punto di vista fiscale, inoltre, non corrono il rischio di subire detrazioni IRPEF in busta paga.

Valore aggiunto delle smart card Wallester Business

Wallester Business offre alle aziende 300 carte gratuite, senza costi associati, che rappresentano un prezioso alleato per garantire l’allineamento normativo e ottimizzare la gestione delle spese, offrendo una piattaforma intuitiva e completa che facilita il monitoraggio fiscale e fornisce numerosi benefici aggiuntivi:

• gestione completa delle spese: è inclusa una piattaforma interna facile da usare con API REST per il controllo ottimale dei pagamenti;
• supporto di 10 valute differenti;
• versatilità operativa: è possibile scegliere tra carte fisiche e virtuali in base alle esigenze specifiche, mantenendo lo stesso livello di controllo;
• personalizzazione avanzata: si possono configurare limiti di spesa personalizzati, abilitare o disabilitare funzionalità specifiche e personalizzare l’accesso a diverse categorie di pagamento in base alle politiche aziendali;
• gestione intelligente dei documenti: un sistema di promemoria automatico e la tecnologia OCR per la scansione delle ricevute garantiscono un’organizzazione coerente di tutta la documentazione.

Modalità d’uso ed esempi pratici

Come funzionano le carte aziendali Wallester Business nella realtà quotidiana? Un primo esempio pratico riguarda Elena, responsabile delle vendite che invita a cena un potenziale cliente. Rinunciando a pagare in contanti e a usare la sua carta privata dovendo poi inviare le richieste di rimborso, utilizza la sua carta Wallester Business. La ricevuta viene immediatamente catturata con la App, che la classifica come spesa di rappresentanza. Alla fine del mese, questa spesa viene automaticamente sincronizzata con il sistema contabile dell’azienda, garantendone la deducibilità fiscale.

Un secondo caso coinvolge Marco, che organizza un viaggio dell’ultimo minuto dovendosi recare urgentemente fuori sede per un incontro non programmato. La sua azienda gli ha assegnato una carta virtuale con limiti specifici per il trasporto e l’alloggio, ma il CFO può monitorare dalla dashboard ogni spesa in tempo reale. Marco viaggia in taxi, soggiorna in hotel e partecipa a cene e pranzi formali: tutte le spese vengono automaticamente documentate e classificate in piena conformità con i requisiti di monitoraggio.

Wallester Business, combinando insieme carte aziendali tracciabili e integrazioni con i sistemi contabili, consente non solo una piena transizione alla nuova tracciabilità fiscale senza criticità, ma semplifica anche i processi di gestione migliorando il controllo finanziario.

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