Cómo migrar a un software de facturación certificado sin afectar tu operativa diaria

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Abr 4, 2025 - 11:37

Cómo migrar a un software de facturación certificado sin afectar tu operativa diaria

La migración a un software de facturación certificado es un paso que deberán dar todas las empresas para cumplir con la Ley Antifraude. Contar con un software certificado no solo te permitirá cumplir con la normativa vigente, sino también optimizar tus procesos administrativos y contables.

Conoce por qué tienes que migrar a un software de facturación certificado.
Te explicamos paso a paso cómo planificar la migración a un software certificado sin afectar tu operativa diaria.

Realizar la migración de un software de facturación a otro puede generar cierta intranquilidad sobre cómo afectará a la operativa diaria de tu empresa. Por ello, es importante planificar este proceso de cambio sin prisas y con detalle. De esta forma, la transición se realizará de manera óptima, sin interrupciones y cumplirás con las nuevas normativas en materia de facturación.

Es importante destacar, que, aunque los proveedores de software ya están adaptando sus sistemas para cumplir con la Ley Antifraude, todavía ninguno puede asegurar que está totalmente adaptado. Decir lo contrario sería un mensaje incoherente.

Te explicamos a continuación el porqué de esta afirmación y en qué situación se encuentra la normativa para poder adaptar totalmente las aplicaciones para cumplir con la Ley Antifraude.

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¿Por qué migrar a un software de facturación certificado?

Un software de facturación certificado no solo garantiza cumplir con la Ley Antifraude, sino que también ofrece ventajas como la automatización de procesos y la reducción de errores.

Con la llegada de la ley Antifraude, es fundamental contar con una herramienta que esté preparada para adaptarse a los requisitos técnicos que se establezcan.

Sin embargo, es importante destacar que, hasta la fecha, el detalle de las especificaciones técnicas no ha sido publicado por la Agencia Tributaria. Esto significa que ningún proveedor de software puede afirmar de manera coherente que su aplicación está completamente adaptada a la Ley Antifraude.

A continuación, te resumimos la situación normativa:

La normativa publicada y aprobada es la siguiente:

Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude.
Reglamento de la Ley Antifraude, publicado en el Real Decreto 1007/2023. Más conocido como Reglamento Verifactu.
Especificaciones técnicas, funcionales y de contenido, publicadas en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
Normativa pendiente de aprobación y publicación. En la Orden HAC/1177/2024 se hace referencia a la complejidad de establecer detalladamente las características que deben reunir todos los sistemas informáticos de facturación de sectores de actividad económica muy diversos y heterogéneos. Por ello, está previsto que la AEAT publique en su sede electrónica detalles de las especificaciones técnicas que deben reunir los sistemas informáticos de facturación para cumplir con la normativa.

Migrar a un software de facturación certificado no tiene por qué afectar a tu operativa diaria si sigues un plan adecuado.

¿Cómo realizar paso a paso la migración a un software de facturación certificado?

Para migrar a un software de facturación certificado hay que evaluar la situación inicial, elegir el software adecuado, planificar, organizar las acciones a realizar y supervisar que la implantación se realiza de forma adecuada.

Si necesitas ayuda para realizar todo este proceso, contacta con tus asesores organizativos, contables o tecnológicos. Ellos te orientarán en el autodiagnóstico, en la evaluación de los resultados y en las acciones a realizar.

Evalúa tu situación actual

Antes de elegir un software de facturación certificado, es fundamental analizar las necesidades de tu empresa. ¿Qué funcionalidades son imprescindibles? ¿Qué volumen de facturas gestionas mensualmente? ¿Necesitas integración con otros sistemas? Responder a estas y a otras preguntas te ayudará a seleccionar la herramienta más adecuada.

Para evaluar tu situación actual te recomendamos realizar un autodiagnóstico de los siguientes puntos:

Analiza tu organización. Identifica en tus procesos de facturación y de gestión de cobros y pagos lo siguiente:

Las personas que participan.
El grado de conocimiento sobre el reglamento de facturación.
La información que obtienes para la toma de decisiones.
La información que desearías obtener.
La tipología de tus clientes y proveedores.
Como interactúas con tu asesor en los ámbitos organizativo, fiscal, contable.

Analiza tu sistema de facturación actual. Determina las brechas respecto a los nuevos requisitos legales y a tus necesidades informativas actuales y futuras.

Estás utilizando ya un software de facturación en vías de ser homologado.
Estás utilizando ya un software que te permita gestionar tus cobros y pagos.
Te da la información que necesitas para la toma de decisiones.
Estás utilizando un software escalable que te cubra tus necesidades si tu empresa crece.

Analiza tu sector:

Si tu posición actual es una excepción o la regla habitual.
Si puedes aprovechar estos cambios legales orientados hacia una capacidad mayor de digitalización como una ventaja competitiva o te produce una desventaja competitiva.

Selecciona el software de facturación y contabilidad adecuado

Para elegir el software ideal, ten en cuenta:

Cumplimiento normativo: elige un software que cumpla con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la nueva normativa o que este en vías de hacerlo. Pero no te quedes sólo ahí, analiza que cubra tus necesidades de información y que sea escalable para poder cumplir con tus futuras necesidades.
Integración con tu sistema actual: debe permitir la importación de datos de tu software anterior para evitar pérdidas de información.
Soporte y actualizaciones: opta por un proveedor que te ofrezca asistencia técnica y mejoras continuas.
Realiza pruebas y ajustes: lleva a cabo pruebas exhaustivas del nuevo sistema antes de su implementación completa, asegurando su correcto funcionamiento.
Desarrolla un plan de contingencia: crea un plan para manejar posibles problemas durante la transición y los primeros meses de uso del nuevo sistema.

Planifica la implementación

Establece un plan temporal para la transición al nuevo sistema en base a lo siguiente:

Establece objetivos y fases de cumplimiento. Ten en cuenta la fecha límite del 1 de enero de 2026 para la puesta en marcha de la parte de facturación.
Agrupa las acciones a tomar. Realiza una agrupación en función de cada objetivo definido y ponles fecha
Asigna responsabilidades. Cada integrante del equipo debe de tener claras cuáles son sus responsabilidades para el éxito de la migración.

Organiza tu empresa para el éxito de la migración

Es el momento de pasar de la planificación a la acción, para ello debes hacer lo siguiente:

Actualiza tus procesos internos. Adapta tus procedimientos de facturación, contabilidad y gestión financiera para alinearlos con el nuevo sistema.
Forma a tu equipo. Capacita a tu personal en el uso del nuevo sistema de facturación y en los nuevos procedimientos.
Comunícate con tus clientes y proveedores. Informa a tus socios comerciales sobre los cambios en tu sistema de facturación y cómo les afectará.

Todo a punto para el arranque final: Empieza a facturar con tu nuevo software certificado

Si has seguido las fases anteriores, todo tiene que funcionar correctamente.

Prepara tu sistema para el día a día. Empieza a facturar y si has elegido Verifactu comienza a enviar tus facturas a la AEAT.
Monitoriza continuamente tu sistema de facturación. Establece un proceso de seguimiento continuo para asegurarte que cumples tus objetivos y con las nuevas normativas.
Planifica el siguiente paso. Prepárate para enviar facturas electrónicas a otras empresas, si todavía no lo has hecho.

Por lo tanto, migrar a un software de facturación certificado no tiene por qué ser un proceso traumático. Con una planificación adecuada, puedes realizar la transición de manera fluida y sin afectar a tu operativa diaria.

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