Unsere Erfahrungen mit HeyLara: Wie gut ist das Buchhaltungs-Tool?

Wie gut ist HeyLara wirklich? (Bild: Per Lööv, Unsplash)

Die Buchhaltung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine lästige, aber unvermeidliche Aufgabe.

Rechnungen verbuchen, Belege sortieren, Mahnungen rausschicken – all das kostet Zeit und Nerven. Hier kommt HeyLara ins Spiel, ein KI-gestütztes Buchhaltungstool, das den gesamten Prozess mit einer einfachen WhatsApp-Integration automatisiert. Aber wie gut funktioniert das wirklich?

Wir haben HeyLara ausgiebig getestet und teilen hier unsere Erfahrungen.

Zur HeyLara*

Kontoeröffnung

98%

Kosten

96%

Funktionen

93%

Service

93%

Wie funktioniert HeyLara?

Das Herzstück von HeyLara ist die KI-gestützte Chatbot-Technologie, die über WhatsApp mit den Nutzern kommuniziert. Der gesamte Buchhaltungsprozess lässt sich in vier Hauptfunktionen unterteilen:

1. Belege und Rechnungen per WhatsApp erfassen

Anstatt Belege umständlich in eine Software hochzuladen oder manuell abzutippen, reicht es, ein Foto des Dokuments per WhatsApp an Lara zu senden. Die KI liest automatisch relevante Daten wie Rechnungsbetrag, Steuersatz, Lieferant und Zahlungsziel aus und ordnet sie den richtigen Buchungskategorien zu.

Beispiel aus unserem Test:

• Wir haben eine Hotelrechnung über WhatsApp hochgeladen. Lara erkannte sofort, dass es sich um betrieblich abzugsfähige Reisekosten handelt, hat den Mehrwertsteueranteil korrekt berechnet und den Eintrag automatisch in die Buchhaltung übernommen.
• Das Ganze dauerte keine 30 Sekunden – schneller als jede manuelle Erfassung.

2. Automatische Buchungen und Kontenabgleich

Sobald Rechnungen oder Belege hochgeladen sind, erstellt HeyLara automatische Buchungssätze und gleicht sie mit den Kontobewegungen ab. Falls eine Rechnung unbezahlt bleibt, sendet Lara sogar Erinnerungen an den Unternehmer.

Unser Test:

• Bei einer unbezahlten Kundenrechnung (45 Tage überfällig) schlug Lara eine Mahnung vor und fragte:
  „Soll die Zahlungserinnerung jetzt per E-Mail an den Kunden gesendet werden?“
• Nach Bestätigung wurde die Mahnung direkt erstellt und versendet – ohne zusätzliches Zutun unsererseits.

3. Finanzberichte in Echtzeit

Durch die Integration von HeyLara mit DATEV und ELSTER können Unternehmen ihre steuerlichen Verpflichtungen nahezu vollständig automatisieren. HeyLara erstellt auf Knopfdruck:

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
• Umsatzsteuervoranmeldungen
• Gewinn- und Verlustrechnungen

Praxisbeispiel:

• Wir haben eine monatliche BWA angefordert – wenige Sekunden später bekamen wir eine Excel- und PDF-Datei mit einer übersichtlichen Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben.
• Besonders praktisch: Eine Liquiditätsvorschau zeigt an, wie viel Geld in den kommenden Monaten verfügbar sein wird – eine große Hilfe für die Finanzplanung!

4. Steuerliche Konformität & Mahnwesen

HeyLara kennt sich mit deutschen Steuer- und Buchhaltungsregeln aus und hält automatisch die geltenden Gesetze ein. Zum Beispiel:

• Berechnung der richtigen Umsatzsteuer (19 % oder 7 %)
• Kategorisierung von abzugsfähigen Betriebsausgaben
• Automatische Erstellung und Versand von Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen

Ein Nutzer berichtete, dass sich seine durchschnittliche Zeit für den Monatsabschluss von 16 auf 2 Stunden reduziert hat.

HeyLara in der Praxis: Ein typischer Arbeitstag mit Lara

Wie sieht ein typischer Tag mit HeyLara aus? Ein Praxisbeispiel eines Handwerksbetriebs zeigt, wie nahtlos sich das System in den Alltag integriert:

08:15 Uhr – Der Chef schickt ein Foto einer Materialrechnung (420 € + 19 % MwSt.) per WhatsApp an Lara.
08:17 Uhr – Lara bestätigt die Buchung und ordnet den Betrag automatisch dem Konto „Werkstoffe“ zu.
11:30 Uhr – HeyLara erkennt, dass eine Kundenrechnung überfällig ist.
11:31 Uhr – Der Chef gibt per WhatsApp das OK für eine Mahnung.
15:00 Uhr – Lara erstellt eine betriebswirtschaftliche Auswertung und zeigt: Der Liquiditätsüberschuss ist 12 % höher als im Vormonat.

Die Buchhaltung erledigt sich somit fast von selbst, während der Unternehmer sich aufs Tagesgeschäft konzentrieren kann.

Buchhaltungs-KI: Das sind die wichtigsten Funktionen von HeyLara

HeyLara bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen:

• Automatisierte Buchhaltung: Rechnungen einfach als Foto senden – Lara verbucht alles automatisch.
• WhatsApp-Integration: Kein extra Login, kein kompliziertes Interface – einfach per Chat kommunizieren.
• DATEV-kompatibel: Perfekt für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Automatisierte Mahnprozesse: HeyLara erinnert an offene Rechnungen und kann Mahnungen direkt verschicken.
• Steuer-Compliance: Lara kennt alle relevanten deutschen Steuerregeln und wendet sie korrekt an.
• Finanzberichte & Analysen: Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsplanung und weitere Auswertungen per WhatsApp abrufbar.
• Einfache Einrichtung: Innerhalb von 20 Minuten einsatzbereit.

Unsere Erfahrungen mit HeyLara im Praxistest

Wir haben HeyLara mit einem Handwerksbetrieb getestet, der bisher klassische Buchhaltungssoftware nutzte. Der Umstieg war erstaunlich einfach:

1. Registrierung: HeyLara wird per WhatsApp-Nachricht aktiviert. Lara fragt einige Unternehmensdaten ab und richtet das Konto automatisch ein.
2. Erste Rechnung hochladen: Ein Foto der Rechnung wird geschickt, Lara erkennt Betrag, Lieferant, Steuer und bucht die Rechnung automatisch.
3. Erste Mahnung: Eine unbezahlte Rechnung wurde als „offen“ markiert. Nach 30 Tagen fragt Lara, ob eine Mahnung verschickt werden soll – mit einem Klick erledigt.
4. Finanzanalyse: Monatliche Gewinn- und Verlustrechnung kam als WhatsApp-PDF – übersichtlich und sofort verständlich.

Besonders beeindruckt hat uns, wie schnell und intuitiv HeyLara funktioniert. Innerhalb einer Woche war die komplette Buchhaltung digitalisiert, und der Unternehmer hatte deutlich weniger Aufwand.

Erfahrungen mit HeyLara: Was sagen andere Nutzer zur KI-Buchhaltung?

Wir haben verschiedene Nutzerbewertungen analysiert, um einen besseren Überblick zu bekommen. Von 142 Erfahrungsberichten war der Großteil positiv:

• 89 % loben die Zeitersparnis, da die Buchhaltung kaum noch manuelle Arbeit erfordert.
• 8 % sind neutral, meist wegen kleiner Verbesserungswünsche (z. B. bessere Individualisierung von Kontenrahmen).
• 3 % sind kritisch, vor allem in Bezug auf Steuer-ID-Zuordnungen, die in Einzelfällen nicht korrekt funktionierten.

Hier einige Originalzitate aus den Nutzerbewertungen:

• „Endlich keine Buchhaltung mehr am Wochenende – HeyLara macht alles automatisch!“ (Handwerksbetrieb, 12 Mitarbeiter)
• „Früher waren offene Rechnungen ein Riesenproblem, jetzt erinnert mich Lara und schickt Mahnungen für mich.“ (Einzelunternehmer, Reinigungsfirma)
• „Am Anfang war ich skeptisch, aber nach einer Woche will ich nicht mehr zurück zu Tabellen und Belegen!“ (Startup-Coach, Freelancer)

Kosten: Wie teuer ist die Buchhaltung bei HeyLara?

HeyLara bietet verschiedene Abo-Modelle an:

Verglichen mit Steuerberatern oder klassischer Buchhaltungssoftware ist HeyLara deutlich günstiger.

Besonders für Selbstständige und KMU mit hohen Transaktionsvolumen lohnt sich der Umstieg.

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