Como organizar os e-mails no Gmail

Algumas orientações que você pode seguir nesse início de ano para organizar os seus e-mails no Gmail, Outlook ou outro servidor. Basta adaptar!

Arquive os e-mails de 2024 (e antes)

Bom, se você não respondeu até agora, eles não são tão urgentes assim. Logo, minha recomendação é criar um marcador Arquivo 2024 e mover todos os e-mails de 2024 da Caixa de Entrada para essa pasta. Você pode usar a busca para ir mais rápido. Se tiver mensagens de outros anos, pode usar a mesma estratégia. A ideia é deixar apenas o que é desse começo de 2025 na caixa de entrada para você verificar.

Use a busca para identificar e apagar o que for lixo

Se você tiver poucos e-mails na Caixa de Entrada, pode fazer isso manualmente. Se tem muitos, use a ferramenta de busca para ir selecionando por palavra-chave o que, para você, parece obviamente lixo. Palavras como “Amazon”, nomes de empresas ou jornais podem ser boas alternativas. A ideia é tirar tudo o que for obviamente lixo da Caixa de Entrada e deixar apenas os e-mails que você precisa verificar. Você pode querer aproveitar para se descadastrar de algumas listas e receber menos spam. Toda essa etapa pode levar um tempo e você pode preferir fazer aos poucos.

Olhe e organize um por um

Agora que as coisas ficam boas!

Clique no e-mail mais recente da sua caixa de entrada e analise.

Demanda algum tipo de ação?

Se NÃO, delete ou arquive. Você pode arquivar na pasta do ano (Arquivo 2025) ou em um marcador com uma palavra-chave (ex: Comprovantes). Não existe certo ou errado, apenas o que fizer mais sentido para você. Só tome cuidado para não perder mais tempo pensando em categorias que efetivamente organizando os e-mails!

Se SIM, você pode resolver na hora (se levar menos de 2 minutos) ou organizar de outra maneira se levar mais tempo. O que seria outra maneira? Aqui você pode fazer de dois jeitos:

• Criar um evento no Calendário ou jogar para o Google Tarefas;
• Criar uma pasta / marcador chamado “Fazer” ou “@ Ação” e colocar o e-mail nela.

Mais uma vez: não tem certo ou errado, mas o que funciona para você.

Se usar marcador, sugiro utilizar o recurso de Caixa Prioritária do Gmail, de modo que mantenha na tela os e-mails não lidos e o que estão no marcador de ação.

Você também pode criar um marcador para tudo o que está “@ Aguardando” de terceiros.

Rotina

Dessa maneira, você consegue organizar muito rapidamente cada e-mail que chega, e executar esse ação todos os dias para manter a sua caixa de entrada sob controle.

Uma vez por semana, revise o que colocou nos marcadores de ações (suas e de terceiros) para atualizar.