Lavoro agile: le nuove regole sulle comunicazioni obbligatorie per il 2025

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Con una recente circolare, il Ministero del Lavoro ha fornito chiarimenti sull’applicazione delle norme introdotte dalla Legge 203 del 13 dicembre 2024, nota come Collegato Lavoro 2025, soffermandosi anche sulle regole per le comunicazioni obbligatorie.

Al centro dell’attenzione, in particolare, le nuove disposizioni che riguardano lo smart working, soprattutto in relazione agli obblighi informativi per i datori di lavoro privati e per quelli pubblici.

Che cosa si intende per lavoro agile?

Il lavoro agile, noto anche come smart working, è una forma di prestazione cui ormai dopo la pandemia siamo largamente abituati: una modalità introdotta per promuovere una maggiore flessibilità nella gestione dei tempi e dei luoghi di lavoro. Non si tratta di una nuova tipologia contrattuale, ma di una diversa modalità di esecuzione del rapporto già in essere, caratterizzata dall’assenza di vincoli spaziali e temporali predefiniti. Il fulcro di questa modalità è il raggiungimento di obiettivi, più che l’adempimento di un orario prestabilito.

A differenza del telelavoro, che impone al lavoratore una postazione fissa fuori dall’ufficio (come l’abitazione), orari rigidi e spesso strumenti forniti dall’azienda, il lavoro agile permette al dipendente di scegliere dove e quando lavorare, purché vengano rispettate le scadenze e gli obiettivi concordati. Questa autonomia gestionale va di pari passo con una maggiore responsabilizzazione del lavoratore e una relazione fondata sulla fiducia reciproca tra le parti.

Lo smart working si basa sull’impiego di tecnologie digitali per garantire la connessione con colleghi, clienti e strumenti aziendali, e può essere attivato mediante un accordo individuale, scritto, che regola durata, modalità di esecuzione e strumenti messi a disposizione dal datore di lavoro.

Le comunicazioni obbligatorie in materia di lavoro agile per il 2025

A partire dal 12 gennaio 2025, chi opera in particolare nel settore privato dovrà rispettare un termine preciso per comunicare l’avvio, le modifiche o la cessazione del lavoro agile: cinque giorni dall’effettivo inizio o dalla variazione dell’attività svolta in modalità remota. Questo obbligo si inserisce nel quadro delle modifiche apportate all’articolo 23 della legge 81/2017, già oggetto di interventi normativi nel 2022.

Un punto centrale del chiarimento ministeriale riguarda la distinzione tra la data della stipula dell’accordo e l’effettiva attivazione dello smart working. La comunicazione deve avvenire entro cinque giorni dall’avvio concreto della prestazione a distanza, non dalla firma dell’intesa tra le parti.

Facciamo un esempio. Se un contratto per il lavoro agile risulta sottoscritto il 15 gennaio 2025, ma prevede che il dipendente cominci a lavorare da remoto dal 1° febbraio, il datore di lavoro avrà tempo fino al 6 febbraio per inviare la comunicazione obbligatoria. Superare questo termine espone a sanzioni amministrative comprese tra 100 e 500 euro per ogni lavoratore interessato, come stabilito dal decreto legislativo 276/2003.

Proroghe e cessazioni anticipate: i nuovi obblighi informativi

Anche nel caso in cui venga concordata una proroga del periodo di lavoro agile, è previsto lo stesso termine di cinque giorni per l’invio della comunicazione. Questa proroga deve essere formalizzata prima della scadenza originaria. Per esempio, se la conclusione dell’attività in smart working era fissata al 30 giugno 2025 e si decide di estendere la durata il 28 giugno, la nuova comunicazione dovrà essere trasmessa entro il 3 luglio.

Regole analoghe valgono anche quando il lavoro agile termina prima del previsto. Se, ad esempio, la prestazione da remoto cessa il 15 maggio invece del 30 giugno, la comunicazione dovrà essere inviata entro il 20 maggio.

Riferimenti normativi e modalità operative

Le modalità pratiche per effettuare le comunicazioni non cambiano: rimane in vigore quanto stabilito dal decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022. I datori di lavoro devono dunque continuare a utilizzare i canali già previsti per queste segnalazioni, rispettando i nuovi tempi imposti dalla normativa.

Niente cambia per il settore pubblico

Per quanto riguarda invece le amministrazioni pubbliche, il quadro resta invariato. Il Ministero del Lavoro, dopo aver consultato il Dipartimento della Funzione pubblica, ha confermato che le nuove scadenze non si applicano ai rapporti di lavoro pubblico. In questo ambito, infatti, le comunicazioni devono essere trasmesse entro il 20 del mese successivo all’avvio del lavoro agile, come previsto dal decreto-legge 510/1996.

La normativa continua a riconoscere alle pubbliche amministrazioni una disciplina ad hoc, compatibile con le specificità del pubblico impiego, lasciando inalterate le tempistiche previste per gli adempimenti informativi.

Il testo della circolare del Ministero del Lavoro

Qui il documento completo.

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