E-Rechnung: Die Pflicht für Selbstständige & Freiberufler ab 2025

Die Zeit der einfachen Word-Rechnung mit PDF-Anhang neigt sich dem Ende.

Spätestens mit dem Start der E-Rechnungspflicht für Selbstständige ab 2025 ändert sich das Spiel grundlegend – und zwar nicht nur rechtlich, sondern auch organisatorisch, technisch und ganz praktisch im Alltag. Für viele Solo-Unternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende ist das zunächst ein weiteres To-do auf der ohnehin langen Liste – aber wer den Überblick behält und sich gut vorbereitet, kann aus der Umstellung sogar echten Mehrwert ziehen.

Schauen wir uns das Ganze Schritt für Schritt an.

Was genau kommt da auf Selbstständige zu? Der rechtliche Rahmen

Die Basis der neuen Regelung liegt im Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) und in der europäischen Norm EN 16931.

Mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend gemacht. Die erste wichtige Frist ist der 1. Januar 2025 – ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland, also auch alle Selbstständigen, elektronische Rechnungen empfangen können. Das heißt: Wenn ein Geschäftskunde Ihnen ab Januar 2025 eine E-Rechnung schickt, müssen Sie technisch in der Lage sein, sie zu verarbeiten.

Die Pflicht zur eigenen Ausstellung solcher Rechnungen kommt dann gestaffelt: Zuerst ab 2027 für Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz. Und ab 2028 ist endgültig Schluss mit klassischen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien – dann gilt die E-Rechnungspflicht für alle, unabhängig vom Umsatz. Selbst Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind ab dann betroffen. Für bestimmte Branchen wie das Gesundheitswesen oder den Nahverkehr gelten dauerhafte Ausnahmen – aber das betrifft die meisten Selbstständigen nicht.

Wichtig zu wissen: Noch bis Ende 2026 können Sie weiter wie gewohnt arbeiten – wenn der Empfänger zustimmt. Das ist die sogenannte Übergangsfrist. Wer also noch nicht umgestellt hat, hat ein bisschen Puffer – sollte aber nicht bis zur letzten Minute warten.

E-Rechnungspflicht für Selbstständige: Alle wichtigen Infos im Überblick

Was ist eine elektronische Rechnung – und was zählt nicht dazu?

Ganz wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei mit Logo.

Eine echte elektronische Rechnung muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format enthalten – also Daten, die direkt von der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können.

Zwei Formate sind in Deutschland besonders relevant:

• XRechnung: das „strenge“ XML-Format, vor allem für Rechnungen an öffentliche Stellen. Keine Grafiken, keine Layout-Spielereien – nur Daten. Funktioniert zuverlässig, ist aber nichts fürs Auge.

• ZUGFeRD: das Hybridformat. Kombiniert ein normales PDF (also für den Menschen lesbar) mit eingebetteten XML-Daten (für die Software). Ideal für Selbstständige, die sowohl mit Unternehmen als auch mit Endkunden arbeiten. Hier bekommt jeder das, was er braucht – visuelle Darstellung und strukturierte Daten.

Wer international unterwegs ist, sollte zusätzlich das PEPPOL-Netzwerk auf dem Schirm haben. Das wird europaweit genutzt und macht grenzüberschreitende E-Rechnungen deutlich einfacher.

Welche Tools helfen bei der Umstellung? Softwarelösungen im Überblick

Klar ist: Ohne ein passendes Rechnungsprogramm wird die Umsetzung ziemlich mühsam.

Die gute Nachricht: Es gibt inzwischen zahlreiche Tools, die speziell auf Selbstständige zugeschnitten sind.

Drei davon stechen besonders hervor:

• Lexware Office: Klassiker mit breitem Funktionsumfang. Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD, prüft Pflichtangaben automatisch und bringt KI-gestützte Buchungsvorschläge mit. Wer gerne ein bisschen mehr Kontrolle und Tiefe will, ist hier gut aufgehoben.

• Accountable: Sehr beliebt bei Solo-Selbstständigen. Kostenlos in der Basisversion, sehr intuitiv, konvertiert PDFs in E-Rechnungsformate und hilft bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Wer’s einfach und smart mag – klare Empfehlung.

• sevDesk: Cloudbasiert, GoBD-konform, mobil nutzbar. Ab 9,90 € im Monat. Besonders stark bei der automatischen Belegerfassung via Smartphone – also ideal für alle, die ihre Buchhaltung unterwegs machen wollen.

Grundsätzlich gilt: Wer schon mit DATEV arbeitet, bleibt vermutlich auch dabei – für komplexere Anforderungen ist das System immer noch top. Für kleinere Setups reicht aber auch ein schlankes, flexibles Tool völlig aus.

Was bringt die Umstellung? Und was kann schiefgehen?

Die Einführung der E-Rechnung ist zwar gesetzlich verpflichtend, bringt aber auch echte Vorteile mit sich.

Studien zeigen: Der manuelle Aufwand kann um bis zu 80% sinken – einfach, weil weniger Papierkram anfällt, weniger Tippfehler passieren und vieles automatisch läuft. Wer zum Beispiel 50 Rechnungen im Monat schreibt, spart im Schnitt acht Arbeitsstunden – das ist fast ein Arbeitstag.

Ein weiterer Punkt: Die Archivierung. Elektronische Rechnungen lassen sich revisionssicher speichern – ohne Aktenordner oder Papierstapel. Tools wie „WISO Mein Büro Free“ oder auch Lexware bieten hier clevere Cloudlösungen, die gleich für 10 Jahre gesetzeskonforme Ablage sorgen. Praktisch, gerade wenn das Finanzamt mal reinschauen will.

Aber: Wer nicht sauber arbeitet, riskiert Bußgelder. Häufige Fehlerquellen sind z. B.:

• PDF ohne XML-Datenstruktur – das zählt ab 2028 nicht mehr als gültige Rechnung.

• Fehlende Signatur bei Beträgen über 150 €.

• Unsichere oder unvollständige Archivierung – das wird bei einer Betriebsprüfung schnell zum Problem.

Ein echtes Beispiel aus der Praxis: Ein Freelancer reichte eine eingescanntes PDF ein – das Finanzamt erkannte die Rechnung nicht an. Ergebnis: 1.200 € Zusatzkosten durch Rückforderungen und Korrekturen. Muss nicht sein.

E-Rechnung für Selbstständige: So gehen Sie vor

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles sofort umstellen.

Aber Sie sollten jetzt planen – und spätestens 2026 „ready“ sein. Hier ein konkreter Fahrplan:

1. Format wählen: ZUGFeRD ist für die meisten Selbstständigen ideal – menschlich lesbar und maschinenverarbeitbar.

2. Software testen: Führen Sie einen parallelen Testlauf mit der neuen Software durch – drei Monate reichen meist aus, um den Umstieg sauber vorzubereiten.

3. Mitarbeiterschulung (falls relevant): Webinare der IHK oder kurze Tutorials der Anbieter reichen oft schon, um das Team fit zu machen.

4. Verfahrensverzeichnis anlegen: Hier wird dokumentiert, wie die E-Rechnungen verarbeitet und archiviert werden. Das ist wichtig für die GoBD-Konformität.

Ein Blick in die Zukunft: Was noch kommt

Die EU will ab 2028 einen Schritt weitergehen – Richtung Echtzeitbesteuerung. Rechnungsdaten sollen dann direkt an das Finanzamt übermittelt werden.

Wer schon jetzt auf Software mit API-Anbindung achtet, ist also klar im Vorteil. Expertenschätzungen gehen davon aus, dass bis 2030 rund 80 % aller Rechnungen weltweit digital erstellt werden – wer jetzt nicht mitzieht, riskiert irgendwann den Anschluss.

Fazit: E-Rechnungspflicht wird zur Chance – wenn Sie’s richtig angehen

Ja, die neue E-Rechnungspflicht bedeutet Arbeit – aber sie ist keine Strafe, sondern eine sinnvolle Modernisierung.

Wer sich frühzeitig mit den passenden Tools, Formaten und Prozessen auseinandersetzt, wird langfristig effizienter, digitaler und professioneller aufgestellt sein. Besonders empfehlenswert für Selbstständige: der Einsatz von ZUGFeRD kombiniert mit smarten Tools wie Accountable oder Lexware – das bringt nicht nur Sicherheit gegenüber dem Finanzamt, sondern spart auch Zeit und Nerven im Alltag.

Wer schlau handelt, macht aus der Pflicht eine praktische Lösung – und ist der Konkurrenz am Ende sogar einen Schritt voraus.

FAQ: E-Rechnung für Selbstständige ab 2025

Was bedeutet E-Rechnung für Selbstständige?

Kurz gesagt: Es reicht ab 2025 nicht mehr aus, einfach eine PDF-Rechnung zu schreiben und per E-Mail zu verschicken.

Die elektronische Rechnung – also die sogenannte E-Rechnung – muss künftig in einem bestimmten, maschinenlesbaren Format vorliegen.

Für dich als Selbstständiger heißt das konkret: Du musst deine Buchhaltungssoftware aufrüsten (falls du das noch nicht getan hast) und sicherstellen, dass deine Rechnungen den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Das betrifft vor allem Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden sind erstmal nicht betroffen, aber viele Selbstständige arbeiten im B2B-Bereich – und genau da greift die Pflicht.

Wer muss ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Ab 1. Januar 2025 müssen erstmal alle Selbstständigen und Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Du brauchst eine technische Lösung, mit der du solche Rechnungen verarbeiten kannst.

Die Pflicht zur Ausstellung kommt dann in Etappen: Ab 2027 trifft es alle mit einem Jahresumsatz von über 800.000 €. Und ab 2028 ist dann Schluss mit Papierrechnungen und klassischen PDFs – ab dann gilt die Pflicht für alle, unabhängig vom Umsatz.

Auch kleine Rechnungen unter 250 € sind betroffen. Wer jetzt schon digital arbeitet, hat also einen klaren Vorteil.

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