Делу время, задачи — по коробкам: как повысить эффективность

Отвлекающие факторы окружают нас. Электронные письма всплывают, пока вы пытаетесь закончить работу. Мозг напоминает, что пора заплатить налоги, но нужно еще успеть с кучей других важных дел. Часто кажется, что мы должны делать дюжину дел одновременно. Возникает соблазн многозадачности: отвечать на электронную почту, одновременно отслеживая социальные сети и слушая презентацию.

Наш мозг работает иначе. Например, в ряде исследований изучалась когнитивная производительность активных многозадачников. Это люди, привыкшие работать с большим количеством отвлекающих факторов, постоянно разговаривая по смартфону, читая на компьютере и слушая музыку. Любители интенсивной многозадачности думали, что они более продуктивны, чем остальные, но они ошибались. Многозадачные люди менее продуктивны.

Миф о многозадачности

Проблема в том, что наш мозг не может одновременно решать две когнитивные задачи (все, что связано с психологом Хэлом Пашлером в 1992 году. По сути, мы работаем, повторяя цикл «видеть-думать-делать». Сначала мы видим что-то (фаза восприятия), затем обрабатываем информацию, думаем и решаем, что делать (фаза познания или «центральной обработки»). И, наконец, мы что-то делаем с тем, что решили: возможно, печатаем предложение или хватаем предмет (фаза действия). Увы, мозг может одновременно участвовать только в одной фазе познания. Вы можете наблюдать за залом ожидания, работая над отчетом, можете ходить, обдумывая проблему, но вы не можете отвечать на электронное письмо, следя за презентацией и понимая ее смысл.

Когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, мозг просто ставит в очередь когнитивные фазы различных задач, никогда не справляясь с более чем одной из них одновременно. Если вы пытаетесь работать над двумя когнитивными задачами одновременно, то мозг просто переключается с одной на другую, не концентрируясь ни на одной из них и совершая ошибки. Встреча заканчивается, вы пропустили половину того, о чем говорилось, а в каждом отправленном электронном письме есть ошибки.

Многозадачность нагружает рабочую память, которая ограничена. Исследование, проведенное психологом Роберто Колом в 2010 году, показало, что люди с большим объемом рабочей памяти лучше справляются с многозадачностью. Но даже эти люди, вероятно, были бы более продуктивны, если бы уделяли все свое внимание каждой задаче по очереди. В одном из исследований при помощи аппарата МРТ были получены тревожные результаты: длительная работа в режиме многозадачности может даже привести к необратимым изменениям в мозге, включая снижение плотности серого вещества в передней поясной коре, части мозга, связанной с когнитивным контролем.

Тайм-боксинг, распределение задач и блоки времени

Если многозадачность не работает, как стать более эффективными? Эксперты по продуктивности, такие как Кэл Ньюпорт, говорят о «глубокой работе» и свободном от отвлекающих факторов окружении. Но вам не нужно полностью перестраивать жизнь, чтобы извлечь из этого пользу. Вам просто нужно осознать, что однозадачность зачастую более эффективна.

Многие современные техники тайм-менеджмента сводятся к концентрации на выполнении одной задачи за раз. Например, тайм-боксинг означает выделение блока (или «коробки») времени, в течение которого вы будете работать только над одной конкретной задачей и обязательно остановитесь, когда время истечет. Например, вы планируете отвечать на электронные письма с 9 до 9:30 и с 16:00 до 16:30, но останавливаетесь (и закрываете почтовую программу), как только таймер подает сигнал. Можно наводить порядок на столе каждый четверг с 16:30 до 17:00. Или вы работаете над отчетом с 10:00 до 12:00, закрыв все программы на компьютере, кроме текстового редактора и того, что вам действительно нужно для отчета.

Если тайм-боксинг кажется вам негибким, попробуйте использовать пакетное распределение задач. Вместо того чтобы планировать отдельные задачи, подумайте о различных видах работы и обязанностей, которые вы выполняете, и установите более длительные временные блоки для каждого вида работы. Это будет выглядеть по-разному в зависимости от вида работы. Например, писатель может по утрам заниматься исследованиями, а после обеда — писать, не отвлекаясь. Если вы работаете по графику (с 9 до 5 или аналогичному), поговорите с руководителем о том, чтобы объединить все задачи, которые вы можете выполнить в одиночку, а все встречи перенести на два определенных дня в неделю.

Тайм-блокинг — это продвинутый тайм-боксинг, когда все рабочее расписание заполняется ячейками для конкретных задач, чтобы вы всегда знали, что должны сделать. Это может показаться сложным, но может быть весьма эффективным, если подойти к этому как к предварительному расписанию и продолжать корректировать его (возможно, с 15-минутным обзором в конце каждого дня), пока все не встанет на свои места. Например, если 30-минутные разборы электронной почты постоянно затягиваются, сделайте их 45-минутными.

Разумный подход

Некоторые сторонники тайм-блока говорят, что вы должны разбить на блоки всю свою жизнь, включая досуг и семейное время. Возможно, такой подход — не лучшее решение, которое подойдет всем. Исследования показали, что если вы планируете досуг так же, как и работу, вы будете получать от него меньше удовольствия. Если относиться к кофе с другом так же, как к визиту к стоматологу, то в итоге вы будете воспринимать приятные занятия как работу.

Так где же находится золотая середина? Начните с малого. Посмотрите на те задачи, которые действительно мешают вам, например, отвечать на электронные письма или раскладывать папки по местам, и составьте для них график. Перемещайте блоки и меняйте продолжительность, пока они вас не устроят, но помните, что, когда ячейки заканчиваются, вы останавливаетесь. Затем посмотрите на конкретные задачи, которые вы должны выполнить, например, написать отчет или убрать комнату дома. Запланируйте время для них и продолжайте экспериментировать. Если в итоге вы планируете весь свой рабочий день (включая домашние дела) и вас это устраивает, продолжайте. Если у вас будет расписана только половина недели, это тоже нормально. В любом случае, не поддавайтесь искушению заключить в рамки каждый час своей жизни. Вы должны наслаждаться свободным временем, а не превращать его в работу!

Сообщение Делу время, задачи — по коробкам: как повысить эффективность появились сначала на Идеономика – Умные о главном.