REX La Boîte à Indés/Sydo : Comment automatiser ses processus internes grâce à l’IA ?

Après vous avoir présenté le travail réalisé avec Réseau Action Climat il y a quelques mois, parlons aujourd’hui d’une formation conçue et animée pour l’entreprise la Boîte à Indés.
 
L’objectif de la formation était d’accompagner cette entreprise dans son projet initié d’automatisation de processus internes grâce à l’intelligence artificielle. En effet, la Boîte à Indés avait déjà commencé ces travaux-là grâce à du travail en no code et l’idée était maintenant d’optimiser l’existant et d’aller plus loin.
 
Pauline Klein, Dirigeante de La Boîte à Indés, a accepté de répondre à nos questions sur La Boîte à Indés, la naissance de son besoin et la formation animée par Youri, un de nos formateurs IA.
 
 

Activité et contexte

 
– Pouvez-vous nous présenter votre organisme de formation et son cœur de métier ?
 
La Boîte à Indés est un organisme de formation un peu particulier. Nous l’avons créé en 2021 lorsque Qualiopi était annoncé pour remplacer Datadock. Ce sont les membres de notre collectif d’entrepreneurs qui sont à l’origine de l’idée.
 
A l’époque, de nombreux formateurs m’ont sollicitée pour qu’on “trouve une solution” face à ce nouveau dispositif qui leur semblait être une montagne d’administratif. En conjuguant nos forces et compétences, nous pouvions structurer une offre de qualité pour répondre aux conditions du nouveau référentiel et permettre aux formateurs indépendants de mutualiser le coût de la certification.
 
Depuis, nous avons bien grandi : notre offre dite de “portage de formation” accompagne maintenant 120 formateurs partout en France. Nous avons donc un catalogue de formation très riche qui va de la menuiserie à l’IA en passant par la communication, le commercial, etc.
 
En interne, nous dispensons aussi des formations sur la formation mais aussi sur la prise de parole en public, la communication interpersonnelle, l’animation d’un réseau, etc.
 
 
– Quels sont les principaux défis que vous rencontriez dans la gestion administrative de vos formations ?
 
En soi, niveau gestion administrative, nous sommes plutôt bien structurés, même si nous avons parfois du mal à faire comprendre à nos clients que la formation a une valeur au-delà de ce que les financeurs leur accordent… En revanche, nous sommes en quête perpétuelle d’innovation dans ce domaine : automatisation, simplification, vulgarisation, etc. Tout ce qui peut nous permettre de gagner du temps, sans perdre en qualité, et ainsi de consacrer le plus de temps possible à nos clients.
 
 
– Combien de temps consacriez-vous à ces tâches administratives avant la formation ?
 
Beaucoup trop ! Notamment à réaliser des tâches répétitives et sans valeur ajoutée.
 
Ce que nous aimons dans notre métier, c’est l’ingénierie pédagogique, l’accompagnement des formateurs dans leur scénarios, l’aiguillage des stagiaires dans leur parcours… Alors si l’IA et l’automatisation peuvent nous permettre de réduire le temps passé à la saisie, par ailleurs déjà réalisée une première fois par nos formateurs, nous sommes pour !
 
 

Situation avant la formation IA

 
– Comment gériez-vous concrètement l’intégration des données dans Digiforma ?
 
Nous avions créé un formulaire qui permet à nos formateurs de nous déposer leurs programmes et un second pour les ouvertures de sessions. Les formulaires nous parvenaient au format PDF et nous réintégrions manuellement les informations en faisant des copier-coller. Cela nous permettait notamment d’effectuer une relecture technique pédagogique et réglementaire sur chaque dépôt.
 

 
– Quelles étaient les tâches les plus chronophages ou frustrantes dans votre quotidien ?
 
Les copier-coller ! Nos formateurs ont un parcours bien particulier à suivre. Pour nous, ça n’avait pas de sens de re-saisir ce qu’ils avaient déjà fait, notamment quand il n’y a rien à redire sur leurs dépôts. Ce qui est très souvent le cas puisque nos formateurs sont de vrais experts de leur domaine !
 
 
– Aviez-vous déjà tenté d’automatiser certains process ? Si oui, lesquels ?
 
L’automatisation des tâches répétitives, chez moi, c’est un principe, et d’ailleurs nous avions déjà automatisé ce qui était possible via les fonctionnalités d’API développées par ZAPIER pour Digiforma. Quand il n’y a plus rien à apprendre, plus rien à découvrir dans un process et qu’on a bien regardé sous tous les angles, inutile de mobiliser une personne à faire des choses inutiles.
 
J’aime beaucoup décortiquer les étapes d’un parcours, il m’arrive d’ailleurs de le faire pour des clients afin de les aider à structurer une organisation sur mesure et parfaitement adaptée aux contraintes de leurs équipes.
 

Apprentissages pendant la formation IA

 
– Qu’est-ce qui vous a le plus marqué dans cette formation ?
 
La disponibilité de notre formateur et sa compréhension rapide de nos besoins et attentes. Chaque journée était suffisamment éloignée de la précédente pour nous permettre de tester nos connaissances en situation réelle. Chaque début de journée commençait par un point sur les acquis et les difficultés rencontrées. Si nécessaire, nous prenions le temps de revenir sur les difficultés rencontrées. L’ensemble du parcours a été très progressif.
 
 
– Pouvez-vous nous donner un exemple concret d’une automatisation que vous avez apprise ?
 
Il y en a plein ! Mais la plus challengeante à mettre en œuvre a concerné les dépôts de programmes de nos formateurs, qui remontent maintenant automatiquement sur Digiforma. Fini les copié-collé !
 
 
– Comment s’est passée votre première utilisation de l’API Digiforma ?
 
Un désastre Lire plus