¿Qué es y cómo hacer una factura de canje?

Descubre los aspectos más importantes de una factura de canje. Aprenderás cómo y por qué se sustituye una factura simplificada por una completa y los requisitos que debes respetar.

• Una factura de canje pretende ofrecer mayor utilidad y valor a la facturación.
• No puede emitirse una factura de canje cuando corresponda una rectificativa.

La factura de canje o sustitución demuestra la utilidad que tiene la facturación, más allá del mero cumplimiento de las normas. Permite extender el formato y adaptarlo a circunstancias sobrevenidas que la aconsejan. Además, se trata de un tipo de factura que no es obligatoria. 

COMPARTE ¿Vas a sustituir una factura simplificada por una completa?¡Toma nota de cómo se hace una factura de canje!

Por tanto, será empleado para mejorar la facturación. Y eso es algo de lo que hay que aprender día a día. Hay una parte que es pura obligación, pero también hay todo un ‘arte’ detrás de una buena facturación. Existe un margen para actuar de un modo u otro y hay que aprender a elegir aquellas prácticas que impulsan a tu empresa.

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¿Qué es una factura de canje?

Se trata de un tipo de factura, en concreto, es la que se expide en el formato de factura completa para sustituir a otra previa que era simplificada. En definitiva, como esta es opcional, en un primer momento, se opta por él. Sin embargo, luego, se llega, por el motivo que sea, a la conclusión de que la factura completa es más indicada.

¿Cuáles son los requisitos para canjear facturas?

El canje de facturas ha de cumplir con una serie de requisitos generales:

• No se puede emitir cuando corresponda una rectificativa. Por tanto, si la factura simplificada original no cumple los requisitos o se diese alguno de los casos de incorrecta repercusión de impuestos o modificación de la base imponible del IVA para los que está prevista la rectificativa, deberás emitir una rectificativa. 
• El plazo para efectuar el canje es de cuatro años. Se empieza a contar desde que se ha producido el devengo del IVA.
• La factura simplificada original debe ser aportada por su destinatario.
• En la factura de canje, debe realizarse una mención a la simplificada que canjea y debe describirse la operación que se documenta.
• Si has empleado para emitirla un sistema informático de facturación y no estás en el SII, a partir de la entrada en vigor de las obligaciones para los usuarios derivadas del reglamento Verifactu, tendrás requisitos adicionales. Según el artículo 10.1.h de dicho reglamento, deberás generar un registro de facturación de alta en el que, entre otros aspectos, se indique que es una factura de canje y a qué factura o facturas sustituye. 
• En el caso de facturas en papel, podría procederse a la digitalización certificada conforme al procedimiento previsto en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

¿Cómo hacer una factura de canje? 

Lo más conveniente es seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero suele ser la comunicación entre las partes. Ten en cuenta que puede ser adecuado incluir contenidos adicionales a los obligatorios. 
2. El destinatario debe aportar la factura de canje.
3. Habrá que tener en cuenta el formato (electrónico, otro digital sin la calificación de factura electrónica, papel). Deberás respetar las obligaciones que para cada tipo de facturación están establecidas.
4. Una vez tienes claro el propósito del canje acordado (entre cliente y proveedor, habitualmente) y el formato que vas a emplear, llega el momento de prestar atención al contenido. Al menos, debe incluir todas las menciones obligatorias de una factura completa y la referencia de que es una factura de sustitución o de canje. Por lo demás, puede aparecer cualquier otro contenido acordado en el primer paso.
5. Hay que rellenar la información. Si lo haces con un sistema informático, debes prestar atención a que la información no aparezca duplicada en tus sistemas contables y de gestión.
6. Una vez tienes la factura de sustitución lista, habrás de enviársela a su destinatario conforme a los procedimientos que correspondan. Ten presente que, si este es un empresario o profesional, progresivamente (siguiendo el calendario de aplicación) habrá que cumplir las normas de la facturación electrónica obligatoria.
7. Finalmente, tendrás que revisar si es necesario realizar alguna intervención en cuentas o modelos fiscales a raíz de la factura de canje.

¿Cómo contabilizar una factura de canje?

Como ya se ha comentado, si hubiese habido un error o una modificación de la base imponible, hubiese correspondido emitir una factura rectificativa. Dado que no es el caso, las facturas de canje no deben tener, normalmente, repercusiones contables. Su importe con y sin IVA y la cuantía del impuesto deben ser idénticos.

Sin embargo, sí que puede tener repercusiones en tu programa contable. Debes vigilar, en especial, que la operación no quede contabilizada dos veces. En ese sentido, lo más recomendable es que emplees soluciones informáticas que, como Sage Active, te ayuden a gestionar los datos de forma eficiente.

Ejemplos de facturas de canje

Las situaciones que pueden reclamar la emisión de una factura de canje son muy variadas. Ejemplos de ello son:

• Tu cliente necesita una factura completa para cumplir con algún trámite, como una solicitud de una subvención.
• Tu cliente puede haber incorporado un sistema informático que le permite manejar mejor los datos y te reclama el formato completo para poder hacer un uso más intensivo de ellos. 
• Es necesaria para cualquiera de las dos partes para cumplir con obligaciones contractuales con terceros, que reclaman más información sobre las operaciones. 

Como ves, es un procedimiento relativamente frecuente y que puede ofrecer utilidad adicional a las labores de facturación. Dominarlo te aportará fluidez y podrá mejorar tanto tus procesos administrativos como las relaciones con proveedores y clientes.

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