¿Qué es un albarán y para qué se utiliza?

Un albarán es un documento imprescindible para registrar las entregas de mercancías y facilitar la comunicación entre proveedores y clientes.

• Te explicamos qué es un albarán, para qué sirve y cómo se elabora.
• Conoce los tipos de albaranes que te puedes encontrar, en qué se diferencia de una factura y sus aspectos legales.

El albarán, también conocido como nota de entrega, acredita la entrega de bienes o servicios de un vendedor a un comprador. 

Sin embargo, no debe confundirse con la factura, ya que cumple una función distinta. Solo sirve como comprobante de la entrega de un producto y como base para la emisión posterior de la factura. 

Se relaciona con otros documentos contables, como:

• Pedido: es el documento que precede al albarán y detalla los productos solicitados por el cliente.
• Factura: se emite a partir de los datos del albarán.

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¿Qué es un albarán? Definición y significado

Como ya hemos mencionado, es un documento mercantil que acredita la entrega de bienes o servicios. 

Su principal función es dejar constancia de que un pedido ha sido entregado. Para ello, se suele recabar la firma o el sello de la empresa en una copia del albarán, que se queda el que hace la entrega del pedido. La otra copia se entrega con la mercancía y sirve para dar de alta en el stock la mercancía recibida. 

En términos simples, podría definirse como una confirmación escrita que detalla las características de los bienes o servicios entregados, incluyendo:

• Fecha de la entrega.
• Identificación del proveedor y del cliente.
• Detalle de los productos o servicios (cantidad, descripción, referencia, etc.).
• Firma del receptor.

¿Para qué sirve?

Sus principales funciones son:

• Acreditar la entrega: sirve como prueba de que los bienes o servicios han sido efectivamente entregados al comprador.
• Detallar la mercancía: especifica la cantidad, descripción y características de los productos entregados.
• Servir como base para la factura: la información contenida se utiliza para elaborar la factura correspondiente.
• Facilitar la gestión de inventarios: permite llevar un control más preciso de las existencias en almacén. Es el documento con el que se da entrada en el sistema de gestión y contabilidad a las mercancías recibidas. 
• Resolver posibles discrepancias: en caso de que haya alguna incidencia en la entrega, facilita la gestión de reclamaciones.

Tipos de albaranes

Existen diferentes tipos de albaranes, dependiendo de las características de la operación comercial:

• Albarán simple: es el más común y detalla de forma básica los productos entregados.
• Albarán de devolución: se utiliza cuando el comprador devuelve una mercancía.
• Albarán valorado: incluye los precios de los bienes entregados. Es útil para empresas que desean saber el coste de los productos junto con la entrega. Es el más común. 
• Albarán no valorado: solo detalla los productos o servicios sin especificar precios. Generalmente se utiliza para mantener la privacidad sobre el coste de los productos entregados. La valoración de los productos se detalla en la factura.

¿Cómo hacer un albarán?

Para elaborarlo, es necesario incluir los siguientes datos:

• Datos del emisor: Nombre, dirección, CIF y datos de contacto del vendedor.
• Datos del receptor: Nombre, dirección, CIF y datos de contacto del comprador.
• Fecha de emisión: Fecha en la que se entrega.
• Número de albarán: Un número único que identifique el documento.
• Descripción de los productos: Cantidad, descripción detallada, precio unitario y total de cada producto (si el albarán es valorado).
• Firma: Como constancia de la recepción de la mercancía.

Diferencias entre albarán y factura

Aunque a menudo se confunden, el albarán y la factura cumplen funciones distintas dentro del proceso de compra-venta.

Naturaleza del documento:

• Albarán: es un documento de entrega que acredita la puesta a disposición del cliente de un bien o servicio.
• Factura: es un documento contable que detalla la operación realizada y exige el pago de la misma.

Contenido:

• Albarán: contiene información sobre la mercancía entregada (cantidad, descripción, precio, etc.) y los datos del comprador y vendedor.
• Factura: incluye, además de los datos del albarán, los precios unitarios, descuentos, impuestos aplicables y el importe total a pagar.

Momento de emisión:

• Albarán: se emite en el momento de la entrega de la mercancía.
• Factura: se emite posteriormente al albarán, una vez realizada la entrega. Las facturas recapitulativas suelen emitirse quincenalmente o mensualmente. 

Validez fiscal:

• Albarán: no tiene validez fiscal, es decir, no sirve como justificante para la deducción de impuestos. Aunque, debe conservarse en facturas recapitulativas que solo hacen referencia al albarán.
• Factura: sí tiene validez fiscal y es necesaria para contabilizar las operaciones y cumplir con las obligaciones tributarias.

Aspectos legales de los albaranes

De cara a Hacienda, los empresarios y profesionales deberán conservar las facturas y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años.

Por lo tanto, como documento integrante de una factura debe conservarse a efectos fiscales, cuando la factura, en lugar de reflejar la información que aparece en él, lo menciona o hace referencia directa. Este es el caso de las facturas recapitulativas, en las cuales se realizan varias entregas a un mismo cliente durante un mes o quincena natural. 

Según la Agencia Tributaria, en relación a las facturas recapitulativas se pueden dar los siguientes casos: 

• Factura que incluye un resumen de las fechas y números de albaranes que detallan las operaciones realizadas. En este caso, es necesario conservar los albaranes unidos a la factura durante 4 años. 
• Factura como documento en el que se recoge toda la información que se refleja en los albaranes, sin utilizar las referencias detalladas de los albaranes. En este caso, se pueden destruir los albaranes.

Por otra parte, de cara a cualquier otra reclamación, los albaranes deberían guardarse por lo menos hasta que se ha cobrado la factura.

Por lo tanto, el albarán es un documento de gran importancia en cualquier empresa, ya que permite controlar las entregas, gestionar el inventario y facilita la contabilización de las facturas de forma automatizada.

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