Guía completa para preparar tus estados financieros anuales

La preparación de los estados financieros anuales de una empresa es necesaria para cumplir con la normativa contable, mercantil y fiscal. Además, no solo es importante elaborarlos correctamente, sino también saber cómo interpretar los estados financieros, ya que esto facilita la toma de decisiones a los usuarios internos y externos de la información contable

• Te explicamos paso a paso cómo elaborar los estados financieros anuales de tu empresa. Desde la recopilación de datos hasta la presentación final.
• Conoce con ejemplos prácticos cómo preparar tus estados financieros. 

Los estados financieros de una sociedad son imprescindibles para conocer sus resultados, así como su situación patrimonial y financiera. Gracias a ellos, los usuarios de esta información pueden tomar decisiones estratégicas, ya que facilitan una visión clara y transparente de su salud económica y financiera.

Para elaborar de los estados financieros anuales es conveniente seguir un proceso estructurado. En esta guía, te explicamos paso a paso cómo prepararlos.

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¿Qué son los estados financieros anuales?

Los estados financieros anuales son documentos contables que reflejan la situación económica y financiera de una empresa al cierre del ejercicio. No solo es fundamental elaborarlos correctamente, sino también saber cómo interpretar los estados financieros de una empresa para comprender su impacto en la gestión y planificación empresarial.

Los informes que conforman estos estados o cuentas anuales deben ser aprobados en la Junta General en los 6 primeros meses de cada ejercicio. Una vez aprobados se dispone de un mes para realizar su depósito en el Registro Mercantil. Este organismo se encarga de hacer públicas sus cuentas, poniéndolas a disposición de cualquier interesado. 

Para la presentación de los estados financieros se puede utilizar alguno de los siguientes modelos:

• Modelo normal.
• Modelo abreviado. 
• Modelo Pyme

Los modelos abreviados y Pyme son una versión simplificada de las cuentas anuales normales, que permite a las pequeñas y medianas empresas (pymes) cumplir con su obligación de suministrar información financiera de manera más sencilla. 

Pasos para elaborar los estados financieros anuales

Para elaborar los estados financieros anuales debes dar los siguientes pasos: 

1. Recopila la información necesaria. Asegúrate de tener a mano toda la documentación contable y financiera necesaria para realizar el cierre contable, incluyendo facturas, extractos bancarios, inventarios y comprobantes de pago. 
2. Realiza conciliaciones bancarias. Realiza conciliaciones bancarias para verificar que los movimientos registrados en la contabilidad coincidan con los reflejados en las cuentas bancarias.
3. Revisa tus cuentas por cobrar y pagar. Revisa los saldos de las cuentas de clientes y proveedores. De esta forma te asegurarás de que todas las facturas de proveedores y acreedores se han contabilizado y los cobros y pagos estén correctamente registrados. 
4. Realiza los asientos de ajuste. Registra los asientos de ajuste necesarios para reflejar de forma precisa la situación financiera de la empresa al cierre del ejercicio. Estos ajustes pueden incluir depreciaciones, periodificaciones, amortizaciones, provisiones, etc. 
5. Elabora tus estados financieros: balance de situación, cuenta de resultados, memoria, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo. Estos estados financieros deben mostrar una imagen fiel de la situación patrimonial, financiera y de liquidez de la empresa.
6. Revisión y verificación. Antes de presentar los estados financieros, es fundamental revisarlos para asegurar su precisión. Te recomendamos:
   1. Compara con años anteriores e identifica tendencias o anomalías.
   2. Verifica cálculos: asegúrate de que no haya errores.
   3. Auditoría interna: si es posible, realiza una revisión interna o contrata a un auditor externo.
7. Analiza tus estados financieros antes de presentarlos. Para ello puedes calcular ratios financieros, comparar con períodos anteriores o con empresas similares, etc.
8. Presentación. Finalmente, presenta los estados financieros a las partes interesadas: socios o inversores y finalmente realiza su depósito en el Registro mercantil.  

¿Qué información contienen los estados financieros?

Los estados financieros anuales constan de los siguientes informes:

• Balance de situación. Muestra la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado. En él se detallan sus activos (lo que posee), pasivos (lo que debe) y patrimonio neto (la diferencia entre ambos). Es como una fotografía de la empresa en un momento específico. 

Ejemplo práctico. Si tu empresa tiene 50.000€ en efectivo, 20.000€ en inventarios y debe 30.000€ en préstamos, su patrimonio neto sería de 40.000€.

• Cuenta de pérdidas y ganancias. Refleja los ingresos y gastos de la empresa durante un período determinado, mostrando si ha obtenido beneficios o pérdidas en el ejercicio fiscal. 

Ejemplo práctico: imaginemos una empresa que ha tenido los siguientes movimientos durante el año:

• Ingresos por ventas: 1.000.000€
• Gastos por salarios: 300.000€
• Gastos por alquiler: 100.000€

Con esta información, podemos elaborar un estado de resultados simplificado:

• Ingresos por ventas: 1.000.000€
• – Gastos por salarios: 300.000€
• – Gastos por alquiler: 100.000€
• = Beneficio neto: 600.000€

Estado de flujos de efectivo: Detalla las entradas y salidas de efectivo de la empresa durante el ejercicio. 

Ejemplo práctico: Si recibiste 50.000€ en ventas y pagaste 30.000€ en salarios, tu flujo de caja neto sería de 20.000€.

• Estado de cambios en el patrimonio neto. Muestra los cambios en el patrimonio neto de la empresa durante un período determinado. Estos cambios se pueden producir como consecuencia de procesos como el reparto de dividendos o ampliaciones de capital.
• Memoria. Amplía la información contenida en los demás documentos, proporcionando detalles sobre la actividad de la empresa, su modelo de negocio, riesgos y eventos relevantes.
• Informe de auditoría. Solo es obligatorio adjuntar el informe de auditoría para las empresas obligadas a auditase.  

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Además de los estados financieros mencionados, cuando se realice el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, es necesario incluir los siguientes documentos: 

• Certificado de aprobación de cuentas por parte de la junta u órgano social competente firmado por los administradores.
• Informe de gestión.
• Aplicación del resultado. 

Por lo tanto, la elaboración de los estados financieros anuales es un proceso clave para entender la salud económica de tu empresa y facilitar la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, tan importante como su preparación es saber cómo interpretar los estados financieros de una empresa para extraer conclusiones valiosas. Utilizar herramientas como Sage Active facilita la recopilación de información, realización de ajustes contables y presentación de tus estados financieros.

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