Cómo Gramades consiguió ahorrar 6 horas semanales automatizando la gestión administrativa con Sage 50

Cuando una empresa diversifica su actividad, la operativa cotidiana se hace más compleja. En ese caso, ganar eficiencia y ahorrar tiempo en la pyme se vuelve esencial para seguir creciendo. Descubre cómo lo logró Gramades.

• Gramades necesitaba una herramienta que les permitiera trabajar con mayor eficacia y que se adaptara a los requisitos de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude.
• Con la implementación de Sage 50, no solo lograron cumplir con las normativas, sino también ahorrar tiempo en la pyme, hasta 6 horas semanales en la gestión administrativa.

Con más de veinte años de experiencia en la elaboración de productos de piedra natural y artificial, Gramades se ha especializado en la fabricación de encimeras, escaleras, fachadas y otros elementos arquitectónicos.

Aprovechando ese saber hacer, expandió su línea de negocios al diseño y la ejecución de proyectos integrales de cocina y baño. Esa evolución ha hecho más compleja la gestión diaria. Por lo que necesitaban nuevas herramientas tecnológicas que se adaptaran a su situación actual y modernizaran su sistema de gestión para ahorrar tiempo en la pyme y adaptarse al nuevo ritmo del negocio.

COMPARTE ¿Quieres ahorrar tiempo en la gestión administrativa para dedicarlo a tareas más productivas? Descubre cómo lo consiguió Gramades.

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Los tres retos principales que afrontaba Gramades

Gramades, como muchos negocios, se encontraba ante un reto común: gestionar una actividad que va planteando nuevos desafíos operativos a medida que crece.

Como empresa consolidada en el sector de la construcción y la decoración, debía encontrar formas de trabajo más funcionales que les permitieran ahorrar tiempo en la pyme.

1. Limitaciones operativas

El anterior sistema de Gramades le impedía operar con la agilidad que requería. Tareas que debían ser sencillas y rápidas, como la contabilización de facturas o la generación de informes, eran procesos largos y tediosos que consumían muchas horas de trabajo. Esta falta de eficiencia no solo dañaba su productividad, sino que aumentaba el riesgo de cometer errores o sufrir retrasos.

2. Falta de adaptación a las normativas fiscales

La Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude suponen un cambio importante en las obligaciones fiscales y contables para las pymes. Gramades comprendió que sus herramientas no estaban alineadas con esas nuevas regulaciones, lo que representaba un riesgo de sufrir sanciones. Por tanto, necesitaba un software de gestión que les permitiera ponerse al día con estas normativas sin complicaciones adicionales.

3. Necesidad de mayor control sobre el negocio

Con un volumen de negocio aproximado de 700.000 euros anuales y la expansión a nuevas áreas de actividad, Gramades necesitaba llevar un control más exhaustivo de sus operaciones.

Los silos de información y los retrasos en los informes comerciales y contables generaban cuellos de botella, dificultando la toma de decisiones rápidas para garantizar que todas las áreas trabajaran de manera coordinada.

La solución que propuso Opentix: Sage 50

Gramades partía de una solución que se había quedado desfasada y no respondía a sus exigencias actuales. Eso la condujo a buscar un partner tecnológico de confianza que les garantizara una transición fluida.

Tras analizar las características de la empresa y los retos a los que se enfrentaba, el equipo de Opentix propuso implantar Sage 50 como sistema de gestión integral por los siguientes motivos:

• Se adaptaba al flujo de trabajo que tenía implantado la empresa, por lo que no implicaba un cambio drástico en el día a día. Al no perder la familiaridad del equipo con el software, se redujo la curva de aprendizaje. Eso permitió una puesta en marcha rápida con un impacto mínimo sobre la operativa.
• Ampliaba las capacidades de gestión con nuevas funcionalidades que ofrecían un mayor control y digitalización de los procesos administrativos, desde las finanzas hasta la gestión de clientes, inventarios y más.
• Aseguraba el cumplimiento de las normativas de facturación electrónica. Sage 50 permitía optimizar la gestión contable y de facturación, garantizando en todo momento el cumplimiento de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Además, facilitaba la generación, envío y conservación de las facturas electrónicas.
• Solución flexible para futuras conexiones que se adapten al ritmo de crecimiento del negocio. De hecho, Ana Matas afirmó que “estamos barajando la posibilidad de integrar Sage 50 con nuestro banco para automatizar la conciliación bancaria y optimizar, aún más, nuestra gestión financiera”.

Por tanto, Sage 50 no solo cubría las necesidades actuales de Gramades, sino que era una apuesta a largo plazo para seguir escalando el negocio de forma eficiente.

¿Qué ha ganado Gramades con la implementación de Sage 50?

La implantación de Sage 50 ha supuesto un paso adelante para Gramades. Conesta solución, la compañía ha ganado en agilidad, control y capacidad de respuesta en un entorno empresarial cada vez más exigente.

1. Optimización del tiempo y automatización de tareas. Desde las primeras semanas, Gramades experimentó una mejora notable en su operativa cotidiana, sobre todo en el área contable. “Con Sage 50 hemos conseguido ahorrar aproximadamente 6 horas semanales en tareas como la contabilización de facturas y la generación de informes”, afirmó Ana Matas. Ahorrar tiempo en la pyme les ha permitido enfocarse en tareas que aportan más valor.
2. Visión global del negocio con información en tiempo real. Sage 50 ha proporcionado un acceso centralizado y actualizado de los datos financieros, de ventas y de stock, facilitando un control total sobre la empresa. Ahora Gramades puede visualizar balances, movimientos y previsiones en tiempo real, lo que permite tomar decisiones fundamentadas con mayor rapidez.
3. Cumplimiento normativo sin complicaciones. Gramades ha optimizado la gestión de su facturación electrónica y tiene la tranquilidad de que cumple con los requerimientos de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Gracias a Sage 50, la factura electrónica se genera y envía rápidamente, con validez legal, lo que evita sanciones y reduce la carga administrativa.

Conclusión: Un software para pymes que impulsa la transformación digital

La historia de Gramades demuestra cómo una pyme puede transformar sus procesos, ganar agilidad y asegurar el cumplimiento legal mediante la digitalización. Con la ayuda de Opentix y Sage 50, esta empresa ha modernizado su operativa y ha sentado las bases para un crecimiento sostenible.

Además, “el trato cercano y profesional de Opentix ha hecho que el proceso de migración sea mucho más rápido y sencillo. Ahora contamos con un sistema eficiente, intuitivo y preparado para crecer con nosotros”, concluyó Ana Matas.

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