Automatización inteligente para facturas pendientes: Control y eficiencia

La automatización inteligente es una de las grandes bazas en el mundo empresarial. Un buen ejemplo de ello son las facturas pendientes de pago, que pueden beneficiarse de estas innovaciones en distintos procesos.

• La automatización ahorrará tiempo y evitará errores en la gestión de facturas pendientes de pago.
• Con un enfoque inteligente, puedes aprovechar los datos de facturas pendientes de pago para mejorar tu gestión.

La automatización inteligente es una de las grandes bazas en el mundo empresarial. Buen ejemplo de ello son las facturas pendientes de pago, que se pueden beneficiar de estas innovaciones en gran parte de los procesos que les afectan.

COMPARTE Seguro que tienes facturas pendientes de pago. ¡Toma nota de cómo la automatización inteligente te ayudará a gestionarlas!

El objetivo es doble. Por un lado, tener facturas pendientes de pago genera un conjunto relativamente largo de tareas rutinarias que vendría bien simplificar. Además, el hecho de tener facturas pendientes de pago reclama una alerta en la que la asistencia inteligente facilita el seguimiento y la toma de decisiones.

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Estados de pago automatizados: Claves para una mejor gestión

Los estados de factura relacionados con el pago serán una de las novedades que traerá la factura electrónica obligatoria en las relaciones B2B. A través de estos estados, el destinatario (generalmente el cliente) informará al expedidor (el proveedor) sobre:

• La confirmación de que la factura está pagada.
• La notificación de un pago parcial.

Para ello, deberán seguirse procedimientos que deberán regularse en el futuro a través de órdenes ministeriales. No obstante, estos variarán en función de circunstancias como el uso de una solución pública o una plataforma privada y el hecho de estar o no en el SII. 

Tanto el expedidor como el destinatario deberán garantizar que los estados de facturación reflejan fielmente la realidad financiera:

• El destinatario debe evitar actualizar el estado sin haber realizado el pago.
• El expedidor debe comprobar que ha recibido el cobro antes de cambiar el estado.

Por tanto, en ambos casos será muy importante conectar automáticamente las facturas, cuentas bancarias y estados de facturación. Será una buena forma de ahorrar tiempo y errores en esas comprobaciones. Además, permitirá un mejor aprovechamiento de los datos de estados de facturación para la toma de decisiones.

Contabilización automática de facturas pendientes: Reducción de errores y optimización

En líneas generales, la automatización debe procurar la minimización de la intervención humana en los siguiente procesos contables relacionados con facturas pendientes de pago:

• Al realizarse la operación (normalmente, con la emisión de la factura) deberá trasladarse a un asiento automático. Hoy en día, eso se puede hacer, en la mayoría de los casos, directamente con la información de la factura.
• Hay algunos supuestos especiales. Entre ellos, destaca la realización de pagos anticipados, aunque fuesen parciales. Deberás estar atento, ya que puede que la factura se emita más tarde, en el momento de realizar la operación, pero tu contabilidad debe reflejar el cobro o pago anticipado. 
• Posteriormente, habrá otro u otros asientos que deberán producirse tan pronto se detecte el cobro o pago. Para que pueda ser automático, debes contar con una solución con conexión con tus cuentas bancarias. Además, esto facilitará también la conciliación bancaria automática.
• Entre tanto, en muchos casos se producen gestiones para el cobro o pago de las facturas pendientes, como la documentación en efectos comerciales, su descuento o el encargo a un tercero especializado de la gestión del cobro, entre otros aspectos. Esta es una de las partes en las que la automatización es un poco más complicada. 
• Un aspecto que es más sencillo de automatizar es el de la gestión de la información relacionada con el seguimiento de la necesidad o no de dotar correcciones por deterioro de créditos comerciales. La información que necesitas para decidir cuándo y en qué medida corresponde dicha dotación puede gestionarse automáticamente.
• También es sencilla la reclasificación automática de las cuentas del largo al corto plazo y de la contabilización del devengo de intereses por las facturas pendientes de pago o cobro.

Beneficios financieros de la automatización en tesorería

Es conveniente contar con soluciones que, como Sage Active, te permitan obtener automáticamente informes financieros de seguimiento de plazos de pago. Eso te ayudará a mantener bajo control varios aspectos:

• Tendrás una visión en tiempo real de cómo evoluciona el periodo medio de maduración de tus existencias, en el que influyen mucho los plazos de cobro y pago.
• Podrás valorar cómo afectan los plazos de pago a la composición de tu activo y pasivo corrientes. Eso te facilitará tomar decisiones sobre tesorería y financiación a corto plazo.

Impuestos y facturas pendientes: Cómo la automatización mejora la gestión fiscal

Por un lado, es bien sabido que la automatización va avanzando en el volcado de datos fiscales en modelos tributarios. Eso se ve bien en el desarrollo de soluciones de gestión, pero también en el de programas de ayuda promovidos por la Administración, como Sociedades WEB, Renta WEB o Pre303. 

Sin embargo, en el caso específico de las facturas pendientes de pago, hay consideraciones específicas:

• Determinación de la deducibilidad fiscal: Las leyes establecen requisitos para considerar estas facturas en la base imponible.
• Asistentes conversacionales para asesoramiento: Pueden resolver dudas sobre normativa y requisitos fiscales.
• Manejo de clientes morosos según impuestos: Determinan si una factura impaga puede afectar el IVA o deducciones fiscales.

En definitiva, la automatización abre nuevas vías para gestionar los procesos contables, fiscales y de facturación relacionados con facturas pendientes de pago. Si los aprovechas de forma inteligente, evitarás errores y extraerás información más precisa para tomar de decisiones. Además, cómo la automatización de facturas pendientes mejora la gestión financiera es un factor clave en la optimización de recursos contables y la reducción del tiempo de procesamiento de pagos.

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