Czy obowiązek rozliczenia się z płatności służbową kartą oznacza, że to pracownik musi udowodnić na co wydał pieniądze?

Czy przekazanie pracownikowi służbowej karty płatniczej oznacza powierzenie mienia do wyliczenia się? Jeśli pracownik ma obowiązek wydawać pieniądze tylko w celach związanych z firma i udokumentować każdą płatność? Na kim spoczywa ciężar dowodu w sporze o nierozliczenie się pracownika z płatności dokonanych kartą służbową: na firmie, która dochodzi należności? Czy na pracowniku — bo w przypadku powstania szkody w mieniu powierzonym kodeks pracy przewiduje domniemanie winy?

opis stanu faktycznego:

• sprawa dotyczyła roszczeń pracodawcy przeciwko byłemu pracownikowi (menedżerowi i prokurentowi, który zajmował się m.in. sprawami oddziału spółki), a wynikających z braku rozliczenia transakcji służbową kartą płatniczą (w sumie 18,5 tys. zł);

wyrok sądu I instancji:

• sąd pracy przypomniał, iż co do zasady pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mienie, podobnie w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody w majątku pracodawcy;
• jednak nie oznacza to możliwości przerzucenia na podwładnego bałaganu panującego u pracodawcy: skoro już wcześniej pojawiały się opóźnienia i nieścisłości w rozliczeniach, a pracodawca taki stan tolerował (bo przecież w ten sposób finansował biznes), to w sumie można powiedzieć, że pracodawca nie jest w stanie udowodnić ani tego, że określone kwoty powierzył z obowiązkiem wyliczenia się, ani też, iż szkoda powstała wskutek zachowania pozwanego (zgodnie z art. 116 kp ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy);
• niezależnie od tego wszelkie roszczenia uległy przedawnieniu, albowiem 1-roczny okres przedawnienia ma zastosowanie także do roszczeń zakładu pracy z tytułu niewyliczenia się lub niezwrócenia mienia powierzonego pracownikowi, przy czym okres ten należało liczyć od daty potencjalnego rozliczenia płatności kartą — wszakże firma nie może skutecznie twierdzić, że nie wiedziała o wydatkach;
• nie jest przy tym dopuszczalne zastosowanie ogólnych reguł przedawnienia roszczeń deliktowych: raz, że braku rozliczenia zaliczki nie można traktować jako umyślne wyrządzenie szkody, a dwa, że skoro pracodawca niczego nie wykazał — to także umyślności po stronie pozwanego;
• taka wykładnia doprowadziła sąd do wniosku, iż jedynym rozwiązaniem jest oddalenie powództwa w całości;

apelacja pracodawcy:

• w apelacji od tego orzeczenia pracodawca podkreślił, że orzecznictwo stoi na stanowisku, iż pracowniczy obowiązku sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem tworzy domniemanie winy, a przesłanką domniemania jest fakt powstania szkody (wyrok SN z 10 czerwca 2021 r., III PSKP 19/21);
• skoro więc menedżer wiedział o obowiązku rozliczenia transakcji kartą służbową, a więc płatności nie rozliczył, to można przyjąć, iż jego działanie było umyślne i zawinione;
• zaś tak czy inaczej pracownik może uwolnić się od obowiązku naprawienia szkody w mieniu powierzonym do wyliczenia się tylko wówczas, jeśli udowodni, że szkoda powstała z niezależnych od niego przyczyn — wszystko, co musi wykazać firma, to fakt, że szkoda powstała;
• a przecież płacenie służbową kartą za prywatne wydatki oznacza brak możliwości rozliczenia się — czyli wiąże się ze stuprocentową odpowiedzialnością pracownika;

orzeczenie sądu odwoławczego:

• sąd II instancji przypomniał, że odpowiedzialność materialna pracownika za mienie powierzone jest oparta na zasadzie winy domniemanej: dochodząc roszczeń z tego tytułu pracodawca musi udowodnić wyłącznie fakt wyrządzenia szkody i jej wysokość, przy czym wystarczające jest wykazanie, iż pracownik się nie rozliczył;

Mienie powierzone różni się od każdego innego mienia pracodawcy wykorzystywanego rutynowo w procesie pracy nie faktem jego powierzenia w jakiś szczególny sposób, lecz tym, że z powierzeniem mienia wiąże się obowiązek jego zwrotu lub wyliczenia się z niego (obowiązek zwrotu zachodzi w przypadku rzeczy oznaczonych co do tożsamości, natomiast obowiązek wyliczenia się w przypadku np. pieniędzy).

• toteż dla uchylenia się od odpowiedzialności pracownik powinien obalić to domniemanie, tj. udowodnić, iż szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 par. 3 kp);
• skoro więc zgodnie z wewnętrznymi zasadami użytkowania służbowych kart płatniczych karta stanowiła mienie powierzone pracownikowi, wszelkie transakcje były traktowane jako zaliczka do rozliczenia (fakturą, rachunkiem, etc.), a pracownik ponosił pełną odpowiedzialność finansową za wszystkie wykonane operacje, to wystarczającym dowodem jest przedstawiony przez pracodawcę wyciąg z rachunku karty — zaś jedynym sposobem na skuteczną ripostę ze strony pracownika jest wykazanie, iż pieniądze zostały wydane na cele służbowe;

Pracownik w ramach „wyliczenia się” ma wykazać, że pieniądze zostały wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem,

• nierozliczenie się pracownika z płatności kartą służbową oznacza przywłaszczenie pieniędzy i wiąże się z winą umyślną, co najmniej w zamiarze ewentualnym, zaś stopień winy należy oceniać także biorąc pod uwagę stanowisko zajmowane przez pracownika (menedżer sprawujący funkcję prokurenta spółki), zaś samowolne zadysponowanie środkami pozostawionymi do rozliczenia stanowi czyn niedozwolony;
• umyślność winy wyklucza natomiast możliwość przyjęcia rocznego terminu przedawnienia roszczeń, zatem takie należności przedawniają się dopiero po upływie trzech lat (art. 291 par. 3 kp w zw. z art. 442(1) kc), licząc oczywiście od daty, kiedy pracodawca uzyskał wiadomość o faktach, z których można i należy wyprowadzić wniosek, iż pracownik wyrządził mu szkodę…
• …czyli nie od momentu płatności kartą, ani od dnia, w którym firma dostała wyciągi z karty, lecz od dnia wskazanego jako termin rozliczenia się z transakcji (przy czym pracownik miał „obowiązek składać dokumenty księgowe niezwłocznie, ale nie później niż 30 dni od chwili ich otrzymania, w razie natomiast braku dokumentów obowiązek zwrotu kwoty powstał w terminie 7 dni od chwili płatności kartą”);
• a skoro przedawnienie tych roszczeń następuje po 3 latach od ich wymagalności, to firma zdążyła z pozwem w odniesieniu do kwoty 4,5 tys. zł, przeto nakazując zwrot takiej kwoty sąd zasądził od strony wygrywającej na rzecz przegrywającego przeszło 1,9 tys. zł kosztów (czyli klasyczne „wygrał ale przegrał”).

Tekst Czy obowiązek rozliczenia się z płatności służbową kartą oznacza, że to pracownik musi udowodnić na co wydał pieniądze? pojawił się poraz pierwszy w Czasopismo Lege Artis.