L'analisi della spesa negli acquisti industriali e l'intelligenza artificiale: 11 domane e 11 risposte

Intervista a  Sergio Giordano

Tutti parlano di Analisi della Spesa ma pochi la conoscono (bene)… quasi nessuno la svolge in maniera accurata e completa … Eppure, l’Analisi della Spesa è il primo passo indispensabile per ridurre i costi e ottimizzare la gestione degli acquisti…

Approfondiamo l’argomento con Sergio Giordano CEO di Procout che da 40 anni si occupa di approvvigionamenti, cercando anche di capire come tale attività può essere già oggi supportata in maniera determinante dagli strumenti messi a disposizione dall’Intelligenza Artificiale. 

Logistica Efficiente: Sergio, potrebbe spiegarci in termini semplici cos'è l'Analisi della Spesa nel contesto degli approvvigionamenti industriali?

Sergio Giordano: Le rispondo con una frase che considero uno dei capisaldi che ha guidato gran parte del mio cammino professionale: “Per sapere come e quanto possiamo risparmiare... è necessario sapere come e quanto spendiamo”.

L'Analisi della Spesa è un processo cruciale per chi si occupa di acquisti industriali. In sostanza, si tratta di esaminare e categorizzare le spese aziendali al fine di identificare opportunità di risparmio, migliorare l’efficienza e garantire una gestione ottimale delle risorse. È un'attività che consente ai buyer di comprendere, categorizzare e ottimizzare le spese aziendali relative agli approvvigionamenti. Inoltre, questo processo sistematico di analisi dei dati di spesa, fornisce una visione completa e dettagliata di come l'azienda utilizza le proprie risorse finanziarie negli acquisti. Una corretta e completa Analisi della Spesa continua ad essere secondo me il punto di partenza indispensabile non solo per una corretta e moderna gestione degli Approvvigionamenti ma per poter ottenere riduzioni di costi e ottimizzazioni nella gestione degli Acquisti.

LE: Quali sono le principali fasi nel processo di Analisi della Spesa?

SG: Le fasi principali includono:

• la raccolta dei dati. In questa fase il buyer deve raccogliere tutti i dati relativi agli acquisti da diverse fonti aziendali, come: fatture dei fornitori, ordini di acquisto, contratti di fornitura, report finanziari. Inoltre, deve individuare le procedure aziendali e chi acquista in azienda
• la classificazione di questi dati secondo diversi criteri: categoria merceologica, fornitore, dipartimento/centro di costo, area geografica, periodicità etc. …
• l'analisi dei dati per identificare pattern, trend e opportunità di risparmio. Questo può includere l'individuazione di fornitori che offrono prezzi migliori, la negoziazione di contratti più favorevoli, la riduzione delle spese superflue, revisione di contratti già in essere, l’ottimizzazione del numero di fornitori e nuove modalità di acquisto (accordi quadro, ordini aperti etc. …)
• la reportistica per presentare i risultati in modo chiaro.

In effetti le suddette fasi ci permettono di rispondere alle seguenti domande chiave dell’Analisi della Spesa:

• Chi acquista e Come si acquista: quali strutture Acquistano, chi sono i professionisti che lo fanno e quali Procedure e strumenti contrattuali vengono adottati
• Che Cosa viene acquistato: mappatura e categorizzazione della spesa
• Perché si acquista: ragioni del fabbisogno di acquisto
• Da Chi si acquista e a Quali prezzi: i fornitori: quanti sono, chi sono e come ottimizzarli
• Quando si acquista: programmazione del fabbisogno, acquisti “on demand”, etc. ...

LE: Quali sono gli obiettivi che un'azienda cerca di raggiungere attraverso l'Analisi della Spesa?

SG: Gli obiettivi sono molteplici vediamo i principali:

• Identificazione di opportunità di risparmio: individuare aree in cui è possibile ridurre i costi, come fornitori con prezzi eccessivi, duplicazioni di acquisti o sprechi.
• Miglioramento della leva negoziale: acquisire una conoscenza approfondita delle spese per negoziare contratti più vantaggiosi con i fornitori.
• Ottimizzazione dei processi di acquisto: semplificare e automatizzare i processi, ridurre i tempi di ciclo e migliorare l'efficienza complessiva.
• Gestire i rischi nella catena di approvvigionamento e supportare le decisioni strategiche aziendali

LE: Quali sono le sfide più comuni nell'Analisi della Spesa?

SG: Le sfide principali includono:

• il grande volume di dati da analizzare, la disomogeneità dei dati provenienti da diverse fonti, e la mancanza di competenze specifiche per interpretare i risultati
• il tempo e le risorse da dedicare per un certo periodo e full time a questa attività

LE: Come può l'Intelligenza Artificiale (IA) aiutare a superare queste sfide?

SG: L’Intelligenza Artificiale offre strumenti avanzati che possono rivoluzionare il modo in cui viene condotta l’Analisi della Spesa rendendola più efficiente e strategica. Infatti, attraverso algoritmi di Machine Learning e strumenti di analisi predittiva, l’IA ad esempio, può aiutare il buyer nella:

• Raccolta e integrazione automatica dei dati: gli algoritmi di IA possono estrarre automaticamente i dati da diverse fonti (ERP, CRM, fatture, ecc.) e integrarli in un'unica piattaforma per l'analisi.
• Classificazione intelligente delle spese: l'IA può classificare automaticamente le spese in categorie predefinite o personalizzate, anche in presenza di dati disomogenei o descrizioni ambigue. Riducendo errori manuali e garantendo una maggiore precisione nell’assegnazione delle voci di costo
• Identificazione di anomalie e pattern: l'IA può identificare anomalie nei dati di spesa, come picchi di prezzo ingiustificati, acquisti duplicati, discrepanze nei prezzi o spese non conformi alle policy aziendali, e riconoscere pattern di spesa per individuare opportunità di risparmio.

LE: In che modo l'IA può automatizzare la raccolta e la classificazione dei dati?

SG: L'IA può estrarre automaticamente i dati da diverse fonti come ERP, CRM e fatture. Gli algoritmi di machine learning possono classificare automaticamente le spese in categorie appropriate, riducendo drasticamente il tempo impiegato per la classificazione manuale.

LE: In che modo l'IA supporta l'analisi predittiva nella gestione degli acquisti?

SG: L'IA può analizzare i dati storici per prevedere trend futuri di spesa, identificare potenziali aumenti dei prezzi, e suggerire il momento migliore per gli acquisti, consentendo ai buyer di pianificare in modo proattivo e negoziare contratti migliori. Inoltre, può effettuare benchmarking automatizzato: confrontando i costi con quelli di mercato per garantire prezzi competitivi. Infine, può suggerire opportunità di consolidamento degli acquisti: individuando fornitori strategici e potenziali sinergie di acquisto.

LE: Come può l'IA aiutare a identificare anomalie e pattern nei dati di spesa?

SG: L'IA è particolarmente efficace nel rilevare prezzi fuori mercato, identificare fornitori con performance anomale e segnalare pattern di spesa inusuali. Può identificare anomalie nei dati di spesa, come picchi di prezzo ingiustificati o acquisti duplicati, e riconoscere pattern di spesa per individuare opportunità di risparmio. Infine, può individuare discrepanze nei prezzi o spese non conformi alle politiche aziendali.

LE: Può farci qualche esempio concreto di come le aziende stanno usando l'IA nell'Analisi della Spesa?

SG: Certamente. Un'azienda manifatturiera può usare software di IA per categorizzare automaticamente le spese in base ai codici di prodotto, riducendo il tempo impiegato dal buyer per la revisione manuale. Un buyer del settore automotive può utilizzare l'IA per individuare variazioni anomale nei costi delle materie prime, permettendo un intervento tempestivo nella negoziazione con i fornitori. Un'impresa farmaceutica può usare l'analisi predittiva per valutare le performance dei fornitori nel tempo, selezionando quelli più affidabili e competitivi per le future collaborazioni. Inoltre, i chatbot basati sull'IA possono guidare i dipendenti nel processo di acquisto.

LE: Qual è il vantaggio principale nell'integrare l'IA nell'Analisi della Spesa?

SG: L'integrazione dell'IA permette di prendere decisioni basate su analisi più accurate e complete, gestire volumi di dati sempre maggiori, liberare tempo per attività strategiche di maggior valore migliorando l'efficienza complessiva della gestione degli acquisti. L'IA non sostituisce il buyer, ma ne potenzia le capacità analitiche e decisionali. Il futuro sarà sempre più caratterizzato dall'integrazione tra competenze umane e capacità analitiche dell'IA, creando un approccio ibrido che massimizza l'efficienza e l'efficacia della gestione degli acquisti industriali.

LE: Un’ultima domanda: l’Analisi della Spesa va effettuata una sola volta o va ripetuta?

SG: eseguire l’Analisi della Spesa una volta è un ottimo inizio per identificare le aree di risparmio; tuttavia, è necessario aggiornare periodicamente i dati al fine di garantire in particolare:

• Una continua ottimizzazione nel numero di fornitori e nelle relazioni con essi

• L’identificazione di sempre nuove opportunità di risparmio

Come ho più volte avuto modo di rilevare in altri interventi sull’argomento, per la maggior parte delle imprese, sia pubbliche che private, sia grandi che PMI trovare una corretta risposta alla domanda “ma quanto e come si spende in azienda?” è molto più difficile di quanto potrebbe sembrare.

Infatti, le informazioni sulla spesa sono, nella maggior parte dei casi, incomplete, perché la spesa spesso è: gestita nella fase di acquisto da un gran numero di strutture, impropriamente classificata, distribuita su più sistemi e di difficile accesso. Risolvere i suddetti punti vuol dire quindi essere sulla buona strada per avere la visibilità necessaria per rispondere alla sfida quotidiana di fornire risparmio/ottimizzazione della spesa migliorando l'efficienza dell’intera azienda.

Concludo dicendo che, a volte in azienda, pur essendoci le competenze professionali adeguate allo svolgimento di una corretta Analisi della Spesa, la stessa non viene eseguita per mancanza di tempo e risorse in quanto per eseguire tale analisi bisogna dedicarsi non solo per un certo periodo di tempo ma full time e, distogliere risorse dalle “frenetiche” attività quotidiane, risulta difficile. Direi che questa attività è una delle più adatte ad essere delegata ad esperti professionisti esterni all’azienda (un esempio è proprio PROCOUT che ha ormai fatto dell’Analisi della Spesa un’attività di grande successo) che potranno eseguire un lavoro completo ed anche in un tempo considerevolmente breve in quanto non coinvolti nelle quotidiane attività di acquisto. Inoltre, il loro intervento poiché prodotto dall’esterno riuscirebbe a essere anche più obiettivo e corretto nel suo svolgimento e quindi nei risultati finali.

https://www.procout.it/