Verifactu y facturación electrónica, bases para una tributación eficiente y transparente

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En los últimos años, España ha dado pasos decisivos para abordar el fraude fiscal. La digitalización de los procesos de facturación a través del uso obligatorio de facturas electrónicas y la implementación del sistema Verifactu son reformas clave. Estas herramientas son mucho más que una exigencia legal: indican un cambio fundamental en la relación entre empresas, autónomos y la Administración, mejorando la eficiencia y transparencia en la gestión fiscal.

¿Cuál es el propósito de la facturación electrónica obligatoria?

Las actividades fraudulentas derivan en la pérdida de miles de millones de euros cada año para el estado. Prácticas irregulares como la facturación falsa, la ocultación de ingresos o sistemas de contabilidad dual han sido facilitadas por la opacidad que deriva de la contabilidad manual y los documentos en papel. Así, la digitalización es una herramienta esencial para eliminar estas malas prácticas.

La Ley Antifraude, ley 11 2021, impone la facturación electrónica obligatoria para las transacciones entre empresas y entre empresas y autónomos. El objetivo de esta normativa es asegurar la integridad, trazabilidad y naturaleza inalterable de los registros de facturación, reduciendo significativamente su potencial de manipulación.

¿Qué es Verifactu y por qué es tan importante?

La administración ha puesto en práctica enfoques innovadores e inteligentes que mejoran el cumplimiento fiscal y aumentan el control de la facturación. El más importante es, probablemente, la aplicación de Verifactu.

Verifactu es el sistema ideado para mejorar el cumplimiento de la Ley Antifraude. Es una infraestructura que obliga a los sistemas de facturación a producir documentos que cumplen requisitos técnicos muy específicos. Además, transmite esos documentos a la Agencia Tributaria, ya sea en tiempo real o en base a un cronograma.

Este procedimiento de verificación de la factura sirve como un canal directo de comunicación entre las empresas y Hacienda. Cada factura que se emite es registrada y protegida contra manipulaciones, lo que dificulta enormemente cualquier intento de evasión.

La transparencia beneficia al gobierno porque obtienen un mayor control sobre el cumplimiento fiscal, pero también beneficia a las empresas legales que no tienen que competir con aquellas que habían eludido impuestos.

Lo más importante es que estas empresas pueden aumentar sus ingresos, optimizar sus gastos o ahorros operativos mientras mejoran la rentabilidad.

Ventajas de la factura electrónica y Verifactu

Aunque muchas empresas perciben estas obligaciones como un aumento en las tareas administrativas, el hecho es que la facturación electrónica y Verifactu ofrecem ventajas notables:

1. Ahorros de costes operativos y administrativos y reducción de gastos operativos. La reducción de costos administrativos y de tiempo pueden lograrse eliminando papel, automatizando el envío y recepción de facturas, e integrándose con otros sistemas de gestión (ERP, CRM).
2. Mejora de la agilidad con el flujo de caja. Las facturas electrónicas mejoran el control de la tesorería y del flujo de caja ya que se gestionan inmediatamente, acelerando la aceptación y el pago.
3. Mejor seguridad y trazabilidad. Debido a que las facturas están registradas digitalmente, no pueden ser manipuladas. Esto protege el aspecto legal de posibles inspecciones y disputas con clientes o proveedores.
4. Cumplimiento automático. Al adaptarse al estándar Verifactu, las empresas derivan automáticamente el cumplimiento legal, evitando así multas y mejorando la imagen ante clientes, socios comerciales y organismos gubernamentales.
5. Información útil para la toma de decisiones. Los errores pueden ser rectificados, las estrategias pueden ser alteradas o se pueden prever requisitos de liquidez gracias al análisis de datos en tiempo real hecho posible por la digitalización.

Resistencias y desafíos

A pesar de los beneficios, existen algunos desafíos como contar con sistemas de información empresarial obsoletos. Esto le puede pasar a pequeñas empresas que intentan cumplir con los nuevos requisitos digitales. Por lo tanto, es necesario invertir en nuevas tecnologías que ayuden a capacitar al personal en el uso de nuevas herramientas. Este tipo de formación conlleva cierto gasto inicial.

No obstante, existen soluciones ajustadas a cada modelo de negocio. Por ejemplo, Cegid tiene plataformas especializadas que cumplen con la normativa Verifactu y ofrecen un flujo controlado y seguro hacia la facturación electrónica sin muchos requerimientos y sin la necesidad de conocimientos técnicos complejos.

Cambios en la economía a largo plazo

En un marco más amplio, la adopción masiva de Verifactu y la facturación electrónica ayudará a disminuir la economía sumergida. Esto significa más ingresos fiscales para financiar servicios públicos, una competencia más justa entre empresas y una mayor confianza en el sistema tributario.

Consejos finales para una efectiva adopción del nuevo sistema

• Evalúa el sistema de facturación actual: verifica si cumple con los requisitos técnicos.
• Selecciona un proveedor confiable: como Cegid, que ofrece soluciones que cumplen con las nuevas regulaciones.
• Capacita al equipo: asegúrate de que los usuarios clave estén capacitados para operar el sistema.
• Automatiza completamente el proceso: desde la emisión hasta la recepción y contabilización de las facturas. 
• Sé proactivo: la legislación puede cambiar, por lo que es prudente mantenerse al tanto de la realidad actual.

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