Qué es el NIF-IVA y para qué se necesita

En este artículo, te explicamos en qué consiste el NIF-IVA en España. Descubre su funcionamiento y utilidad e infórmate sobre los trámites que necesitarás para obtenerlo y el plazo que te llevarán.

• Conoce los motivos por los que el NIF-IVA no es lo mismo que el NIF.
• Con el NIF-IVA se facilita la gestión de muchas operaciones intracomunitarias.

Si te preguntas cuál es mi NIF-IVA es probable que tu negocio vaya por buen camino, con crecimiento y operaciones comerciales internacionales, pero que te falte afinar algunos trámites. 

En realidad, no es tan complicado cumplir con Hacienda y los requisitos que te reclama en tus relaciones con otros estados miembros de la Unión Europea. Un pequeño esfuerzo te proporcionará la seguridad que tu negocio necesita.

Lo cierto es que la identificación que proporcionan números como el NIF-IVA es una herramienta importante para que todos podamos saber con quién nos relacionamos. Así, puede ofrecerse a la relación el tratamiento exigido por las normas, evitarás errores fiscales y de facturación y harás más fluido el proceso de trato con proveedores y clientes. 

COMPARTE ¿Sabes qué es el número del IVA? ¡Descubre todas las claves del NIF-IVA!

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Definición del NIF-IVA

Su nombre oficial es el de NIF de los empresarios o profesionales a efectos del IVA. Por ello, se abrevia comúnmente con la expresión NIF-IVA. Dado su uso internacional, ya que también es frecuente encontrarlo denominado en inglés como VAT number.

Como su nombre indica, se trata de un número obligatorio para la identificación de sujetos del IVA en ciertas circunstancias relacionadas con operaciones intracomunitarias. 

A ello, obliga el artículo 25 del reglamento aprobado por Real Decreto 1065/2007, que traspone en España lo requerido por los artículos 214 a 216 de la directiva comunitaria del IVA. En los otros estados miembros, hay normas semejantes, ya que es obligatorio en todo el territorio que aplica el IVA.

Cuál es la utilidad del NIF-IVA

El NIF-IVA permite identificar las personas o entidades para saber cómo aplicarlas el IVA intracomunitario. Piensa, por ejemplo, que tienes un cliente de otro estado miembro. Para saber si le tienes que aplicar o no la exención, deberás tener algún elemento que te permita saber que te encuentras ante un empresario o profesional de otro estado miembro.

Cuándo se utiliza el NIF-IVA

La lista completa de personas obligadas la puedes encontrar en el artículo 25.2 del reglamento aprobado por Real Decreto 1065/2007. En todo caso, puede decirse que, en líneas generales, se trata de empresarios o profesionales que realizan diferentes tipos de operaciones intracomunitarias. También hay algún caso que afecta a personas jurídicas que no sean empresarios o profesionales.

En ese sentido, es importante tener en cuenta que, en ocasiones, son las normas de localización las que te indican cuándo te encuentras ante las operaciones para las que necesitas NIF-IVA. Por ejemplo, eso es frecuente porque se trata de operaciones en las que ha de aparecer otro estado. 

Lo primero, entonces, será saber dónde se ha realizado el hecho imponible del IVA. Como eso puede ser, a veces, complicado, la AEAT facilita dos servicios de asistencia para que puedas informarte de dónde pueden localizarse las entregas de bienes y las prestaciones de servicios.

Qué diferencia al NIF-IVA del NIF

Ambos son números de identificación con fines fiscales. Sin embargo, su orientación es diferente:

• El NIF se dirige a todo tipo de personas (físicas y jurídicas) e, incluso, a entidades sin personalidad. Además, se emplea en toda clase de operaciones.
• Por su parte, el NIF-IVA se emplea por un tipo determinado de sujetos en operaciones muy concretas. De hecho, su obtención está ligada a la inclusión en un censo fiscal específico (el Registro de Operaciones Intracomunitarios).

Cómo se solicita el NIF-IVA

Para obtener el NIF-IVA debes tener en consideración varios aspectos:

• Deberás rellenar un formulario de declaración censal. Para ello, emplearás el modelo 036, que es uno de los más habituales para realizar trámites de alta y baja en Hacienda, optar por ciertos regímenes fiscales, etcétera. En este caso, lo necesitarás para solicitar la inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
• Como es habitual, lo normal es que el modelo 036 debas presentarlo electrónicamente. De hecho, es obligatorio para, entre otros sujetos, todas las sociedades limitadas y anónimas. Para identificarte, necesitarás Cl@ve, DNI electrónico o certificado electrónico.
• El modelo 036 consta de varios apartados. Uno de ellos, el número 6, está dedicado al IVA. Deberás buscar la casilla 582, en la que indicarás que quieres darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, y en la casilla 584, donde señalarás la fecha a partir de la cual realizarás las operaciones que motivan que pidas el NIF-IVA.
• Con tu NIF-IVA ya asignado, podrás emplearlo para identificarte en operaciones intracomunitarias. Además, los terceros podrán validártelo a través de un servicio europeo denominado VIES. Podrán comprobar que el NIF-IVA que les proporcionas se corresponde con un número existente registrado en España. Por supuesto, tú también puedes hacer lo mismo con los terceros que te den el suyo.

¿Cuánto tardan en asignártelo?

Una vez cumplido el trámite, la AEAT podrá asignarte el NIF-IVA, que estará compuesto por el prefijo ES, que identifica a España, seguido del NIF. Tendrá un plazo de tres meses para hacerlo. Si no lo hace, podrás considerar que se te ha denegado y podrás presentar los recursos correspondientes. 

De todos modos, la Administración siempre tiene el deber de resolver. Por tanto, hipotéticamente, podría llegarte una respuesta positiva asignándole tu NIF-IVA una vez pasado el plazo de tres meses.

Finalmente, un buen consejo es que mantengas toda tu información fiscal y la de los terceros con los que te relacionas en orden. Afortunadamente, hoy hay herramientas informáticas que, como Sage Active, hacen mucho más sencilla esa labor.

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