Microsoft 365 y Windows 365: en qué se diferencian realmente

Microsoft ha transformado por completo la manera en la que concebir el trabajo moderno gracias a sus propuestas en la nube y su amplia variedad de servicios. Sin embargo, entre tanto nombre similar, es habitual que surjan dudas importantes sobre qué diferencia hay realmente entre Microsoft 365 y Windows 365. ¿Para qué sirve cada uno? ¿En qué casos conviene contratar uno u otro?

En este artículo vas a encontrar una comparativa clara y detallada, no solo entre Microsoft 365 y Windows 365, sino también información esencial sobre las diferencias con Office 2024. Todo explicado de forma sencilla.

¿Qué es Microsoft 365? Principales características y cómo funciona

Microsoft 365 es la evolución del conocido Office 365 y supone mucho más que un simple paquete de aplicaciones de ofimática. Se trata de una plataforma de suscripción integral que además de incluir las aplicaciones clásicas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access, ofrece una completa gama de servicios en la nube como OneDrive (almacenamiento online), Microsoft Teams (colaboración y videollamadas), SharePoint (gestión de documentos y espacios de trabajo) y mucho más.

Esta suscripción está disponible en diferentes modalidades orientadas a particulares, familias, pequeñas empresas, grandes organizaciones, centros educativos y entidades gubernamentales.

Una de las señas de identidad de Microsoft 365 es la colaboración en tiempo real. Es posible editar un mismo documento junto a otras personas, ver los cambios al instante y aprovechar la integración nativa con servicios en la nube para compartir archivos, organizar reuniones, planificar proyectos y trabajar de forma sincronizada estés donde estés.

Planes y modalidades de Microsoft 365

Microsoft 365 está pensado para adaptarse a las necesidades de cada usuario o empresa, por lo que existen diferentes planes y precios. Los principales son:

• Microsoft 365 Personal: Suscripción individual para un usuario, con instalación en varios dispositivos y 1 TB de almacenamiento en OneDrive.
• Microsoft 365 Family: Permite compartir la suscripción con hasta 6 personas, cada una con su cuenta y 1 TB de almacenamiento independiente.
• Microsoft 365 Apps para empresas: Dirigido a pymes que buscan solo las aplicaciones de escritorio y almacenamiento.
• Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium: Ofrecen distintas combinaciones de servicios, incluida la gestión avanzada de dispositivos y seguridad para el trabajo profesional.
• Microsoft 365 para grandes empresas (planes E3, E5, F3): Añaden opciones avanzadas de administración, seguridad, inteligencia empresarial y cumplimiento normativo.
• Microsoft 365 Educación: Versiones adaptadas para colegios, profesores y estudiantes.

Hay que destacar que Microsoft 365 ahora incluye IA generativa a través de Copilot, integrando funciones automáticas de escritura, generación de datos y análisis inteligente en Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Teams, entre otras.

¿Qué diferencia hay con Office 2024 y las licencias perpetuas?

Mucha gente sigue buscando el clásico Office de pago único, ahora llamado Office 2024. La principal diferencia es que este tipo de licencia se compra una sola vez, se instala en un único ordenador (PC o Mac) y quedas limitado a la versión y funciones que incluya en ese momento. No recibirás nuevas características ni evoluciones más allá de los parches de seguridad, y si dentro de unos años sale una nueva versión, tendrás que volver a comprar la licencia si quieres actualizarte.

Además, las licencias perpetuas de Office no incluyen ni almacenamiento en la nube, ni actualización automática, ni herramientas colaborativas avanzadas, ni aplicaciones móviles completas, ni integración con Teams, ni soporte técnico más allá de la activación inicial.

Por el contrario, la suscripción a Microsoft 365 da derecho al uso ilimitado de todas las apps y servicios mientras se mantenga el pago mensual o anual, pudiendo instalarse en varios equipos y dispositivos simultáneamente, recibir actualizaciones inmediatas y acceder a funciones premium como Copilot, 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, soporte técnico directo de Microsoft y, sobre todo, colaboración y trabajo remoto sin límites.

Ventajas y desventajas de Microsoft 365 frente a Office tradicional

• Ventajas principales de Microsoft 365:
  • Siempre tendrás la última versión de todas las aplicaciones y funciones.
  • Puedes trabajar desde cualquier dispositivo y ubicación sin preocuparte por instalaciones medias rotas o incompatibles.
  • Incluye almacenamiento en la nube y colaboración en tiempo real entre varios usuarios.
  • Se integra nativamente con Teams, SharePoint y otras soluciones empresariales.
  • Escalabilidad para añadir/quitar usuarios fácilmente, ideal para empresas en crecimiento.
  • Soporte técnico directo de Microsoft.
• Inconvenientes a considerar:
  • El modelo de pago es recurrente (mensual o anual) y, a largo plazo, puede salir más caro que una compra única… aunque esto depende del uso y de la necesidad de actualización.
  • Algunas funciones avanzadas requieren estar conectado a Internet o a la cuenta de Microsoft.
  • El cambio de modelo (perpetuo a suscripción) puede no gustar a quienes prefieren olvidarse de pagos recurrentes.

Windows 365: Qué es y cómo se diferencia de Microsoft 365

Mientras que Microsoft 365 gira en torno a aplicaciones, productividad y colaboración en la nube, el servicio Windows 365 es una propuesta totalmente diferente aunque complementaria. Aquí hablamos de un PC en la nube: una máquina virtual completa (con Windows 10 o 11) alojada en los servidores de Microsoft, accesible desde cualquier dispositivo a través de Internet.

La idea base de Windows 365 es ofrecer escritorios virtuales dedicados que puedes usar como si fueran tu propio ordenador físico, pero con toda la potencia, flexibilidad y seguridad que brinda la nube. Esto es especialmente útil para empresas que quieren centralizar la gestión de los equipos, facilitar el teletrabajo, la movilidad, la administración de dispositivos o incluso crear entornos desechables para pruebas, desarrollo o trabajo temporal.

Modalidades y tipos de Windows 365

Existen diferentes ediciones de Windows 365 según el tipo de uso:

• Windows 365 Business: Orientado a pequeñas y medianas empresas, permite desplegar PCs en la nube rápidamente, sin necesidad de conocimientos avanzados en IT ni infraestructura previa.
• Windows 365 Enterprise: Destinado a empresas medianas y grandes, incorpora opciones avanzadas de administración, personalización y seguridad, pudiendo integrarse totalmente con Microsoft Intune y otras soluciones de gestión corporativa.
• Windows 365 Frontline: Pensado para trabajadores en primera línea (tiendas, fábricas, atención al cliente), permite asignar hasta tres PCs en la nube por licencia, de uso no simultáneo, optimizando costes.
• Windows 365 Government: Para instituciones públicas, con requisitos especiales de seguridad y localización, disponible solo en determinados mercados.

Cada PC en la nube se contrata con una licencia mensual por usuario, eligiendo la potencia, memoria y almacenamiento deseados en función de las necesidades reales. Se puede acceder desde dispositivos Windows, Mac, iOS, Android o incluso navegadores web estándar.

El aprovisionamiento de los PCs en la nube es prácticamente inmediato y la administración es muy sencilla. En el caso de Windows 365 Business, basta con una tarjeta de crédito y una cuenta de Microsoft para empezar en pocos minutos, sin complejos requisitos de infraestructura.

¿En qué se diferencian Windows 365 y Azure Virtual Desktop?

Otra fuente habitual de confusión es la comparación entre Windows 365 y Azure Virtual Desktop (AVD). Aunque ambos permiten crear escritorios virtuales en la nube, sus enfoques y casos de uso son bastante distintos:

• Windows 365 es un servicio simplificado de «PC en la nube» individual, fácil de desplegar y gestionar, orientado a usuarios finales y empresas que buscan sencillez y previsibilidad en costes.
• Azure Virtual Desktop ofrece una plataforma mucho más avanzada y flexible, permitiendo crear escritorios virtuales multiusuario, virtualizar solo aplicaciones concretas, gestionar sesiones concurrentes y personalizar totalmente la infraestructura.

Mientras Windows 365 prioriza la rapidez de acceso y la simplicidad, Azure Virtual Desktop es la opción para organizaciones que requieren máxima personalización, integración con otras soluciones de virtualización, escenarios complejos o escalabilidad dinámica bajo demanda.

Comparativa clave entre Windows 365 y Microsoft 365

Para que quede aún más claro, aquí tienes los puntos distintivos principales entre ambas soluciones:

• Microsoft 365 se centra en proporcionar las aplicaciones de productividad, almacenamiento online, colaboración y servicios de seguridad a través de una única suscripción.
• Windows 365 permite disponer de un ordenador completo en la nube, accesible desde cualquier lugar, con tu propio entorno Windows, aplicaciones, configuraciones y archivos.
• La integración entre ambos es máxima: puedes usar tu PC en la nube con todas tus apps de Microsoft 365, trabajando directamente sobre un escritorio remoto optimizado en la nube de Microsoft.
• Windows 365 implica un coste mensual fijo por usuario y máquina virtual, mientras que Microsoft 365 varía en función del plan y los servicios contratados.

Es habitual que empresas contraten ambos servicios a la vez, utilizando Microsoft 365 para la productividad y almacenamiento, y Windows 365 para gestionar los puestos de trabajo virtualizados, especialmente en modelos de oficina híbrida/remota.

Diferencias entre Microsoft Office, Microsoft 365 y Windows 365

Muchas personas se preguntan por qué hay tantas versiones con nombres tan similares, qué ventajas tiene cada una y si realmente compensa pasar a la suscripción en la nube. La clave está en entender cada producto y su público objetivo:

• Microsoft Office (licencia perpetua): Compra única para tener Word, Excel y PowerPoint (algunos planes incluyen Outlook, Access y Publisher), sin extras, sin actualizaciones de versión y solo para un PC/Mac.
• Microsoft 365: Suscripción mensual o anual, acceso a todas las aplicaciones, almacenamiento en la nube, colaboración multiplataforma, actualizaciones y soporte continuo, apps móviles y web, integración total con Teams y SharePoint.
• Windows 365: No es una suite de aplicaciones, sino un «ordenador virtual» completo que puede ser usado como escritorio principal o secundario, siempre actualizado y gestionable de forma remota, ideal para empresas, teletrabajo y escenarios con alta rotación de empleados o dispositivos compartidos.

La elección entre uno u otro depende de tus necesidades de movilidad, colaboración, administración y presupuesto. Si buscas máxima flexibilidad, trabajo en la nube, acceso a tus archivos en cualquier momento y un entorno siempre actualizado, Microsoft 365 y/o Windows 365 serán las opciones más recomendables.

Ediciones, características y comparativa de planes

Para ayudarte a elegir, aquí tienes un repaso ampliado de los principales planes y funciones que ofrecen tanto Microsoft 365 como Windows 365:

Planes de Microsoft 365 para particulares y familias

• Microsoft 365 Personal: 1 usuario, apps de escritorio y móviles, 1 TB en OneDrive, colaboración y soporte.
• Microsoft 365 Family: Hasta 6 usuarios, cada uno con apps y 1 TB en la nube, ideal para familias que comparten dispositivos y documentos.

Microsoft 365 para empresas

• Apps para empresas: Solo aplicaciones y almacenamiento, sin servicios de colaboración avanzados.
• Empresa Básico: Añade aplicaciones web, correo profesional, Teams, SharePoint y 1 TB por usuario.
• Empresa Estándar: Incluye apps de escritorio, servicios completos de colaboración y gestión de archivos.
• Empresa Premium: Suma gestión avanzada de dispositivos con Intune, seguridad añadida y protección antiamenazas.

Microsoft 365 para grandes empresas y sector educativo

Los planes de empresa grandes (E3, E5, F3) y educación (A1, A3, A5) aportan capacidades superiores de seguridad, análisis de datos, administración y compliance legal. Incluyen almacenamiento ampliado, soporte para gestión documental avanzada y aplicaciones específicas para el sector educativo.

Planes y licencias de Windows 365

• Business: Hasta 300 usuarios, gestión simple, pago mensual por PC en la nube, fácil escalabilidad.
• Enterprise: Para más de 300 usuarios, administración total vía Intune, personalización completa, integración con redes corporativas y Azure.
• Frontline: Optimizado para puestos rotativos, uso compartido de PCs virtuales.
• Government: Requisitos y localización específicos para instituciones públicas.

Ventajas y desventajas de las licencias perpetuas y de suscripción

Repasamos también los pros y contras de los dos grandes modelos de licenciamiento:

• Licencia perpetua (Office 2024 y similares):
  • Pago único, sin costes recurrentes.
  • Uso indefinido en un solo dispositivo.
  • Sin acceso a nuevas funciones ni actualizaciones de versión.
  • No incluye colaboración en la nube, apps móviles, soporte ampliado ni almacenamiento online.
  • La migración a nuevos equipos puede estar limitada y requiere tramitar la transferencia.
• Suscripción (Microsoft 365):
  • Pago mensual o anual, siempre se dispone de la última versión.
  • Trabajo online y offline, acceso en varios dispositivos, colaboración y soporte integrado.
  • Incluye almacenamiento en la nube, actualizaciones constantes y soporte técnico completo.
  • Permite añadir, transferir o cancelar usuarios al ritmo de la empresa o familia.

Cuándo conviene elegir Microsoft 365, Windows 365 o una licencia perpetua

La elección del mejor modelo y plan depende de factores como el tipo de usuario, el nivel de movilidad, la necesidad de colaboración en equipo, la preferencia por trabajar online u offline, el presupuesto a corto/medio plazo y la importancia de la seguridad y gestión centralizada.

• Si solo necesitas Word, Excel y PowerPoint, no quieres trabajar en equipo ni en la nube y prefieres no pagar cuotas, una licencia perpetua sigue siendo válida.
• Si trabajas en más de un dispositivo, necesitas colaborar, guardar archivos online o quieres funciones avanzadas (como Copilot), Microsoft 365 es la mejor opción.
• Para empresas y organizaciones con teletrabajo, movilidad o alta rotación, Windows 365 es la forma más flexible y segura de gestionar puestos de trabajo en la nube, con costes predecibles y administración sencilla.

A lo largo de este artículo hemos desentrañado todas las diferencias y semejanzas entre Microsoft 365 y Windows 365, repasando sus ventajas, usos, ediciones y escenarios ideales. Recuerda que, más allá del nombre, la clave está en cómo quieres organizar tu productividad y flexibilidad en un mundo cada vez más conectado.