¿Conoces las claves de la contabilidad colaborativa?
Explicamos en qué consiste la contabilidad colaborativa y cómo mejora el trabajo de los asesores contables y las pymes para las que trabajan. The post ¿Conoces las claves de la contabilidad colaborativa? appeared first on Sage Advice España.
Descubre en este artículo cómo la contabilidad colaborativa está cambiando el día a día de todo tipo de negocios. Además, te explicamos cómo impactarán en ella las reformas en la facturación.
- La contabilidad colaborativa es una de las grandes bazas para extraer la máxima utilidad de los datos empresariales.
- Con la nueva factura, debes efectuar cambios en tus procesos contables y de facturación.
La contabilidad colaborativa es un cambio rápido y de gran profundidad para los pequeños negocios. Los trámites y la gestión de la información para la toma de decisiones han sido, hasta ahora, un obstáculo para sus oportunidades. Los procesos tradicionales eran costosos, complejos y, en algunas ocasiones, arriesgados.
Lo que pretende la contabilidad colaborativa es dar la vuelta a esta concepción. Además, busca empoderarte como emprendedor cubriendo los trámites de una forma más inteligente y precisa y dando a los datos la utilidad que merecen.
COMPARTE ¿Conoces las tecnologías colaborativas? Así están transformando nuestra forma de entender la contabilidad.
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¿Qué es la contabilidad colaborativa?
Las tecnologías colaborativas se han hecho populares en los últimos años. Entre otros aspectos, facilitan la colaboración de profesionales, la ubicuidad de los recursos, la compartición de datos o la búsqueda de buenos emparejamientos para construir relaciones.
Ese concepto es trasladable a la contabilidad:
- La contabilización en la nube permite disfrutar de servidores y soluciones potentes para tratar los datos de forma inteligente. Al mismo tiempo, los profesionales que trabajan con ellos pueden estar en cualquier lugar.
- El flujo de datos contables externos se hace inmediato o disminuye mucho las esperas. Prueba de ello son los servicios de asistencia de la Agencia Tributaria o el flujo de datos bancarios en un contexto de banca abierta.
- Gozas de más opciones para poner los datos internos al servicio de la toma de decisiones. Los diferentes departamentos aportan visiones distintas del origen y aplicación de los datos contables. La colaboración ayuda a integrarlas de forma coherente y práctica.
- Se generan nuevas formas de integrar profesionales externos. Se desdibujan las fronteras entre las fases de los procesos de datos en las que interviene cada parte. Pueden colaborar con los empleados de la empresa sin que estos tengan que renunciar a trabajar sobre los datos contables en un soporte actualizado.
- El cliente se sitúa en posición prioritaria. La integración de los datos contables con procesos de planificación, producción, comercialización, control, etcétera redefine su experiencia. La colaboración con clientes empresariales se hace más sencilla gracias a la trazabilidad de los datos contables.
Cómo impacta la nueva factura en la contabilidad colaborativa
Con la nueva factura (producto de las reformas propiciadas por las leyes antifraude de 2021 y crea y crece) la colaboración en procesos contables vivirá algunos cambios:
- La relación con asesores debe basarse en la planificación previa y en el consejo sobre cómo transformar los procesos. No se olvide que las facturas no se podrán cambiar.
- Algo parecido pasará con los empleados. Hay que examinar quién factura en tu empresa, qué conocimientos tiene y en qué situaciones factura. Es importante que conozca los nuevos requisitos normativos y, si es necesario, debe contar con formaciones y canales de soporte.
- Aparecerán nuevos intervinientes en el proceso de facturación. Entre ellos, destacan las plataformas de facturación electrónica B2B, pero también, ligados a ellas, puede haber servicios de tratamiento de datos.
- Existirá un sistema voluntario de remisión automática de los registros de facturación a la AEAT denominado Verifactu.
- Hacienda proveerá nuevos servicios de asistencia. Por un lado, habrá una solución pública de facturación electrónica. Por otro, la AEAT también pondrá un servicio para poder llevar la facturación conforme a las reglas antifraude. Además, se prevé que se incrementen las funcionalidades de herramientas como Pre303, Sociedades WEB o Renta WEB.
La nueva factura afectará a los flujos de colaboración entre empleados de las empresas, con los asesores y proveedores de servicios externos y con la Administración Pública.
Las ventajas de la contabilidad colaborativa
Los procesos contables colaborativos aportan ventajas en diversos ámbitos.
Trabajadores multitarea
La colaboración en procesos contables tiene un efecto empoderador de los trabajadores. Se apoyan en aplicaciones y profesionales externos que facilitan su labor. Además, pueden hacerse cargo de labores más complejas y simultanearlas.
Cumplimiento normativo reforzado
La contabilidad colaborativa refuerza el conocimiento de las obligaciones contables y fiscales. Hay más partes integradas en el proceso y es difícil que no tengas en cuenta los criterios que debe aplicar.
Datos contables más útiles
Unos mismos datos contables pueden ser utilizados por diferentes departamentos. El tratamiento que dan estos y los profesionales y recursos externos ofrece una visión más completa. Las decisiones se apoyan en información de mayor calidad.
Inteligencia
La colaboración debe basarse en sistemas flexibles capaces de adaptarse a los cambios del entorno. Los procesos contables quedan abiertos al aprendizaje y a que cada interviniente aporte el nuevo conocimiento que va adquiriendo. Además, esa inteligencia se ve redoblada con un nuevo colaborador: la inteligencia artificial que incorporan herramientas como Sage Active.
Los cambios promovidos por la contabilidad colaborativa están aportando ventajas a consumidores, empresas y profesionales.
Actualización
La nube, que facilita la colaboración, también simplifica la actualización tecnológica. Los servidores, las aplicaciones, las bases de datos, etcétera. se renuevan de una forma progresiva, sin necesidad de esperar una fecha de revisión.
Cambio cultural
La colaboración renueva y enriquece la forma de entender las empresas. Cuando se manifiesta en datos contables pone en común uno de los principales sistemas de información de la empresa. Con ello, además, se pueden integrar ideas para mejorar el modo de proceder en los negocios.
Ahorro de tiempo
Se minimizan las esperas. Se pueden cubrir varias tareas al mismo tiempo. Se evitan los desplazamientos físicos. Pueden automatizarse muchas verificaciones. Las dudas se resuelven antes por la colaboración de expertos. El resultado es que no solo se ahorra tiempo, sino que se distribuye mejor.
Favorecimiento de la incorporación de tecnología
La contabilidad colaborativa provee los datos necesarios para apoyar las decisiones de inversión tecnológica. Traduce los beneficios de las nuevas herramientas no solo a cifras de las cuentas anuales, sino a informes que ‘hablan’ el lenguaje de cada departamento. Eso facilita la aceptación de proyectos y la implicación de las partes con ventajas más patentes para todos.
La contabilidad colaborativa ha llegado para materializar el potencial transformador de los datos contables.
Transiciones más fluidas
Los procesos contables más ambiciosos reclaman cambios en el proceder de cada departamento. El enfoque colaborativo permite avanzar viendo las dificultades y oportunidades de mejora de cada uno.
Simplificación de lo complejo
Las herramientas colaborativas depuran los procesos contables y mejoran la forma en la que se integra en ellos cada interviniente. Llegan a soluciones prácticas que hacen más sencillas las labores más propensas a dudas y errores.
Automatización de tareas repetitivas
La colaboración no solo es con personas. Hoy es posible automatizar buena parte de los procesos contables gracias a las herramientas informáticas. Estas liberan a los profesionales de la repetición constante de las mismas acciones. Así pueden adquirir nuevas experiencias y conocimientos e incrementar su productividad y salario.
La contabilidad colaborativa es un paso útil en el camino hacia la omnicanalidad que demandan los consumidores.
Eficiencia
La colaboración permite organizar mejor los recursos y alcanzar servicios contables de mayor valor para los negocios. Además, con unos datos contables mejorados, lograrás descubrir el mejor uso para los recursos ociosos.
Conectividad
Los formatos de la contabilidad colaborativa deben permitir la conectividad. Así varios profesionales pueden trabajar con los mismos datos. Eso da la opción de utilizar los datos contables en la automatización de todo tipo de procesos.
Se pueden lanzar órdenes automáticas que ayuden a regular la tesorería, los inventarios, las acciones comerciales, la producción, etcétera.
La contabilidad colaborativa ha llegado para cambiar la forma en la que entendemos las empresas. Es una pieza clave para convertir a los datos en la palanca de transformaciones positivas para los negocios.
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