70 самых ходовых шаблонов документов для ИП

Есть ряд документов, который пригодится и подходит для любого ИП вне зависимости от ниши бизнеса, например, по кадровым вопросам. Некоторые документы понадобятся пару раз, а другие будут нужны регулярно. 

В статье отобрали универсальные документы на разные случаи, например, для работы с подрядчиками, обязательные документы на сайт и бухгалтерские документы. А в конце — сервисы, где можно найти редко используемый шаблон.

Регистрация бизнеса

Для регистрации бизнеса нужно заявление на открытие счета, но здесь его нет, потому что у каждого банка своя форма. 

Заявление о регистрации ИП — подается в ФНС, когда физлицо оформляется как индивидуальный предприниматель. 

Заявление на получение патента — если ИП решил применять ПСН (патентную систему налогообложения), ему нужно заполнить и подать заявление в налоговую максимум за 10 рабочих дней до применения Патента. 

Заявление о получении справки о наличии (отсутствии) судимости — нужна, если бизнес связан со сферой образования несовершеннолетних, их отдыха и оздоровления, детско-юношеского спорта, культуры и искусства. 

Заявление о регистрации в качестве страхователя физического лица — нужно, если ИП первый раз заключает договор ГПХ со штатным сотрудником и включает в договор уплату взносов за травматизм. Заявление нужно подать в течение 30 дней со дня подписания договора. 

Заявление о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники — подавать в ФНС, если ИП планирует использовать кассу, либо снимает ее с учета и перерегистрирует, например, если у кассы изменился ОФД. 

Уведомление о переходе на УСН — если предприниматель сразу планирует применять упрощенную систему налогообложения, вместе с заявлением о регистрации ИП нужно подать в ФНС уведомление о переходе на УСН.

Уведомление о переходе на ЕСХН — нужно, если предприниматель будет применять систему налогообложения для сельхозпроизводителей. 

Уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор — подается в Роспотребнадзор, если бизнес ИП связан торговлей продуктами, их производством, общественным питанием, медицинскими услугами.

Бухгалтерские документы

Важные унифицированные формы, которые понадобятся ИП или бухгалтеру. 

Декларация 3-НДФЛ — нужна, чтобы отчитаться перед налоговой о том, сколько доходов получил и сколько налогов заплатил ИП. Подавать в ФНС до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Декларация по УСН — главный отчет о доходах, расходах и количеству налогов ИП на упрощенке. Подавать в ФНС до 25 апреля 2025 года.

Декларация по НДС — документ показывает операции по налогу на добавленную стоимость. Нужна всем ИП, которые платят НДС. Сдавать ежеквартально до 25 числа месяца, которые идет за отчетным кварталом.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей — когда в компании проводят инвентаризацию имущества, нужно зафиксировать его наличие и состояние в документе.

Кассовая книга — если ИП использует кассу и принимает наличку, нужно ежедневно заполнять этот документ. Он показывает движение наличных денег и расходы в компании. 

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — нужна ИП на УСН с объектом «Доходы минус расходы». В документе нужно фиксировать доходы и расходы, чтобы рассчитать налогооблагаемую базу и правильно заполнить декларацию.

Книга учета БСО — журнал, в котором регистрируют бланки строгой отчетности. Это, например, те, что используют при расчетах с клиентами без применения кассы.

Персонифицированные сведения о физических лицах — отчет, в котором ИП перечисляет данные о сотрудниках, включает информацию о стаже и страховых взносах. Подавать в налоговую каждый месяц до 25 числа отчетного месяца. 

Путевой лист (легковой автомобиль) — нужен для учета пробега и работы водителя легкового авто, списания ГСМ (горюче-смазочных материалов). Для ИП на Патенте — подтвердить, что автомобиль используется в работе. 

Путевой лист (грузовой) по форме 4-П — нужен, чтобы учесть работу грузового транспорта, маршрут, расход топлива, пробег. Нужен при оплате труда водителя, который работает по времени. 

Путевой лист (грузовой) по форме 4-С — то же самое, что и предыдущий документ, только в этом отчете работа водителя учитывается сдельно.

Расчет по страховым взносам — отчет, который показывает начисленные и уплаченные страховые взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование сотрудников. Подавать каждый квартал до 25 числа месяца, который идет после отчетного.

Транспортная накладная — нужен, если бизнес ИП связан с грузоперевозками (или в целом это есть в бизнесе). В документе фиксируется информация об отправителе груза, получателе и перевозчике. Составлять в 3-х экземплярах.

Товарно-транспортная накладная — если компания предпринимателя перевозит товары и другие материальные ценности на транспорте, нужно учитывать это в документе. Он подтверждает факт передачи товара и его перевозку.

Уведомление по налогам, сборам, страховым взносам — подтверждает информацию о расчетах по налогам ИП, например, если налог нужно заплатить раньше подачи декларации. Направляется в ФНС. 

Форма 6-НДФЛ — отчет, который нужен ИП с сотрудниками. В нем фиксируется начисленный и удержанный НДФЛ с сотрудников. Подавать каждый квартал в налоговую. 

Форма ЕФС-1 — единый отчет с данными о застрахованных лицах. В нем ИП отчитывается, например, по кадровым событиям, взносам за травматизм. Подается каждый квартал в Социальный фонд России. 

Трудовые отношения

Базовые документы, которые понадобятся кадровику или предпринимателю.

Должностная инструкция — документ, который фиксирует обязанности, права и ответственность сотрудника на конкретной должности. Использовать, когда ИП нанимает человека на работу, проводит аттестацию. Также пригодится, чтобы решить трудовые споры. 

Записка-расчет при увольнении (Т-61) — по сути сводка по всем выплатам сотруднику, когда он увольняется. В документе — расчет зарплаты, компенсации, выходного пособия. Подписывать в бухгалтерии и кадрах. 

Личная карточка работника (Т-2) — учетный документ, в котором кадры записывают личные данные сотрудника, ведут учет трудового стажа, повышений квалификации, семейного положения и т.д.. 

График отпусков (Т-7) — документ, в котором зафиксирована очередность отпусков сотрудников на год. Составлять за 2 недели до начала нового календарного года.

Платежная ведомость (Т-53) — нужна, если ИП выплачивает зарплаты наличными. Когда сотрудники получают зарплату, они расписываются в ведомости при получении денег.

Приказ о приеме на работу — подтверждает трудоустройство сотрудника. Создавать на основе трудового договора. Подписывает руководитель компании или сам ИП. 

Приказ о приеме на работу нескольких сотрудников — то же, что и приказ о приеме на работу, только оформляется сразу на нескольких работников.

Приказ на отпуск (Т-6) — оформлять, чтобы дать сотруднику ежегодный или другой вид отпуска. Подписывает ИП или руководитель, получить подпись работника. 

Приказ о направлении работника в командировку (Т-9) — подтверждает, что сотрудника направили в служебную поездку. Указывать срок командировки, место и цель. Сотрудник отчитывается перед отделом кадров.

Приказ об увольнении (расторжении трудового договора, Т-8) — нужен, когда ИП расторгает трудовой договор с сотрудником. Инициатор может быть как работодатель, так и сотрудник. Для приказа нужно основание — заявление работника или другие законные причины, например, сокращение штата.

Расчетный листок — выдавать сотруднику каждый месяц. В документе перечислить информацию о начисленной зарплате, удержанных налогах и страховых взносах.

Расчетно-платежная ведомость (Т-49) — это сочетание одновременно расчетной и платежной отчетности, то есть в документ заносят данные по расчету зарплаты и ее выплате сотрудникам. Подходит скорее небольшим компаниям, чтобы упростить документооборот.

Справка о доходах физлица — этот документ может попросить сотрудник. Он подтверждает его доходы за конкретный период, и нужен, например, для получения кредита, визы, социальных выплат.

Табель учета рабочего времени (Т-13) — фиксирует, сколько времени фактически отработал сотрудник: рабочие дни, часы, отпуска, больничные.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12) — аналог Т-13, но в нем еще есть информация о начислении зарплаты.

Трудовой договор — определяет и фиксирует права и обязанности работодателя и работника. Заключать в письменной форме.

Штатное расписание — документ, в котором указана структура организации, список  должностей, оклады и количество штатных единиц (количество сотрудников на полной ставке на одной должности). Утверждает руководитель или ИП.

Работа с самозанятыми

Самозанятый может подготовить акт и договор по своему шаблону. Но как правило, это делает заказчик, а самозанятый только выставляет счет и присылает чек.

Акт сдачи приемки работ (почасовая оплата) — основание, чтобы оплатить счет. По этому документ принимают выполненные работы. Подходит, если оплачивали работы по часам. 

Акт сдачи приемки работ — то же, что и предыдущий документ, только подходит для оплаты за фактически сделанную работу.

Договор с самозанятым — оформить сотрудничество с физлицом на НПД (самозанятость). Прописать права и обязанности, какую работу будет выполнять самозанятый. 

Соглашение о конфиденциальности — другими словами NDA. В документе прописывают, какую коммерческую, технологическую информацию исполнитель не имеет права разглашать и санкции, если разгласит.

Работа с клиентами-юрлицами

Акт сверки — нужен, чтобы понять, нет ли расхождений в расчетах с контрагентами. Обычно подписывается раз в квартал. 

Акт выполненных работ — подтверждение, чтобы завершить и принять работы или услуги. По сути это гарантия, что ни одна сторона не имеет претензий друг к другу. Также нужна для отчетности, так как по акту контракт можно отразить в бухучете. 

Договор на оказание услуг — регулирует взаимоотношения заказчика и исполнителя, который оказывает услуги, например, консультации, обслуживание и другие. 

Договор подряда — по сути заказ на выполнение конкретных работ: строительство, ремонт. Определяет права, обязанности сторон, сроки сдачи и приемки работ заказчику.

Коммерческое предложение — документ, в котором ИП рассказывает о товарах или услугах потенциальному клиенту: указывает стоимость, показывает товар на фото, подсвечивает преимущества и т.д. 

Как составить коммерческое предложение: структура и примеры

Платежное поручение — пригодится ИП, например, когда нужно перевести контрагенту деньги, чтобы побыстрее получить товар. Но так как деньги не сразу отображаются на счете, можно прислать контрагенту платежное поручение и на его основании оформить заказ.

Платежное требование — требование ИП к покупателю через банк, чтобы списать деньги за поставленные товары или услуги. Например, если покупатель задолжал или не оплатил товар. Однако чаще всего банки списывают деньги со счета должника без его согласия по решению суда.

Спецификация (форма ТОРГ-10) — приложение к договору, которое уточняет список поставляемых товаров, их количество, стоимость.

Счет фактура — используется, если ИП продает товары или услуги с НДС. С счетом-фактурой ИП может принять к вычету НДС и на ее основании заполнить декларацию по НДС, рассчитать налоги.

Счет на оплату — документ с реквизитами ИП и суммой к оплате. Это не бухгалтерский документ, однако служит основанием для платежа.

Товарная накладная (ТОРГ-12) — нужна, чтобы списать товар со склада, подтвердить, что клиент принял товар, и у него нет претензий к продавцу. Также закрыть сделку и правильно рассчитать сумму налогов. 

Универсальный передаточный документ (УПД) — упрощает документооборот, потому что совмещает функции акта выполненных работ и счета-фактуры.

Уведомление о повышении цен — официальное письмо, в котором ИП может сообщить о повышении цен на конкретные товары. Пригодится для работы с контрагентами. 

Работа с подрядчиками и поставщиками

Чаще всего у подрядчиков есть готовые документы для предоставления услуг, работ. Но все же бывают ситуации, когда таких документов нет, поэтому неплохо иметь под рукой базовые шаблоны.

Акт приема-передачи нежилого помещения в аренду — подтверждает факт аренды помещения и исполнения договора аренды. В акте подробно описывают состояние офиса, например, стен, потолков, коммуникаций. 

Договор поставки — соглашение между поставщиком и ИП (покупателем). Документ фиксирует договоренности о сроках и условиях передачи товара. В договоре прописаны ответственность сторон, порядок расчетов и поставки.

Договор аренды нежилого помещения — пригодится ИП для аренды офиса, склада,  магазина и другого нежилого помещения. Заключать в письменной форме, в некоторых случаях придется регистрировать договор в Росреестре, например, если помещение сдается в аренду больше, чем на год.

Доверенность на передачу товарно-материальных ценностей (М-2а) — по этому документу, например, курьер может передать или получить товары, материалы, оборудование. Пригодится в том случае, если ИП не может это сделать сам.

Заявление на возврат денег — пригодится ИП, если нужно вернуть ошибочно зачисленные деньги или переплату, деньги за товар, например, если он оказался бракованным.

Карточка предприятия — по сути это бланк с важными реквизитами. Пригодится, чтобы контрагент мог выставить счет.

Уголок потребителя

Книга жалоб и предложений — обязательный документ для общепита, бизнеса в сфере бытовых и прочих услуг, например, в розничных магазинах, аптеках. Нужен, чтобы получать и фиксировать мнение посетителей о качестве услуг.

Документы на сайт

Кроме указанных документов, на сайте должна быть информация об ИП: ИНН и полное название. 

Политика конфиденциальности — документ, который обязательно нужно публиковать на сайте, если владелец собирает, обрабатывает и хранит персональные данные пользователей. Можно составить в конструкторе от Tilda. 

Пользовательское соглашение — правила использования сайта, приложения или онлайн-сервиса. В нем прописаны права и обязанности пользователя и владельца платформы. Желательно, чтобы посетители сайта соглашались с правилами, например, через чекбокс — тогда факт согласия легче доказать.

Публичная оферта — предложение заключить договор, например, при покупке в интернет-магазине. Когда клиент соглашается с публичной офертой — считается, что он принял оферту, как правило, это происходит после оплаты товара или услуги.

Политика cookie — объясняет, какие файлы cookie собирает сайт, зачем они нужны и как пользователь может управлять настройками. Например, если сайт собирает cookie для аналитики, например, в Google Analytics, посетитель должен получить уведомление и либо согласиться с cookie, либо отказаться от их сбора.

Закрытие бизнеса

Заявление о закрытии ИП — нужно подавать в налоговую при закрытии ИП. Подпись на заявлении не нужно заверять у нотариуса, если ИП лично подает заявление и предоставляет паспорт. В остальных случаях — нужно заверять.

Проверенные сервисы и сайты с шаблонами документов

Иногда нужно быстро достать какой-то редко используемый документ. В этом случае пригодятся сервисы и порталы, где собраны всевозможные шаблоны документов. В этом разделе — государственные сайты и правовые порталы. 

ФНС: Справочник налоговой и бухгалтерской отчетности. В справочнике можно найти любой налоговый документ. Искать можно по названию или по форме КНД. 

МСП.РФ: Конструктор документов. Это официальный сайт платформы поддержки предпринимателей. В конструкторе хранится больше 100 проверенных шаблонов документов, которые можно заполнить прямо на платформе и скачать их. Полный доступ ко всем документам можно получить после входа через Госуслуги.

15 сервисов для создания документов  

Консультант Плюс: Образцы, бланки, формы документов. Подборка из сотни документов: первички, налоговых, кадровых. Но найти нужный документ сложновато.

Гарант.ру: Бланки, формы, образцы документов. Похожая база шаблонов документов, как в Консультант Плюс, только более структурированная — проще найти нужную форму.