Automatyzacja procesów biznesowych: 7 powodów, dla których współczesne firmy powinny ją wdrożyć

Procesy biznesowe a narzędzia do automatyzacji zadań

W codziennej działalności organizacji z różnych branż jest wiele rutynowych, powtarzalnych i prostych zadań, które pomimo małego stopnia skomplikowania zajmują dużo czasu i angażują często wiele osób na różnych szczeblach. Takie zadania to np. akceptacja wniosków czy udostępnianie dokumentów odpowiednim osobom.

Automatyzacja procesów biznesowych polega na skoncentrowaniu zasobów przedsiębiorstwa właśnie na fundamentalnych działaniach i przeniesieniu powtarzalnych zadań (np. wprowadzanie danych, generowanie raportów, obieg faktur kosztowych) na dedykowane oprogramowanie BPA. Takie podejście stosowane w celu zwiększenia wydajności organizacji pozwala skupić się na strategicznych aspektach pracy, takich jak tworzenie spersonalizowanych ofert, prognozowanie wyników czy wdrażanie innowacji w celu zwiększenia efektywności operacyjnej.

Wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych: 7 powodów, dla których jest potrzebne Twojej firmie

Automatyzacja procesów biznesowych to rozwiązanie, które warto zastosować w praktycznie każdym współczesnym przedsiębiorstwie. Dlaczego? Oto 7 korzyści wynikających z BPA, które powinny dać Ci klarowną odpowiedź.

1: Zwiększenie efektywności operacyjnej

Oprogramowanie BPA sprawdza się szczególnie w przypadku automatyzacji zadań wymagających większej precyzji czy związanych z powtarzalnymi, czasochłonnymi czynnościami (kopiowanie danych, monitorowanie wyników, udostępnianie dokumentów itp.). Są one nieodłącznym elementem działalności praktycznie każdej firmy. Wykorzystując narzędzia klasy BPA, przedsiębiorstwa mogą uwolnić pracowników od tych i podobnych zadań i przenieść je na oprogramowanie, maksymalizując wydajność organizacyjną i redukując liczbę błędów, które mogą się zdarzać podczas manualnego procesowania danych.

2: Redukcja kosztów

Automatyzacja procesów biznesowych wiąże się również ze zdecydowanie niższymi kosztami. Narzędzia klasy BPA przejmują zadania, które wcześniej wykonywali ludzie, co przekłada się na oszczędność zasobów firmy – m.in. czasu czy środków finansowych. Co więcej, systemy do automatyzacji umożliwiają realizację zadań w bardziej efektywny sposób, zmniejszając przy tym ryzyko kosztownych pomyłek. 

3: Poprawa dokładności danych i decyzji biznesowych

Integracja platform wspierających procesy biznesowe z technologiami takimi jak RPA (Robotic Process Automation) czy IPA (Intelligent Process Automation) pozwala przedsiębiorstwom bardziej precyzyjnie analizować dane i podejmować trafnie decyzje biznesowe właśnie w oparciu o tak pozyskane wnioski.  

4: Lepsze zarządzanie złożonymi procesami

Systemy workflow i BPA pomagają zaprojektować i odpowiednio zorganizować procesy biznesowe – tym samym sprawiają, że zarządzanie zadaniami staje się dużo bardziej transparentne. Za sprawą automatyzacji procesów obejmujących różne działy organizacji firmy mogą szybciej adaptować się do zmieniających się warunków rynkowych. To zaś zwiększa ich przewagę konkurencyjną i pozwala im umocnić swoją pozycję na rynku.

5: Optymalizacja przepływów pracy

Jedną z podstawowych korzyści zastosowania BPA w firmie jest automatyzacja przepływów pracy (workflow). Powtarzalne zadania realizowane są szybciej i sprawniej – na przykład wdrażanie reguł biznesowych może umożliwiać szybszą obsługę klientów w czasie rzeczywistym. Za sprawą tych i podobnych rozwiązań przedsiębiorstwo zyskuje więcej czasu i środków na realizację procesów, które w największym stopniu wpływają na jej rozwój.

6: Zwiększenie zadowolenia klientów

Narzędzia klasy BPA ułatwiają reagowanie na potrzeby i rosnące oczekiwania klientów. Zautomatyzowane mogą zostać m.in. zadania związane z obsługą zapytań czy reagowaniem na wnioski czy uwagi. Efektywność w tym zakresie sprawia, że organizacja ma szansę zwiększyć zadowolenie swoich klientów i docelowo budować wśród nich lojalność. 

7: Wsparcie dla kadry zarządzającej i zespołów projektowych

Za sprawą automatyzacji konkretnych sekwencji działań można aktywnie wspierać zespoły projektowe i menedżerów w podejmowaniu strategicznych decyzji. Sprawą oczywistą jest odciążenie ludzi od wykonywania powtarzalnej, żmudnej pracy. Ponadto dzięki narzędziom umożliwiającym monitorowanie wyników i przewidywanie rezultatów możliwe jest lepsze zarządzanie zasobami firmy oraz efektywne realizowanie celów.  Co więcej, często narzędzia klasy BPA pozwalają zespołom przyjąć dalszą perspektywę i ocenić, które elementy procesu należy przeprojektować, co musi zostać zmienione itd. Taka wiedza sprawia, że zespoły pracują zdecydowanie sprawniej.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych to oszczędność czasu, redukcja kosztów, możliwość zwiększenia efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa (poprawa workflow) oraz podniesienie poziomu jakości zarządzania firmą. Wdrożenie narzędzi klasy BPA pozwala identyfikować obszary wymagające optymalizacji, automatyzować konkretne zadania czy monitorować dane istotne w kontekście rozwoju. Wszystkie te elementy okazują się dziś kluczowe w kontekście budowania przewagi konkurencyjnej organizacji.