Come annullare lo scontrino elettronico: procedura

L’annullamento dello scontrino fiscale elettronico è un’operazione che consente di correggere eventuali errori nell’emissione di un documento commerciale trasmesso telematicamente all’Agenzia delle Entrate. La normativa vigente prevede una procedura ben definita che deve essere rispettata per evitare irregolarità contabili e fiscali.

L’emissione dello scontrino elettronico ha l’obiettivo di certificare il corrispettivo percepito da un commerciante nell’esercizio della sua attività. In linea generale, infatti, l’emissione di questo documento o della ricevuta fiscale riguarda le operazioni per le quali non è obbligatoria l’emissione della fattura.

Il documento commerciale deve essere emesso dai commercianti al minuto e dai soggetti ad essi assimilati (bar, farmacie, ristoranti, parrucchieri, alberghi, etc), per certificare i corrispettivi percepiti giornalmente. Tuttavia, in alcuni specifici casi il commerciante può trovarsi nella situazione di dover annullare il documento emesso. Vediamo come occorre comportarsi in questo caso.

Quando è possibile annullare uno scontrino elettronico

L’annullamento dello scontrino elettronico è consentito nei seguenti casi:

• Errore nell’importo (ad esempio, importo errato o doppia emissione);
• Errore nei dati del cliente (se il documento è stato emesso con codice fiscale o partita IVA errata);
• Vendita annullata (ad esempio, il cliente ha restituito immediatamente la merce e si è accorto dell’errore prima della chiusura della giornata fiscale).

Limite temporale: Lo scontrino può essere annullato solo entro la chiusura giornaliera del registratore telematico (RT). Dopo la chiusura, è necessario seguire una procedura diversa (nota di variazione o reso).

Procedura per l’annullamento dello scontrino

Prima della chiusura giornaliera

Se l’errore viene rilevato prima della chiusura fiscale, si può procedere con l’annullamento direttamente dal registratore telematico seguendo questi passaggi:

1. Accedere alla funzione di annullamento sul registratore di cassa;
2. Selezionare il documento commerciale da annullare tramite il numero progressivo o la data e l’orario. L’individuazione del documento commerciale di riferimento avviene nella memoria permanente di dettaglio verificando la corrispondenza con:
   • La matricola del dispositivo dal quale il documento commerciale è stato emesso;
   • L’identificativo del documento commerciale (composto dal numero progressivo di chiusura seguito dal numero progressivo del documento commerciale).
3. Eseguire l’annullamento secondo le istruzioni del proprio RT. Inserire il motivo dell’annullamento tra quelli validi previsti (errore, ammanco cassa, reso ecc…) confermare l’annullamento e stampare il nuovo documento fiscale di annullamento;
4. Stampare la ricevuta di annullamento e conservarla per eventuali verifiche fiscali.

Effetti fiscali: L’importo dell’operazione annullata non verrà trasmesso all’Agenzia delle Entrate e non sarà considerato nel totale dei corrispettivi della giornata.

Utilizzando l’app dell’Agenzia delle Entrate al posto del registratore di cassa, le istruzioni sono simili:

• Aprire la sezione “Registrazione corrispettivi” e selezionare l’opzione “Annulla documento”;
• Inserire il numero del documento commerciale da annullare e il motivo tra quelli validi;
• Confermare e stampare il documento fiscale di annullamento.

Dopo la chiusura giornaliera

Se la chiusura giornaliera è già stata effettuata, non è più possibile annullare lo scontrino direttamente. In questo caso, si devono adottare le seguenti soluzioni:

1. Nota di variazione o documento commerciale di reso

Nel caso la procedura da seguire è quella sottostante:

• Emettere un documento commerciale di reso utilizzando il registratore telematico.
• Specificare il motivo del reso o della rettifica.
• Se l’importo è stato già incassato, procedere con il rimborso al cliente.

2. Registrazione nel registro dei corrispettivi (se applicabile)

Se il registratore telematico non consente l’emissione del reso, si può annotare l’errore nel registro dei corrispettivi con una specifica nota, indicando:

• Data e ora del documento errato;
• Motivo dell’annullamento;
• Numero dello scontrino sostitutivo (se emesso);
• Firma del responsabile.

Importante: Questa procedura può variare in base al modello del registratore telematico e alle specifiche disposizioni del proprio commercialista.

Tabella riepilogativa

Differenze tra annullamento e rimborso

Esempio pratico

Immaginiamo un negozio di elettronica emette erroneamente uno scontrino per un cliente che ha deciso di annullare l’acquisto subito dopo la transazione.

Caso 1: Prima della chiusura giornaliera

• L’operatore accede al registratore telematico;
• Seleziona lo scontrino errato;
• Esegue l’annullamento;
• Il registratore genera un documento di annullamento da conservare.

Caso 2: Dopo la chiusura giornaliera

• L’errore viene scoperto il giorno successivo;
• Si emette un documento commerciale di reso;
• Se il pagamento è stato con carta, si procede con lo storno sulla stessa carta;
• Si registra l’operazione nei corrispettivi giornalieri.

La chiusura giornaliera di cassa

Al termine della giornata lavorativa, il commerciante provvede a stampare, con apposito comando, lo scontrino di chiusura giornaliera. Le imprese che esercitano la loro attività su più turni per l’intero arco della giornata, devono eseguire la stampa dello documento di chiusura giornaliera al termine del turo che si conclude prima della mezzanotte (Circolare Ministeriale n. 60/E/83).

Per gli esercizi commerciali che protraggono la loro attività oltre le ore 24 (bar, ristoranti, ecc), lo scontrino di chiusura giornaliera deve essere stampato entro le ore 24 di ciascun giorno. Tuttavia, per le attività di intrattenimento e di spettacolo che si protraggono oltre le ore 24 (teatri, discoteche, ecc), tale documento deve essere emesso al termine di effettivo svolgimento dell’attività, con riferimento alla data di inizio dell’evento.

I dati dello scontrino di chiusura vengono memorizzati in maniera incancellabile nella memoria fiscale dell’apparecchio, che li conserverà per un periodo di circa 7 anni. Al termine di ogni giornata, quindi, è opportuno che l’operatore si accerti di tutte le procedure per annullare lo scontrino fiscale attuate durante la giornata, in modo da poter allegare alla stampa di chiusura tutti gli scontrini annullati.

Sanzioni per mancata emissione dello scontrino

Un annullamento non conforme può comportare sanzioni amministrative e fiscali, in particolare se viene eseguito dopo la chiusura giornaliera senza nota di variazione o documento commerciale di reso. Le sanzioni previste dall’art. 6 del D.Lgs. 471/97 possono arrivare fino al 70% dell’imposta evasa.

Devono essere tenute in considerazione anche le seguenti sanzioni accessorie:

• Sanzione amministrativa pecuniaria da un minimo di €. 250,00 ad un massimo di  €. 2.000,00 in caso di omessa richiesta tempestiva di intervento per la manutenzione del misuratore fiscale;
• Sanzione amministrativa pecuniaria da €. 1.000,00 ad €. 4.000,00 in caso di omessa installazione del misuratore fiscale.

Solitamente è la Guarda di finanza che in caso di controlli emette un verbale con annotate le irregolarità riscontrate nella verifica dei registratori di cassa. Tale verbale (Pvc), sarà poi inviato all’Agenzia delle Entrate che si occuperà di emettere la sanzione in base alle motivazioni indicate nel verbale.

Il commerciante ha tuttavia, la facoltà di presentare una memoria difensiva da presentare all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate spiegando l’accaduto. Se l’Ufficio delle Entrate non recepisce le motivazioni ed emette, comunque, l’atto di contestazione non rimane che il ricorso davanti alla Commissione Tributaria.

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