Как организовать и провести вебинар

Через вебинары бизнес и digital-специалисты делятся знаниями и опытом, продают товары и услуги. Онлайн-эфир ― это связь с подписчиками и покупателями. 

В статье дадим советы, которые помогут провести вебинар для вашей аудитории. Рекомендациями поделились технический специалист Ирина Галкина и контент-маркетолог Татьяна Пархоменко.

Зачем бизнесу вебинары

Вебинар ― формат общения с аудиторией в прямом эфире и инструмент для достижения бизнес-целей. 

Согласно данным исследования платформы для видеомаркетинга TwentyThree, в 2024 году 66% компаний использовали вебинары для обучения, 60% ― для привлечения клиентов. Также есть платные вебинары, которые сами по себе приносят организациям прибыль, или вебинары ― лид-магниты, которые проводят с целью собрать контакты.

Вебинар подойдет любому бизнесу, которому есть что рассказать о продуктах или услугах. Например, инфобизнес без вебинаров вообще сложно представить. А для B2B, ecommerce, консалтинга это отличный инструмент продаж.

Но вебинар ― не волшебная палочка. По статистике производителя программного обеспечения Kaltura, 24% маркетологов считают вебинары главным инструментом, который играет важную стратегическую роль. 

Если цель ― продать продукт / услугу или получить заявки, специалисты продумывают структуру эфира с рекламными интеграциями, путь клиента после мероприятия. От стратегии зависит результат. Например, с вебинара в 300 человек можно получить одну продажу или в 22 человека ― 16. 

Стоит учесть, что вебинар сам по себе редко продает: скорее, он утепляет отношения с клиентами и служит инструментом для генерации заявок (особенно, если продукт дорогой). На прибыль влияет много факторов ― чтобы получать деньги, часто нужен отдел продаж.

Как подготовить вебинар и сколько это стоит

Подготовку к вебинару можно разделить на два этапа: предпродакшен и постпродакшен. 

В предпродакшен входят задачи по лидогенерации ― в основном, продумывание пути клиента, подготовка посадочной страницы, настройка воронок и реклама по разным каналам. Например, по собственной базе эксперта (если есть), через посевы в Telegram, таргет. 

Постпродакшен включает в себя непосредственную подготовку к мероприятию и активность во время вебинара.

• Продумывание сценария и рекламных интеграций.
• Подготовка презентации.
• Выбор платформы для проведения вебинара и настройка технических моментов.
• Модерация и курирование чата.
• Решение вопросов со студией, звуком, светом.
• Подготовка рекламных материалов для разных площадок (Telegram-канал, email) после открытия продаж, если это необходимо. 

Цена вебинара зависит от цели, бюджета, масштаба.

Эфир может стоить и 0 ₽, если эксперт всем занимается самостоятельно: привлекает людей, готовит контент, проводит вебинар и модерирует чат.

В остальных случаях стоимость вебинара идет по нарастающей: чем масштабнее, тем дороже. Вот что обычно закладывается в цену.

Расходы на услуги команды. На этапе предпродакшена, как минимум, может потребоваться помощь:

• копирайтера, который подготовит рекламные тексты;
• дизайнера, который оформит визуал и посадочную страницу;
• маркетолога, который продумает путь клиента и протестирует гипотезы;
• закупщика рекламы или таргетолога, который настроит рекламу.

На этапе постпродакшена:

• технического специалиста, который возьмет на себя настройки сервисов;
• модератора, который будет следить за чатом;
• ведущего, который задаст вопросы эксперту и озвучит продающую часть;
• команды специалистов, которые отвечают за свет, звук, видео.

Стоимость сервисов, аренды помещения и оборудования (при необходимости). Например, цена использования платформы Getcourse, которая подойдет для автовебинаров, ― от 5900 ₽ в месяц. Или работа с сервисом email-рассылок Unisender на тарифе «Лайт» ― 672 ₽ в месяц при оплате за год.

Расходы на рекламу. Это оплата посевов в Telegram-каналах, таргетированной рекламы, Яндекс Директа. Сумму стоит рассчитывать исходя из того, сколько участников нужно привлечь, чтобы окупить расходы. 

Например, если, по вашему опыту, после вебинара покупают 10% аудитории, чек на продукт ― 20 000 ₽, а вы хотите заработать не меньше 1 млн ₽, надо, чтобы на эфир пришли минимум 1000 человек. А вы при этом не потратили на рекламу больше 1 млн ₽. 

Но не вся привлеченная аудитория придет на вебинар. Если у вас высокий процент доходимости ― 50%, чтобы получить желаемую прибыль придется набрать 2000 человек, а то и больше.

Советы тем, кто собирается делать вебинары

Начать подготовку к вебинару стоит с контентной части. Ниже ― советы от Татьяны Пархоменко.

Сформулируйте цель мероприятия. Вебинар не проводят просто ради вебинара, он должен закрывать конкретную бизнес-цель. Например, стать финальным аккордом прогрева в марафоне, после которого предполагается, что пойдут продажи.

Выберите тему. Тема эфира должна привлекать целевую аудиторию.

Подготовьте сценарий вебинара и презентацию. Как правило, в сценарии полностью продумываются контентная и продающая части, переходы между ними. Для презентации берутся главные тезисы сценария. Эксперт может продумать смыслы самостоятельно или с помощью продюсера и копирайтера, а оформление презентации поручить дизайнеру.

Продумайте, как будете закрывать возражения. Пропишите в презентации основные причины, по которым аудитория может не купить, и во время вебинара ответьте на вопросы до того, как их зададут. Это повысит шансы на успешные продажи.

Трудные вопросы: как выйти из тупика, если выступаешь на публике

И, конечно, соблюдайте здоровый баланс между качественным контентом и продажами. Наравне с продуманной продающей частью давайте пользу своим слушателям. Рассказывайте про них. Решайте их проблемы, показывайте, как именно ваш продукт им поможет. 

Когда контентная часть готова, переходим к настройкам сервисов и трансляции. Советы по технической части ― от Ирины Галкиной.

Подберите платформу вебинара под аудиторию. Если аудитория русскоязычная, чаще всего для эфиров используются платформы вроде Getcourse, Bizon365 или Zoom. Но если вебинар рассчитан на зарубежную аудиторию, важно понимать, какие сервисы работают в их стране. Например, в Европе могут быть ограничения на использование некоторых российских платформ.

Выберите резервный канал. Это must have для любого вебинара. Запасной канал — как страховка: если что-то пойдет не так на основной платформе, зрителей можно быстро перекинуть на резервную. Например, если эфир идет через Getcourse, запасным может быть Bizon365, Zoom или даже Rutube.

Протестируйте эфир. За несколько дней или часов до вебинара проверьте звук, видео, демонстрацию экрана, работу чата и запись. Это помогает выявить и устранить возможные проблемы до начала мероприятия.

Не забудьте про модерацию во время вебинара. Во время вебинара технический специалист следит за качеством трансляции, проверяет сигнал, следит за чатом и выводит продающие блоки в нужный момент и оперативно решает технические проблемы, если они возникают.

Как собрать участников вебинара

В среднем на сбор аудитории для вебинара требуется от трех-семи дней до двух недель. Но времени может потребоваться больше или меньше. Это зависит от масштаба и срочности мероприятия. 

Вот способы продвижения, которые помогут привлечь слушателей.

Работа с собственной базой. Главный плюс ― бесплатная реклама. Это может быть и рассылка по конкретным email-адресов, и прогрев подписчиков в своих социальных сетях. 

С ними можно взаимодействовать разными способами ― через воронки в чат-ботах, цепочки писем, контент-стратегию в каналах и группах. Вот основное, что нужно учесть в контенте, чтобы люди зарегистрировались и пришли на вебинар:

• Первым делом отправить анонсы с названием вебинара, датой, временем, пользой для слушателя. Примеры email-рассылок — в статье «Письмо-приглашение на вебинар: шаблоны, примеры, идеи». 
• Дальше ― подготовить дожимные сообщения с использованием триггеров для аудитории, чтобы привлечь внимание. Чем больше времени до вебинара, чем больше можно сделать таких писем.
• В день вебинара напомнить о нем еще одним сообщением, перед началом прислать ссылку на вход (можно двумя сообщениями ― за пятнадцать минут и за пять), после начала вебинара ― дожимное письмо со ссылкой на вход для тех, кто не дошел. Также в день мероприятия можно разослать аудитории смс с напоминанием ― это увеличит доходимость.

В отдельной статье рассказали, что еще нужно учесть в контент-стратегии, чтобы составить работающую вебинарную воронку продаж. 

Бесплатное размещение на площадках партнеров. Если есть проекты, с которыми вы партнеритесь, можно договориться о размещении рекламы по бартеру: они публикуют анонс вашего вебинара у себя в обмен на рекламу их продуктов или услуг на ваших ресурсах.

Платная реклама у блогеров и посевы в Telegram-каналах. Если не получилось договориться бесплатно — попробуйте разместиться за деньги. Хотя такая реклама нередко дорогая: даже в небольших в Telegram-каналах с аудиторией до 10 000 подписчиков стоимость одного поста может быть от 5000 ₽. Но если аудитория активная, вы быстро окупите вложения.

Таргетинг и реклама в Яндекс Директ. Можно протестировать разные виды креативов и оставить те, что лучше работают. Обычно с такой рекламы приходит холодная аудитория, поэтому это еще и способ пополнения базы.

Но чтобы все эти каналы работали эффективно, технический специалист должен настроить их интеграцию и автоматизацию. Например, Ирина Галкина делает для клиентов следующее.

Настраивает способы регистрации на вебинар. Это может быть форма на лендинге, чат-бот или интеграция с CRM. Важно правильно выбрать поля для сбора контактов (например, имя, email, телефон), чтобы потом легко отправлять напоминания. И, конечно, не забыть про галочку согласия на обработку персональных данных и ссылку на политику конфиденциальности — обязательно для соблюдения законодательства.

Маркирует источники трафика. Чтобы понять, какие каналы привлечения аудитории работают лучше, для всех ссылок настраиваются UTM-метки. Например, если реклама идет через Telegram, добавляется метка utm_source=telegram, а если через партнерский канал — utm_source=partner. На сайте регистрации можно установить счетчики аналитики (Google Analytics, Яндекс Метрика), чтобы отслеживать конверсии и рентабельность каждого канала.

Автоматизирует коммуникацию через чат-боты. Ирина настраивает ботов в Telegram или других мессенджерах, чтобы они автоматически выдавали лид-магнит (например, чек-лист или мини-курс), регистрировали участников и отправляли напоминания о старте вебинара. Это экономит время маркетологов и повышает вовлеченность аудитории.

Работает с аудиторией после вебинара. После завершения вебинара можно отправить запись тем, кто не смог присутствовать, но зарегистрировался. Это помогает удержать аудиторию и дать им второй шанс ознакомиться с содержанием эфира. Также настраиваются продающие письма или сообщения, чтобы выполнить основную миссию вебинара — конверсию в продажи.

Собирает аналитику и отчетность. Для оценки эффективности вебинара Ирина настраивает дашборды на Getcourse. Некоторые платформы формируют отчеты автоматически, но часто приходится настраивать их вручную. Это позволяет увидеть ключевые метрики: количество регистраций, явку, конверсию в продажи.

Подготовить, настроить и провести вебинар, собрать аудиторию на мероприятие ― крупная задача, которая требует экспертности, времени и, зачастую, работы большой команды. Но если распланировать дела, продумать каждый этап и постепенно реализовать с учетом нюансов, о которых рассказали в статье, получится окупить усилия через высокий уровень продаж.