Что такое тревел-политика, как она работает и сохраняет бюджет компаний. Простыми словами

Тревел-политика — это документ, который определяет правила организации бизнес-поездок. Он помогает не только наладить процесс согласования каждой командировки, но и контролировать расходы. Для этого устанавливаются лимиты на траты по авиабилетам, проживанию в отеле или апартаментах, такси и другим услугам. Благодаря этому сотрудники могут самостоятельно планировать расходы в рамках выделенного бюджета, а бухгалтеру не нужно отслеживать каждую транзакцию и переживать за перерасход.

Что входит в тревел-политику

Как правило, тревел-политика тщательно описывается во внутренних документах организации. Каждая компания самостоятельно определяет, какие аспекты следует регламентировать. Важно предусмотреть, как действовать в ситуации, когда сотрудник может превысить установленный бюджет. Например, если нет билетов по нужной цене, ему следует сообщить руководителю, HR-менеджеру или АХО и объяснить причину. Затем ответственное лицо решит, одобрить выбор сотрудника или нет.

Настроить лимит можно как на общий бюджет командировки, так и на отдельные категории расходов: - на перелёт: первым, бизнес- или экономклассом; - на проживание в гостинице: ограничения по количеству звёзд, категории номера или по географии; - на транспорт: установить лимит на такси, дать возможность выбрать каршеринг или компенсировать топливные расходы, если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле; - на питание: дать возможность заказывать доставку еды в отель, открыть лимит на обеды в ресторанах.

Если компания планирует деловые поездки сотрудников за границу, важно адаптировать тревел-политику для каждой конкретной страны. Например, командировка в Азию может потребовать значительно больших расходов, чем командировка по России. В то же время в странах Африки расходы могут быть ниже. Для таких поездок важно установить лимиты, которые будут учитывать колебания курса валют.

Сегодня такой документ актуален для компании любого масштаба и отрасли – как корпорациям, где автоматизация в вопросе командировок необходима, так и малому и среднему бизнесу, представители которого предельно внимательны к любым тратам.

Что включает в себя тревел-политика. Основные разделы

1. Порядок согласования поездок: кто и как утверждает командировки.
2. Бронирование: через какие каналы можно бронировать.
3. Класс обслуживания: какие классы перелёта/проезда и категории отелей разрешены (например, экономкласс для рядовых сотрудников и бизнес-класс для топ-менеджеров).
4. Лимиты расходов: суточные, нормы на питание, транспорт и другие расходы.
5. Отчётность: как и в какие сроки сотрудники должны отчитываться о расходах.
6. Безопасность: правила поведения в командировках, экстренные контакты, страховка.

Что делает тревел-политику эффективнее

Современные технологии перевернули процесс организации командировок. Благодаря разнообразным self-сервисам (сервисам самообслуживания) сотрудники могут самостоятельно планировать деловые поездки, а их руководителям достаточно нажать одну кнопку, чтобы подтвердить поездку. Удобнее всем. - Например, руководителю больше не нужно многократно согласовывать выбор отеля, авиа- или железнодорожных билетов, если сотрудник выбрал неподходящую стоимость. Управление расходами становится проще, так как фильтры для каждого сотрудника или группы можно скорректировать. Кроме того, можно отправлять в командировку сейчас, а оплатить позже — есть овердрафт. - Бухгалтеру легче вести отчётность: электронный документооборот обеспечивает быструю выгрузку данных за необходимый период — можно забыть о компенсации по чекам и не бояться, как бы сотрудник в командировке не потратил лишнего. - Сотруднику можно не спрашивать тревел-менеджера о билетах и ваучерах или дополнительно согласовывать каждую поездку на такси — всё под рукой и в одном месте.

В мире одной из крупнейших компаний в сфере управления деловыми поездками считается American Express Global Business Travel (Amex GBT). Она предлагает комплексные решения для бронирования, отчётности и анализа расходов. Кроме того, Amex GBT берёт на себя разработку и внедрение тревел-политики, а также предоставляет инструменты для отслеживания перемещений сотрудников во время командировок.

В России также существуют подобные решения. Например, «Яндекс Командировки» на платформе «Яндекс Go для бизнеса». Этот сервис помогает компаниям разного размера не только с поиском жилья и способом добраться до места командировки, но и решает ряд других задач во время деловой поездки: заказ такси, еды в отель и другие.

Цены на отели здесь могут быть ниже до 30%, чем в B2C-агрегаторах — все благодаря спецтарифам для корпоративных клиентов.

Для оплаты достаточно использовать корпоративный счёт, и информация о каждой транзакции будет поступать в личный кабинет, откуда бухгалтер сможет самостоятельно выгрузить отчёт. Актуально как большим компаниям, так и малому и среднему бизнесу.

Грамотная тревел-политика — это не просто инструмент контроля затрат, а стратегическое решение, которое делает командировки прозрачными, экономит время и силы всех участников процесса. А интеграция цифровых сервисов и гибкость настроек позволяют бизнесу любого масштаба оптимизировать бюджет без лишней бюрократии.

Эта статья — одна из тысяч в «Энциклопедии "Секрета фирмы"». В этом проекте мы простыми словами рассказываем о сложных терминах и явлениях. Посмотрите другие статьи «Энциклопедии», чтобы лучше понимать мир, в котором мы живём.