Employer of Record (EoR) nel lavoro da remoto

L’Employer of Record (EoR) è un’azienda intermediaria che svolge la funzione di datore di lavoro, in questo caso in Italia. Si tratta di una soluzione (tra le altre) che una società non residente (cliente) può attuare per far lavorare in Italia un lavoratore, rispettando tutti gli obblighi lavorativi, fiscali e di sicurezza sociale.

Quando un lavoratore estero vuole svolgere lavoro a distanza in un altro Paese (Italia), l’azienda è chiamata a rispettare le relative normative sul lavoro e sulla previdenza sociale. In altre parole, in generale, l’azienda è chiamata ad identificarsi ai fini previdenziali per fornire al lavoratore un contratto di lavoro italiano. Tuttavia, non sempre questo viene valutato positivamente, sia per i costi economici ed operativi dell’operazione.

Ho approfondito tutte le possibilità per il datore di lavoro estero e per il lavoratore che vuole fare smart working in Italia in questo articolo: Smart working per datore estero. Tra le possibilità elencate nell’articolo, una tra le più diffuse operativamente è l’utilizzo di società EoR. Vediamo, di seguito cosa sono, come funzionano ed i vantaggi per datore di lavoro e lavoratore.

Che cosa sono le società Employer of Record

Le EoR (dette anche “società ombrello“) sono società di servizi che sono in grado di regolamentare, con un contratto di lavoro italiano, l’attività di lavoratori alle dipendenze di aziende non residenti. Questo tipo di società sono in grado di assumersi la responsabilità di gestire tutti gli aspetti dell’impiego, come la busta, gli obblighi di sicurezza sociale e possono fungere da sostituto d’imposta per il lavoratore (trattenendo alla fonte le imposte sul reddito). Tutto questo è possibile in quanto la EoR ha sede nel Paese in cui il dipendente andrà a lavorare.

L’esigenza di regolamentare l’attività lavorativa può nascere in due diverse casistiche:

• Società non residenti che ha esigenza di espandere la propria presenza in mercati esteri, inviando dei lavoratori o assumendo lavoratori locali;
• Il lavoratore che intende proseguire l’attività lavorativa da remoto, lavorando in uno Stato diverso da quello del datore di lavoro.

Quando si utilizza

Una società Employer of Record offre al datore di lavoro estero una soluzione legale per assumere i dipendenti nel Paese in cui questa è operante, nel rispetto di tutte le normative legali. Il rapporto che si instaura è una prestazione di servizi che si volge nel modo seguente:

• Negoziazione delle condizioni di lavoro ed organizzazione del lavoro quotidiano del lavoratore;
• Gestione di tutte le pratiche relative all’assunzione del lavoratore presso la EoR, come la predisposizione del contratto di lavoro, la registrazione dello stesso, la gestione della sicurezza sociale e delle imposte sul reddito;
• La EoR fattura all’azienda estera o costi del dipendente e del suo distacco, oltre ai costi del servizio;
• Il datore estero ha la possibilità di offrire al lavoratore una soluzione che rispetta gli obblighi di sicurezza sociale e fiscali.

L’attività si sostanzia nello svolgimento di tutte le pratiche burocratiche che coinvolgono la gestione di un lavoratore nel Paese estero. Si tratta di una soluzione particolarmente sfruttata dalle aziende che intendono assumere solo uno o pochi lavoratori in Italia, senza dover affrontare tutta la complessità della normativa italiana in materia di lavoro.

Senza l’utilizzo di questo servizio le aziende corrono il rischio di incorrere in sanzioni fiscali e previdenziali che possono diventare problematiche e disincentivare il lavoro da remoto.

Differenze il Professional Employer Organization (PEO)

Nella tabella seguente le principali differenze tra questi due istituti.

Vantaggi e svantaggi

Utilizzare questo tipo di società di servizi può comportare vantaggi per il datore di lavoro estero che decide di fruirne. In particolare, possiamo individuare i seguenti:

• Velocità di espansione: Queste società consentono alle aziende di assumere rapidamente personale in paesi stranieri, consentendo loro di espandersi più rapidamente rispetto alla creazione di una propria presenza legale;
• Risparmio di tempo e risorse: L’azienda cliente non deve dedicare risorse interne per la gestione della forza lavoro. Inoltre, è possibile operare all’estero senza dover creare una propria presenza legale nel paese in questione;
• Conformità legale: Con questo servizio la responsabilità della conformità legale per quanto riguarda l’assunzione e la gestione dei dipendenti, è a carico della società di servizi;
• Flessibilità: Consente all’azienda cliente di assumere rapidamente dipendenti e affacciarsi in nuovi mercati senza dover affrontare le complessità legali e fiscali dell’assunzione di personale.

Tuttavia, l’utilizzo di queste società presenta anche alcuni svantaggi, tra cui:

• Costi aggiuntivi: Deve essere valutato e ponderato il costo del servizio fornito a fronte dell’assolvimento degli obblighi legali;
• Perdita di controllo: L’azienda cliente può perdere una certa quantità di controllo sulla gestione dei propri dipendenti, in quanto non sono più assunti direttamente ma attraverso una società terza. Questo tipo di svantaggio riguarda, a specchio, sia il datore estero che il lavoratore;
• Normative antielusive: L’azienda estera cliente è chiamata a valutare e ponderare le normative antielusive. In particolare, il riferimento è alla normativa legata alla possibile individuazione di una stabile organizzazione occulta.

Gli adempimenti legali che assolve

Il datore di lavoro formale (EoR), stipula un contratto di lavoro con il lavoratore e si occupa di tutti gli adempimenti burocratici e fiscali relativi all’assunzione. In particolare, è responsabile:

• Della compilazione completa del cedolino paga;
• Della gestione delle imposte e delle detrazioni previste nel Paese di assunzione;
• Della registrazione del lavoratore presso gli enti fiscali e previdenziali;
• Della gestione dei contratti di lavoro e di altri documenti legali.

Come possiamo vedere, il datore di lavoro formale non si sostituisce in alcun modo al datore di lavoro, dell’azienda presso la quale il dipendente dovrà svolgere l’attività lavorativa. Tuttavia, si perde l’assunzione diretta del lavoratore, la quale passa attraverso un servizio di terzi.

I vantaggi per i lavoratori che vengono assunti

Attraverso questa soluzione, il lavoratore ha la certezza di avere un contratto di lavoro regolare, stipulato con una società italiana. Inoltre, la società Employer of Record si occupa di tutti gli adempimenti fiscali e previdenziali, garantendo al lavoratore una corretta e puntuale retribuzione e la possibilità di accedere ai benefici previsti dalla legge. Il lavoratore ha la possibilità di sfruttare oneri deducibili e detraibili, e la possibilità di presentare il modello 730.

Come già spiegato nei paragrafi precedenti l’EoR non è il vero datore di lavoro del lavoratore, ma solo un intermediario, per cui l’azienda non residente rimane comunque responsabile nei confronti del lavoratore per tutto ciò che concerne il lavoro svolto. Questi, non può essere considerata responsabile in caso di eventuali problemi o controversie.

Resta fermo che per quanto riguarda la gestione completa del dipendente o dei dipendenti esteri, è il datore di lavoro il vero responsabile per quanto concerne tutto quello che non rientri negli adempimenti pratici di back office. Sarà cura del datore di lavoro inserire il lavoratore in azienda, fornendogli la giusta preparazione, gli strumenti utili ai fini di un corretto svolgimento dell’attività lavorativa. 

È responsabilità del datore il risultato finale raggiunto dal lavoratore. In nessun modo il datore di lavoro (EoR) è responsabile per il mancato raggiungimento degli obiettivi aziendali, causati dall’assunzione di personale non efficiente. Questi, non si assume la proprietà dei lavoratori, che vanno a svolgere l’attività presso l’azienda estera.

Possibilità di sfruttare l’agevolazione impatriati

Questo tipo di soluzione consente al lavoratore, nel rispetto dei requisiti previsti, di poter beneficiare dell’agevolazione impatriati. Il vantaggio è quello legato a poter usufruire dell’agevolazione direttamente in busta paga (senza dover passare per forza da dichiarazione dei redditi, con istanza di rimborso). Aspetto che agevola ed incentiva il lavoratore al rientro.

Come cercare un EoR

Trovare un EOR con cui lavorare potrebbe non sembrare semplice, perché come abbiamo detto in precedenza, è opportuno cercare persone con referenze che abbiano una conoscenza approfondita delle leggi locali sul lavoro e delle normative sulle risorse umane. Qualora un’azienda estera decida di assumere più lavoratori di Paesi differenti, è consigliato affidarsi ad un EoR globale, che possa avere delle diverse esperienze in campo, che conosca più lingue in modo da poter fronteggiare varie ed eventuali incomprensioni che potrebbero sorgere. 

Le principali operanti in Italia

L’assunzione e la gestione dei dipendenti per aziende straniere senza la necessità di stabilire una presenza legale nel Paese, in Italia, è un servizio offerto tra diverse società, tra cui segnaliamo:

• Papaya Global
• Skuad
• Deel
• Oyster HR
• INS Global
• Adecco
• ManpowerGroup
• Gi Group

Consulenza fiscale online

Le società Employer of Record stanno diventando sempre più popolari tra le aziende che cercano di espandersi a livello internazionale o di gestire più facilmente la loro forza lavoro globale. Se sei un lavoratore che sta operando dall’estero e vuole valutare un possibile rientro in Italia, posso aiutarti a valutare tutte le opzioni possibili che possono essere in linea con la normativa fiscale e previdenziale, offrendo delle scelte da proporre in sede di contrattazione al datore estero. Oltre a questa soluzione, infatti, è possibile valutare anche altre alternative fino ad arrivare una possibilità attività di lavoro autonomo.

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